Jak działa funkcja IF

Dotychczas formuły zawsze zwracały odpowiedzi tego samego rodzaju. Funkcja IF pozwala arkuszowi kalkulacyjnemu decydować między dwoma wynikami na podstawie warunku.

Można wyobrazić ją sobie jak rozstaj dróg: jeśli coś jest prawdą, należy wybrać jedną drogę, a w przeciwnym razie drugą. Ta prosta idea umożliwia tworzenie ocen, etykiet statusu, rabatów i wielu innych rozwiązań.

Każda formuła IF składa się dokładnie z trzech części oddzielonych przecinkami:

• Warunek — pytanie, na które można odpowiedzieć prawda lub fałsz
• Wartość, jeśli prawda — wyświetlana, gdy warunek jest spełniony
• Wartość, jeśli fałsz — wyświetlana, gdy warunek nie jest spełniony

Mówiąc prościej: IF (jeśli to prawda), wyświetl to, a w przeciwnym razie wyświetl tamto.

Wyobraźmy sobie, że wynik quizu znajduje się w komórce A2. Chcą Państwo oznaczyć go jako Zaliczony lub Niezaliczony. Wynik zaliczający to co najmniej 60.

Test to A2 >= 60. Jeśli warunek jest spełniony, wyświetl "Zaliczony"; jeśli nie, wyświetl "Niezaliczony".

Zwróć uwagę, że wyniki tekstowe są ujęte w podwójne cudzysłowy, aby arkusz traktował je jako słowa, a nie formuły.

Po naciśnięciu klawisza Enter arkusz wykonuje kolejno następujące czynności:

• Odczytuje wartość w komórce A2
• Sprawdza warunek A2 >= 60 i otrzymuje TRUE lub FALSE
• Jeśli wynik to TRUE, zwraca pierwszy wynik; jeśli FALSE, zwraca drugi

Jeśli w A2 znajduje się 72, odpowiedź to Zaliczony. Jeśli znajduje się tam 45, odpowiedź to Niezaliczony.

Pierwszy argument funkcji IF musi sprowadzać się tylko do dwóch możliwości: TRUE lub FALSE. Niczego pomiędzy nimi.

Pytania takie jak "Czy ta liczba jest większa niż 100?" lub "Czy ta komórka ma wartość Tak?" działają doskonale. Nieprecyzyjna prośba, taka jak "Jak duża jest ta wartość?", nie zadziała, ponieważ nie ma na nią jednej odpowiedzi typu tak lub nie.

Dwa wyniki nie muszą być tekstem. Mogą być liczbami, pustą wartością, a nawet innymi formułami.

Załóżmy, że zamówienia obejmujące ponad 100 sztuk otrzymują premię w wysokości 50, a mniejsze zamówienia — 0. Wielkość zamówienia umieść w A2:

Liczby nie są ujmowane w cudzysłowy. Tylko tekst wymaga cudzysłowów.

Dobrym nawykiem jest przeczytanie formuły jak zdania, zanim się jej zaufa.

Formułę =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") można odczytać tak: Jeśli A2 ma wartość co najmniej 60, wyświetl Zaliczony, w przeciwnym razie wyświetl Niezaliczony.

Jeśli zdanie brzmi sensownie po przeczytaniu na głos, formuła zazwyczaj działa. Jeśli brzmi niejasno, prawdopodobnie trzeba poprawić logikę.

Sklep śledzi liczbę pozostałych sztuk w kolumnie B. W kolumnie C ma się pojawić czytelna etykieta.

Zasada: 10 lub mniej pozostałych sztuk oznacza Zamów ponownie, a w przeciwnym razie OK. W przypadku wiersza 2:

Proszę przeciągnąć tę formułę w dół, a każdy produkt natychmiast otrzyma status, który zaktualizuje się, gdy tylko zmienią się liczby określające stan magazynowy.

Magia funkcji IF polega na tym, że wynik jest dynamiczny. Nie wpisuje się go ręcznie — jest obliczany.

Jeśli zmienią Państwo liczbę sztuk w B2 z 8 na 25, status automatycznie zmieni się z "Zamów ponownie" na "OK". Nie trzeba samodzielnie edytować etykiety.

Dlatego formuła jest lepsza niż ręczne wpisywanie odpowiedzi: arkusz pozostaje poprawny, gdy dane się zmieniają.

Test może porównywać jedną komórkę z drugą, a nie tylko ze stałą liczbą.

Załóżmy, że A2 zawiera rzeczywistą sprzedaż, a B2 — wartość docelową. Aby sprawdzić, czy osiągnięto cel:

Pytanie brzmi tutaj: "Czy A2 jest co najmniej tak duże jak B2?", a odpowiedź określa etykietę.

Dobra wiadomość: funkcja IF działa identycznie w programach Microsoft Excel i Google Sheets. Ta sama formuła zapisana w jednym z nich zadziała bez zmian w drugim.

Struktura nigdy się nie zmienia: test, wynik dla wartości TRUE i wynik dla wartości FALSE, oddzielone przecinkami i ujęte w nawiasy po =IF.

Sprawdź swoją wiedzę na temat struktury funkcji IF.

Poznali Państwo istotę formuł logicznych:

• IF wybiera jeden z dwóch wyników na podstawie testu
• Zawsze składa się z trzech części: test, value_if_true, value_if_false
• Test musi być pytaniem typu tak/nie, którego wynik to TRUE lub FALSE
• Wyniki tekstowe wymagają cudzysłowów, a liczby nie
• Wyniki aktualizują się na bieżąco wraz ze zmianą danych

Następnie dopracują Państwo porównania, które stanowią podstawę samego testu.