ฟังก์ชัน IF คิดอย่างไร

ที่ผ่านมา สูตรของคุณให้คำตอบประเภทเดียวกันเสมอ ฟังก์ชัน IF ช่วยให้สเปรดชีต ตัดสินใจ ระหว่างผลลัพธ์สองแบบโดยอิงจากคำถามหนึ่งข้อ

ลองนึกภาพว่าเป็นทางแยก: หากบางสิ่งเป็นจริง ให้ไปทางหนึ่ง มิฉะนั้นให้ไปอีกทางหนึ่ง แนวคิดเดียวนี้ใช้สร้างระบบให้คะแนน ป้ายกำกับสถานะ ส่วนลด และอื่น ๆ ได้อีกมากมาย

สูตร IF ทุกสูตรมีองค์ประกอบสามส่วนพอดี โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค:

• การทดสอบ — คำถามที่มีคำตอบเป็นจริงหรือเท็จ
• ค่าหากเป็นจริง — สิ่งที่จะแสดงเมื่อการทดสอบเป็นจริง
• ค่าหากเป็นเท็จ — สิ่งที่จะแสดงเมื่อการทดสอบเป็นเท็จ

พูดง่าย ๆ คือ IF (สิ่งนี้เป็นจริง) ให้แสดงสิ่งนี้ มิฉะนั้นให้แสดงสิ่งนั้น

ลองนึกภาพว่าคะแนนแบบทดสอบอยู่ในเซลล์ A2 คุณต้องการกำกับคะแนนว่า ผ่าน หรือ ไม่ผ่าน โดยคะแนนที่ผ่านต้องมีค่าอย่างน้อย 60

การทดสอบคือ A2 >= 60 หากเป็น TRUE ให้แสดง "ผ่าน" หากเป็น FALSE ให้แสดง "ไม่ผ่าน"

โปรดสังเกตว่าผลลัพธ์ที่เป็นข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศคู่ เพื่อให้สเปรดชีตถือว่าเป็นคำ ไม่ใช่สูตร

เมื่อคุณกด Enter สเปรดชีตจะทำงานตามลำดับดังนี้:

• ดูค่าที่อยู่ใน A2
• ตรวจสอบคำถาม A2 >= 60 และได้ผลลัพธ์เป็น TRUE หรือ FALSE
• ถ้าเป็น TRUE จะส่งกลับผลลัพธ์แรก ถ้าเป็น FALSE จะส่งกลับผลลัพธ์ที่สอง

ถ้า A2 มีค่า 72 คำตอบคือ ผ่าน ถ้ามีค่า 45 คำตอบคือ ไม่ผ่าน

อาร์กิวเมนต์แรกของ IF ต้องสรุปให้เหลือเพียงสองความเป็นไปได้ ได้แก่ TRUE หรือ FALSE เท่านั้น ไม่มีค่ากึ่งกลาง

คำถามอย่าง "ตัวเลขนี้มากกว่า 100 หรือไม่" หรือ "เซลล์นี้มีค่าเท่ากับใช่หรือไม่" ใช้งานได้ดี แต่คำขอที่คลุมเครืออย่าง "ค่านี้ใหญ่แค่ไหน" ใช้ไม่ได้ เพราะไม่มีคำตอบใช่หรือไม่ใช่เพียงคำตอบเดียว

ผลลัพธ์ทั้งสองไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความ อาจเป็นตัวเลข ค่าว่าง หรือแม้แต่สูตรอื่นก็ได้

สมมติว่าคำสั่งซื้อที่มีมากกว่า 100 หน่วยจะได้โบนัส 50 ส่วนคำสั่งซื้อที่น้อยกว่านั้นจะได้ 0 ให้ใส่จำนวนคำสั่งซื้อไว้ใน A2:

ตัวเลขไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ มีเพียงข้อความเท่านั้นที่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ

