Typowe błędy w IF, których należy unikać

IF jest prostą funkcją, ale kilka drobnych pomyłek powoduje większość błędów. Dobra wiadomość: każda z nich ma charakterystyczny objaw i łatwe rozwiązanie.

W tej lekcji nauczą się Państwo rozpoznawać problemy z cudzysłowami, nieprawidłowymi operatorami, brakującymi argumentami i pułapkami związanymi z porównywaniem, aby formuły logiczne działały poprawnie już za pierwszym razem.

Wyniki tekstowe muszą być ujęte w podwójne cudzysłowy. Ich pominięcie sprawia, że arkusz kalkulacyjny szuka nazwanego zakresu o nazwie Pass i zwykle zwraca błąd #NAME?.

• Nieprawidłowo: =IF(A2 >= 60, Pass, Fail)
• Prawidłowo: =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail")

Jeśli wynikiem jest słowo, zawsze należy ująć je w cudzysłowy.

Odwrotny problem polega na umieszczeniu liczby w cudzysłowie, przez co staje się ona tekstem. W takiej sytuacji funkcja SUM i inne operacje matematyczne mogą ją pomijać albo nieprawidłowo obsługiwać.

• Ryzykownie: =IF(B2 = "Win", "100", "0")
• Lepiej: =IF(B2 = "Win", 100, 0)

Jeśli chcą Państwo wykonywać później obliczenia na wyniku, należy pozostawić liczby bez cudzysłowów.

Formuła zaczyna się od jednego znaku =. Test równości wewnątrz formuły również korzysta ze znaku =. Pominięcie tego drugiego znaku powoduje przerwanie testu.

• Nieprawidłowo: =IF(A2 "Done", "Yes", "No")
• Prawidłowo: =IF(A2 = "Done", "Yes", "No")

Między dwiema porównywanymi wartościami zawsze należy umieścić operator porównania.

Elementy funkcji IF należy oddzielić przecinkami, a nawiasy muszą być domknięte. Brakujący przecinek lub nawias wywołuje błąd formuły albo ostrzeżenie w wyskakującym oknie.

• Nieprawidłowo: =IF(A2 > 10 "High" "Low")
• Prawidłowo: =IF(A2 > 10, "High", "Low")

Należy policzyć przecinki: podstawowa funkcja IF ma ich dokładnie dwa.

Pomylenie operatorów > i >= to cichy błąd: formuła działa, ale zwraca nieprawidłowe wyniki dla wartości granicznej.

Jeśli wynik 60 powinien oznaczać zaliczenie, =IF(A2 > 60, ...) nieprawidłowo uzna dokładnie 60 punktów za niezaliczenie. Zamiast tego należy użyć >=.

Formułę zawsze należy sprawdzić za pomocą wartości znajdującej się dokładnie na granicy.

Jeśli wkleją Państwo formułę z dokumentu, cudzysłowy mogą zmienić się na „inteligentne” cudzysłowy typograficzne, których arkusze kalkulacyjne nie akceptują.

Formuła wymaga prostych podwójnych cudzysłowów. Jeśli po wklejeniu pojawi się błąd #NAME? lub błąd składni, należy ponownie wpisać cudzysłowy bezpośrednio w komórce, aby użyć ich zwykłej wersji.

Jeśli komórka zawiera tekst „100” zamiast liczby 100, porównanie takie jak A2 > 50 może dawać nieoczekiwane wyniki.

Liczby zapisane jako tekst są często wyrównane do lewej strony komórki, podczas gdy prawdziwe liczby są wyrównane do prawej. Jeśli porównanie wydaje się nieprawidłowe, należy sprawdzić, czy dane są rzeczywiście liczbami.

Gdy funkcja IF zwraca zaskakujący wynik, należy wyodrębnić test. Wpisz samo porównanie w pomocniczej komórce:

Jeśli pojawi się nieprawidłowa wartość TRUE lub FALSE, problem leży w teście, a nie w wynikach. Należy poprawić porównanie, a następnie ponownie zbudować całą funkcję IF.

Współpracownik wpisał =IF(A2 = Pass, "Yes", "No") i otrzymał błąd #NAME?.

Błąd polegał na tym, że tekst „Pass” nie został ujęty w cudzysłowy, więc arkusz kalkulacyjny potraktował go jako brakującą nazwę. Rozwiązaniem jest ujęcie go w cudzysłowy:

Jedna para cudzysłowów zamienia błąd w działającą formułę.

Przed zaakceptowaniem dowolnej formuły IF należy sprawdzić:

• Czy wszystkie wartości tekstowe są ujęte w prosty podwójny cudzysłów?
• Czy liczby pozostawiono bez cudzysłowów, jeśli będą potrzebne do obliczeń?
• Czy wewnątrz testu znajduje się operator porównania?
• Czy występują dokładnie dwa przecinki, a nawiasy są prawidłowo domknięte?
• Czy sprawdzono wartość graniczną?

Ten nawyk pozwala wykryć niemal każdy błąd w funkcji IF.

Potrafią już Państwo rozpoznać typowe problemy:

• Tekstowe wyniki należy ujmować w cudzysłowy, ale liczb, na których będą wykonywane obliczenia, nie należy ujmować w cudzysłowy
• W teście zawsze należy umieszczać operator porównania
• Należy stosować prawidłowe przecinki i domykać nawiasy
• Trzeba zwracać uwagę na wartości graniczne przy użyciu > i >=
• Należy uważać na cudzysłowy typograficzne i liczby zapisane jako tekst
• Aby znaleźć przyczynę zaskakujących wyników, należy wyodrębnić sam test

Dzięki tym nawykom formuły logiczne będą niezawodne i przejrzyste.