IF関数の仕組み

ここまでの数式は、常に同じ種類の答えを返していました。IF関数を使うと、スプレッドシートがある質問への答えに基づいて、2つの結果のどちらかを判断できるようになります。

分かれ道をイメージしてください。何かが真なら一方に進み、そうでなければもう一方に進みます。この単純な考え方が、成績評価、ステータスラベル、割引など、さまざまな処理を支えています。

すべてのIF関数の数式には、カンマで区切られた3つの要素があります。

• 論理式 — 真または偽になる質問
• 真の場合の値 — 論理式が真のときに表示する内容
• 偽の場合の値 — 論理式が偽のときに表示する内容

簡単に言えば、IF（これは真です）ならこちらを表示し、そうでなければあちらを表示します。

クイズの得点がセル A2 に入っているとします。それを 合格 または 不合格 と表示したいとします。合格となる得点は60点以上です。

判定条件は A2 >= 60 です。これがTRUEなら「合格」、FALSEなら「不合格」と表示します。

結果の文字列が二重引用符で囲まれているのは、スプレッドシートに数式ではなく文字列として扱わせるためです。

Enterキーを押すと、スプレッドシートは次の順番で処理します。

• A2 の値を確認する
• A2 >= 60 という条件を判定し、TRUEまたはFALSEを得る
• TRUEなら1つ目の結果を返し、FALSEなら2つ目の結果を返す

A2 に72が入っている場合、答えは合格です。45が入っている場合、答えは不合格です。

IFの最初の引数は、必ずTRUEまたはFALSEの2通りのどちらかに決まらなければなりません。その中間はありません。

「この数値は100より大きいですか？」や「このセルはYesと等しいですか？」のような質問は問題なく使えます。一方、「これはどのくらい大きいですか？」のように曖昧な問いは使えません。YesかNoかの1つの答えに決められないためです。

2つの結果は文字列である必要はありません。数値や空白、さらには別の数式にすることもできます。

100個を超える注文には50のボーナスを付け、それより少ない注文には0を付けるとします。注文数を A2 に入力します。

数値は引用符で囲みません。引用符が必要なのは文字列だけです。

数式を信頼する前に、文章のように読んでみるのはとてもよい習慣です。

=IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") という数式は、次のように読めます。A2が60以上ならPassを表示し、それ以外ならFailを表示する。

声に出して読んだときに文章として自然なら、その数式はたいていうまく機能します。分かりにくく聞こえる場合は、ロジックを見直す必要があるでしょう。

ある店舗では、B列で残りの在庫数を管理しています。C列には分かりやすいラベルを表示したいとします。

ルールは、残りが10個以下なら再発注、それ以外ならOKです。2行目では次のようにします。

この数式を下方向にドラッグすると、すべての商品に在庫数が変わった瞬間に更新されるステータスが表示されます。

IFの便利なところは、リアルタイムに動作することです。結果を手入力するのではなく、計算によって求めます。

B2 の在庫数を8から25に変更すると、ステータスは自動的に「再発注」から「OK」に変わります。ラベルを自分で編集する必要はありません。

データが変わってもシートを正しく保てるため、答えを手入力するよりも数式のほうが優れています。

テストでは、固定された数値だけでなく、あるセルと別のセルを比較することもできます。

A2 に実績売上、B2 に目標を入力するとします。目標を達成したかどうかを確認するには、次のようにします。

ここでの問いは「A2はB2以上ですか？」であり、その答えによってラベルが決まります。

よい知らせがあります。IFはMicrosoft ExcelとGoogle Sheetsで同じように機能します。一方で作成した数式を、もう一方でも変更せずに実行できます。

構造は変わりません。=IFの後ろの括弧内に、テスト、TRUEの場合の結果、FALSEの場合の結果をカンマで区切って記述します。

論理数式の基本を学びました。

• IFは、テストの結果に基づいて2つの結果から一方を選びます
• 必ず3つの部分、test, value_if_true, value_if_falseで構成されます
• テストは、TRUEまたはFALSEに決まるYesまたはNoの質問でなければなりません
• 文字列の結果には引用符が必要ですが、数値には必要ありません
• データが変わると結果もリアルタイムに更新されます

次は、テストそのものを支える比較をさらに詳しく学びます。