So arbeitet die IF-Funktion

Bisher haben Ihre Formeln immer dieselbe Art von Ergebnis geliefert. Mit der IF-Funktion kann eine Tabellenkalkulation anhand einer Frage zwischen zwei Ergebnissen entscheiden.

Stellen Sie sich das wie eine Weggabelung vor: wenn etwas wahr ist, wählen Sie einen Weg; andernfalls den anderen. Diese einfache Idee bildet die Grundlage für Noten, Statusbezeichnungen, Rabatte und vieles mehr.

Jede IF-Formel besteht aus genau drei Teilen, die durch Kommas getrennt sind:

• Die Prüfung — eine Frage, die entweder wahr oder falsch ist
• Wert, wenn wahr — was angezeigt werden soll, wenn die Prüfung erfolgreich ist
• Wert, wenn falsch — was angezeigt werden soll, wenn sie fehlschlägt

In einfachen Worten: IF (ist dies wahr?), zeige dies, andernfalls zeige das.

Stellen Sie sich vor, die Punktzahl eines Quiz steht in der Zelle A2. Sie möchten sie als Bestanden oder Nicht bestanden kennzeichnen. Eine bestandene Punktzahl beträgt mindestens 60.

Die Prüfung lautet A2 >= 60. Wenn sie wahr ist, wird "Pass" angezeigt, andernfalls "Fail".

Beachten Sie, dass die Textergebnisse in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden, damit die Tabellenkalkulation sie als Wörter und nicht als Formeln behandelt.

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, geht die Tabellenkalkulation in dieser Reihenfolge vor:

• Sie betrachtet den Wert in A2
• Sie prüft die Frage A2 >= 60 und erhält TRUE oder FALSE zurück
• Bei TRUE gibt sie das erste Ergebnis zurück, bei FALSE das zweite

Enthält A2 den Wert 72, lautet die Antwort Bestanden. Enthält die Zelle 45, lautet sie Nicht bestanden.

Das erste Argument von IF muss auf genau zwei Möglichkeiten hinauslaufen: TRUE oder FALSE. Dazwischen gibt es nichts.

Fragen wie "Ist diese Zahl größer als 100?" oder "Ist diese Zelle gleich Ja?" funktionieren einwandfrei. Eine vage Frage wie "Wie groß ist das?" dagegen nicht, weil es darauf keine eindeutige Ja-nein-Antwort gibt.

Die beiden Ergebnisse müssen kein Text sein. Sie können Zahlen, leere Zellen oder sogar andere Formeln sein.

Angenommen, Bestellungen über 100 Einheiten bringen einen Bonus von 50, kleinere Bestellungen dagegen 0. Tragen Sie die Bestellmenge in A2 ein:

Zahlen werden nicht in Anführungszeichen gesetzt. Nur Text benötigt Anführungszeichen.

Eine gute Gewohnheit ist, Ihre Formel wie einen Satz zu lesen, bevor Sie ihr vertrauen.

Die Formel =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") bedeutet: Wenn A2 mindestens 60 ist, zeige Pass an, andernfalls zeige Fail an.

Wenn der Satz laut vorgelesen sinnvoll klingt, funktioniert die Formel normalerweise. Klingt er verwirrend, muss die Logik wahrscheinlich korrigiert werden.

Ein Geschäft erfasst in Spalte B, wie viele Einheiten noch vorhanden sind. In Spalte C soll eine eindeutige Kennzeichnung stehen.

Die Regel lautet: Bei höchstens 10 verbleibenden Einheiten heißt es Nachbestellen, andernfalls OK. Für Zeile 2:

Ziehen Sie die Formel nach unten, und jedes Produkt erhält sofort einen Status, der aktualisiert wird, sobald sich die Bestandszahlen ändern.

Das Besondere an IF ist, dass die Funktion live ist. Das Ergebnis wird nicht von Hand eingetragen, sondern berechnet.

Wenn Sie die Bestandszahl in B2 von 8 auf 25 ändern, wechselt der Status automatisch von "Reorder" zu "OK". Sie müssen die Kennzeichnung nie selbst bearbeiten.

Deshalb ist eine Formel besser, als Antworten von Hand einzutragen: Sie hält Ihr Tabellenblatt korrekt, während sich die Daten ändern.

Die Prüfung kann eine Zelle mit einer anderen vergleichen, nicht nur mit einer festen Zahl.

Angenommen, A2 enthält den tatsächlichen Umsatz und B2 das Ziel. Um zu prüfen, ob das Ziel erreicht wurde:

Die Frage lautet hier: "Ist A2 mindestens so groß wie B2?" Die Antwort bestimmt die Kennzeichnung.

Die gute Nachricht: IF funktioniert in Microsoft Excel und Google Sheets identisch. Dieselbe Formel, die Sie in der einen Anwendung schreiben, läuft unverändert in der anderen.

Die Struktur ist immer gleich: eine Prüfung, ein Ergebnis für TRUE und ein Ergebnis für FALSE, durch Kommas getrennt und nach =IF in Klammern gesetzt.

Testen Sie Ihr Verständnis vom Aufbau von IF.

Sie haben den Kern logischer Formeln kennengelernt:

• IF wählt anhand einer Prüfung zwischen zwei Ergebnissen
• Die Funktion besteht immer aus drei Teilen: test, value_if_true, value_if_false
• Die Prüfung muss eine Ja-nein-Frage sein, die zu TRUE oder FALSE ausgewertet wird
• Textergebnisse benötigen Anführungszeichen, Zahlen nicht
• Die Ergebnisse werden live aktualisiert, wenn sich Ihre Daten ändern

Als Nächstes schärfen Sie die Vergleiche, die die Prüfung selbst steuern.