Cómo funciona la función IF

Hasta ahora, sus fórmulas siempre daban el mismo tipo de respuesta. La función IF permite que una hoja de cálculo decida entre dos resultados basándose en una pregunta.

Piense en ella como una bifurcación del camino: si algo es verdadero, siga una dirección; de lo contrario, siga la otra. Esta sencilla idea permite crear calificaciones, etiquetas de estado, descuentos y mucho más.

Toda fórmula IF tiene exactamente tres partes, separadas por comas:

• La prueba — una pregunta cuya respuesta puede ser verdadera o falsa
• Valor si es verdadero — lo que se muestra cuando la prueba se cumple
• Valor si es falso — lo que se muestra cuando no se cumple

En palabras sencillas: IF (esto es verdadero), muestre esto; de lo contrario, muestre aquello.

Imagine que la puntuación de un cuestionario se encuentra en la celda A2. Quiere etiquetarla como Aprobado o Suspenso. Una puntuación aprobatoria es 60 o más.

La prueba es A2 >= 60. Si es verdadera, muestre «Aprobado»; si es falsa, muestre «Suspenso».

Observe que los resultados de texto están entre comillas dobles para que la hoja de cálculo los trate como palabras y no como fórmulas.

Al pulsar Intro, la hoja de cálculo hace lo siguiente, en orden:

• Observa el valor de A2
• Comprueba la pregunta A2 >= 60 y obtiene TRUE o FALSE
• Si obtiene TRUE, devuelve el primer resultado; si obtiene FALSE, devuelve el segundo

Si A2 contiene 72, la respuesta es Aprobado. Si contiene 45, la respuesta es Suspenso.

El primer argumento de IF debe reducirse a solo dos posibilidades: TRUE o FALSE. No puede haber valores intermedios.

Preguntas como «¿Este número es mayor que 100?» o «¿Esta celda es igual a Sí?» funcionan perfectamente. Una solicitud imprecisa como «¿Qué tamaño tiene esto?» no funciona, porque no tiene una única respuesta de sí o no.

Los dos resultados no tienen que ser texto. Pueden ser números, estar en blanco o incluso ser otras fórmulas.

Suponga que los pedidos de más de 100 unidades reciben una bonificación de 50 y que los pedidos más pequeños reciben 0. Coloque el tamaño del pedido en A2:

Los números no se escriben entre comillas. Solo el texto necesita comillas.

Un hábito excelente es leer la fórmula como una oración antes de confiar en ella.

La fórmula =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") se lee así: Si A2 es como mínimo 60, muestre Pass; de lo contrario, muestre Fail.

Si la oración tiene sentido al leerla en voz alta, la fórmula normalmente funciona. Si suena confusa, probablemente haya que corregir la lógica.

Una tienda registra cuántas unidades quedan en la columna B. Quiere una etiqueta clara en la columna C.

La regla es la siguiente: si quedan 10 o menos, significa Reponer; de lo contrario, significa Correcto. Para la fila 2:

Arrastre esta fórmula hacia abajo y cada producto obtendrá al instante un estado que se actualizará en cuanto cambien las cantidades del inventario.

La magia de IF es que está en directo. El resultado no se escribe manualmente, sino que se calcula.

Si cambia el número de existencias de B2 de 8 a 25, el estado cambiará automáticamente de «Reponer» a «Correcto». Nunca tendrá que editar la etiqueta manualmente.

Por eso una fórmula es mejor que escribir las respuestas a mano: mantiene la hoja correcta a medida que cambian los datos.

La prueba puede comparar una celda con otra, no solo con un número fijo.

Suponga que A2 contiene las ventas reales y B2 contiene el objetivo. Para comprobar si se alcanzó el objetivo:

Aquí la pregunta es «¿A2 es como mínimo igual de grande que B2?» y la respuesta determina la etiqueta.

Buenas noticias: IF funciona de forma idéntica en Microsoft Excel y Google Sheets. La misma fórmula que escriba en uno funcionará sin cambios en el otro.

La estructura nunca varía: una prueba, un resultado verdadero y un resultado falso, separados por comas y entre paréntesis después de =IF.

Compruebe cuánto ha entendido sobre la estructura de IF.

Ha aprendido el fundamento de las fórmulas lógicas:

• IF elige entre dos resultados según una prueba
• Siempre tiene tres partes: test, value_if_true, value_if_false
• La prueba debe ser una pregunta de sí o no que se resuelva en TRUE o FALSE
• Los resultados de texto necesitan comillas; los números no
• Los resultados se actualizan en directo a medida que cambian los datos

A continuación, perfeccionará las comparaciones que permiten realizar la propia prueba.