AutoSum et calculs rapides

Vous savez désormais saisir SUM et AVERAGE manuellement. Mais les feuilles de calcul proposent une méthode encore plus rapide pour la tâche la plus courante : AutoSum.

AutoSum est un bouton qui devine la plage à totaliser et écrit la formule =SUM(...) pour vous. En un clic, votre colonne ou votre ligne est totalisée.

Dans cette leçon, vous apprendrez à utiliser AutoSum ainsi que quelques autres raccourcis de calcul rapide.

Dans Microsoft Excel, AutoSum se trouve dans l'onglet Accueil et également dans l'onglet Formules. Son icône est la lettre grecque sigma, qui ressemble à un E étiré.

Cliquez sur la cellule où vous souhaitez afficher le total, puis cliquez sur AutoSum. Excel met en surbrillance les nombres situés au-dessus ou à gauche et insère une formule SUM.

Appuyez sur Entrée pour l'accepter.

Le moyen le plus rapide d'utiliser AutoSum passe par le clavier. Cliquez sur la cellule vide située juste sous une colonne de nombres, puis appuyez sur :

Alt et = simultanément (sous Windows), ou sur Cmd, Shift et T sur Mac.

La feuille de calcul écrit instantanément =SUM(...) avec la plage détectée. Appuyez sur Entrée pour confirmer.

Ce raccourci devient rapidement un automatisme pour les totalisations quotidiennes.

AutoSum examine les cellules directement au-dessus de la cellule active. S'il trouve une colonne de nombres, il propose de les additionner.

S'il n'y a aucun nombre au-dessus, il cherche une ligne de nombres à gauche.

Son estimation s'affiche sous la forme d'une plage mise en surbrillance avant la validation. Vérifiez toujours la surbrillance, car l'estimation ne correspond pas toujours exactement à ce que vous souhaitez.

Il arrive qu'AutoSum sélectionne trop peu ou trop de cellules. Après avoir cliqué sur AutoSum, la plage proposée est sélectionnée et peut être modifiée.

Faites simplement glisser la sélection sur les bonnes cellules ou saisissez la plage souhaitée avant d'appuyer sur Entrée.

Par exemple, si la formule proposée est =SUM(B3:B10) mais que vous avez également besoin de B2, faites glisser la sélection vers le haut pour l'inclure : =SUM(B2:B10).

AutoSum peut remplir plusieurs totaux en une seule fois. Sélectionnez la ligne vide située sous un bloc de données, sur toute la largeur des colonnes à totaliser.

Cliquez ensuite une fois sur AutoSum. La feuille de calcul écrit simultanément un SUM distinct sous chaque colonne.

C'est un gain de temps considérable pour les tableaux comportant des colonnes mensuelles ou de nombreuses catégories côte à côte.

Cliquez sur la petite flèche située à côté du bouton AutoSum pour afficher un menu proposant d'autres fonctions rapides :

• Moyenne pour calculer la moyenne
• Compter les nombres pour connaître le nombre de valeurs numériques
• Maximum pour obtenir la plus grande valeur
• Minimum pour obtenir la plus petite valeur

Chacune insère la formule correspondante pour la plage détectée. AutoSum est donc un raccourci vers plusieurs fonctions, et pas seulement vers SUM.

Google Sheets propose également cette fonctionnalité. Après avoir sélectionné une plage de nombres, regardez la barre d’état en bas à droite : elle affiche déjà la somme, la moyenne, le minimum, le maximum et le nombre.

Pour écrire une formule, saisissez =SUM( dans une cellule ; Sheets suggère alors la plage dans une info-bulle. Appuyez sur Tab ou Entrée pour accepter la suggestion.

Le résultat est la même formule SUM que celle que vous auriez saisie vous-même.

Pour jeter un coup d’œil rapidement sans écrire de formule, sélectionnez une plage de nombres. Excel et Google Sheets affichent tous deux des résultats en temps réel au bas de la fenêtre.

Vous verrez la somme, la moyenne et le nombre se mettre à jour instantanément lorsque vous modifiez votre sélection.

C’est idéal lorsque vous souhaitez simplement consulter un total et que vous n’avez pas besoin de l’enregistrer dans une cellule.

Vous avez des ventes dans B2:B8 et vous voulez obtenir un total dans B9. Cliquez sur B9, utilisez le raccourci AutoSum, et le tableur écrit =SUM(B2:B8) en mettant B2:B8 en surbrillance.

La surbrillance correspond à vos données : appuyez donc sur Entrée. Le total apparaît dans B9 en quelques secondes, sans aucune saisie nécessaire.

Si vous ajoutez ensuite une ligne en B9, ce qui repousse le total vers le bas, la plage de la formule s’adapte automatiquement.

AutoSum est idéal pour les colonnes et les lignes simples et contiguës. Mais pour les cas inhabituels, une saisie manuelle est plus claire :

• Totaliser des plages distinctes, comme =SUM(A2:A5, C2:C5).
• Mélanger des plages et des cellules individuelles.
• Ignorer une ligne que vous ne souhaitez pas inclure.

Utilisez AutoSum pour gagner du temps avec des données bien organisées, et saisissez votre propre formule SUM lorsque la disposition est plus complexe.

Vérifiez votre compréhension d’AutoSum.

Vous avez appris à totaliser des données en un seul clic :

• AutoSum (le bouton sigma) écrit =SUM(...) pour la plage détectée.
• Le raccourci est Alt et = sous Windows.
• Son menu déroulant propose également la moyenne, le nombre, le maximum et le minimum.
• La sélection d’une plage affiche des totaux en temps réel dans la barre d’état d’Excel et de Google Sheets.

Vous maîtrisez désormais SUM, AVERAGE, le mélange de plages et AutoSum. Excellent travail pour vos premières fonctions intégrées.