นิสัยที่ดีคือการอ่านสูตรให้เหมือนประโยคก่อนที่จะเชื่อถือผลลัพธ์

สูตร =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") อ่านได้ว่า: ถ้า A2 มีค่าอย่างน้อย 60 ให้แสดงคำว่าผ่าน มิฉะนั้นให้แสดงคำว่าไม่ผ่าน

ถ้าประโยคนั้นฟังดูเข้าใจได้ สูตรก็มักจะทำงานถูกต้อง หากฟังดูสับสน ตรรกะในสูตรก็น่าจะต้องแก้ไข

ร้านค้าติดตามจำนวนหน่วยสินค้าที่เหลืออยู่ในคอลัมน์ B และต้องการป้ายกำกับที่ชัดเจนในคอลัมน์ C

กฎคือ: หากเหลือไม่เกิน 10 หน่วย ให้แสดง สั่งซื้อเพิ่ม มิฉะนั้นให้แสดง OK สำหรับแถวที่ 2:

ลากสูตรนี้ลงด้านล่าง แล้วสินค้าทุกชิ้นจะได้รับสถานะทันที และสถานะจะอัปเดตเมื่อจำนวนสินค้าในคลังเปลี่ยนแปลง

ความพิเศษของ IF คือการอัปเดตตามข้อมูลแบบ ต่อเนื่อง ผลลัพธ์ไม่ได้เกิดจากการพิมพ์ด้วยตนเอง แต่คำนวณขึ้นมา

ถ้าคุณเปลี่ยนจำนวนสินค้าในคลังใน B2 จาก 8 เป็น 25 สถานะจะเปลี่ยนจาก "สั่งซื้อเพิ่ม" เป็น "OK" โดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องแก้ไขป้ายกำกับเอง

นี่คือเหตุผลที่สูตรดีกว่าการพิมพ์คำตอบด้วยตนเอง เพราะสูตรจะทำให้ชีตถูกต้องอยู่เสมอเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง

การทดสอบสามารถเปรียบเทียบเซลล์หนึ่งกับอีกเซลล์หนึ่งได้ ไม่จำเป็นต้องเปรียบเทียบกับตัวเลขคงที่เท่านั้น

สมมติว่า A2 มีข้อมูลยอดขายจริง และ B2 มีเป้าหมาย หากต้องการดูว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่:

ในที่นี้คำถามคือ "A2 มีค่าอย่างน้อยเท่ากับ B2 หรือไม่" และคำตอบจะเป็นตัวกำหนดป้ายกำกับ

ข่าวดีคือ IF ทำงานเหมือนกันทุกประการในไมโครซอฟท์ เอ็กเซลและกูเกิล ชีต สูตรเดียวกันที่คุณเขียนในโปรแกรมหนึ่งจะทำงานในอีกโปรแกรมหนึ่งได้โดยไม่ต้องแก้ไข

โครงสร้างจะไม่เปลี่ยนแปลง ได้แก่ การทดสอบ ผลลัพธ์เมื่อเป็น TRUE และผลลัพธ์เมื่อเป็น FALSE โดยคั่นด้วยจุลภาคและอยู่ในวงเล็บหลัง =IF

ทดสอบความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับโครงสร้างของ IF

คุณได้เรียนรู้หัวใจของสูตรตรรกะแล้ว:

• IF เลือกระหว่างผลลัพธ์สองแบบตามการทดสอบ
• มีสามส่วนเสมอ: test, value_if_true, value_if_false
• การทดสอบต้องเป็นคำถามใช่/ไม่ใช่ที่ให้ผลลัพธ์เป็น TRUE หรือ FALSE
• ผลลัพธ์ที่เป็นข้อความต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ ส่วนตัวเลขไม่ต้องใส่
• ผลลัพธ์จะอัปเดตตามข้อมูลแบบต่อเนื่องเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง

ต่อไปคุณจะฝึกการเปรียบเทียบที่เป็นพื้นฐานของการทดสอบให้แม่นยำยิ่งขึ้น