AutoSum และการคำนวณอย่างรวดเร็ว

ตอนนี้คุณรู้วิธีพิมพ์ SUM และ AVERAGE ด้วยตนเองแล้ว แต่ตารางคำนวณมีวิธีที่เร็วยิ่งกว่าสำหรับงานที่พบบ่อยที่สุด นั่นคือ AutoSum

AutoSum คือปุ่มที่คาดเดาช่วงที่คุณต้องการรวม แล้วเขียนสูตร =SUM(...) ให้คุณ คลิกเพียงครั้งเดียวก็รวมตัวเลขในคอลัมน์หรือแถวให้

ในบทเรียนนี้ คุณจะได้เรียนรู้ AutoSum และทางลัดอื่น ๆ สำหรับการคำนวณอย่างรวดเร็ว

ใน ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล ปุ่ม AutoSum อยู่บนแท็บ หน้าแรก และยังอยู่บนแท็บ สูตร อีกด้วย ไอคอนของปุ่มเป็นอักษรกรีกซิกมา ซึ่งมีลักษณะคล้ายตัวอักษร E ที่ยืดออก

คลิกเซลล์ที่ต้องการให้ผลรวมปรากฏ แล้วคลิก AutoSum เอ็กเซลจะไฮไลต์ตัวเลขด้านบนหรือด้านซ้าย และแทรกสูตร SUM ให้

กดปุ่มเอนเทอร์เพื่อยอมรับสูตร

วิธีใช้ AutoSum ที่เร็วที่สุดคือใช้แป้นพิมพ์ คลิกเซลล์ว่างที่อยู่ถัดลงมาจากคอลัมน์ตัวเลข แล้วกด:

Alt และ = พร้อมกัน (บนวินโดวส์) หรือ Cmd และ Shift และ T บนแมค

ตารางคำนวณจะเขียน =SUM(...) พร้อมช่วงที่ตรวจพบให้ทันที กดปุ่มเอนเทอร์เพื่อยืนยัน

ไม่นานคุณจะใช้ทางลัดนี้ได้อย่างคล่องแคล่วในการรวมยอดประจำวัน

AutoSum จะดูเซลล์ที่อยู่ เหนือ เซลล์ที่กำลังใช้งานโดยตรง หากพบคอลัมน์ตัวเลข ก็จะเสนอให้รวมตัวเลขเหล่านั้น

หากไม่มีตัวเลขอยู่ด้านบน ก็จะมองไปทาง ซ้าย เพื่อหาแถวตัวเลขแทน

ช่วงที่คาดเดาจะปรากฏเป็นช่วงที่ไฮไลต์ไว้ก่อนยืนยัน โปรดตรวจดูช่วงที่ไฮไลต์เสมอ เพราะการคาดเดาอาจไม่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการทุกครั้ง

บางครั้ง AutoSum อาจเลือกเซลล์น้อยหรือมากเกินไป หลังจากคลิก AutoSum แล้ว ช่วงที่แนะนำจะถูกเลือกไว้และสามารถแก้ไขได้

เพียงลากคลุมเซลล์ที่ถูกต้อง หรือพิมพ์ช่วงที่ต้องการ ก่อนกดปุ่มเอนเทอร์

ตัวอย่างเช่น หากระบบแนะนำ =SUM(B3:B10) แต่คุณต้องรวม B2 ด้วย ให้ลากส่วนที่เลือกขึ้นไปเพื่อรวมเซลล์นั้น: =SUM(B2:B10)

AutoSum สามารถเติมผลรวมหลายรายการได้ในครั้งเดียว เลือกแถวว่างที่อยู่ใต้กลุ่มข้อมูล โดยครอบคลุมทุกคอลัมน์ที่ต้องการรวม

จากนั้นคลิก AutoSum หนึ่งครั้ง ตารางคำนวณจะเขียน SUM แยกไว้ใต้แต่ละคอลัมน์พร้อมกัน

วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับตารางที่มีคอลัมน์รายเดือนหรือมีหลายหมวดหมู่อยู่เคียงข้างกัน

คลิกลูกศรเล็ก ๆ ข้างปุ่ม AutoSum แล้วเมนูที่มีฟังก์ชันด่วนเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น:

• ค่าเฉลี่ย สำหรับหาค่าเฉลี่ย
• นับตัวเลข สำหรับนับจำนวนตัวเลข
• ค่าสูงสุด สำหรับหาค่าที่มากที่สุด
• ค่าต่ำสุด สำหรับหาค่าที่น้อยที่สุด

แต่ละรายการจะเขียนสูตรที่ตรงกันสำหรับช่วงที่ตรวจพบ ดังนั้น AutoSum จึงเป็นทางลัดสำหรับฟังก์ชันหลายอย่าง ไม่ใช่แค่ SUM เท่านั้น

Google ชีตมีฟีเจอร์เดียวกัน หลังจากเลือกช่วงตัวเลขแล้ว ให้ดูที่ แถบสถานะ ด้านล่างขวา ซึ่งแสดงผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าต่ำสุด ค่าสูงสุด และจำนวนไว้แล้ว

หากต้องการเขียนสูตร ให้พิมพ์ =SUM( ในเซลล์ แล้วชีตจะแนะนำช่วงพร้อมคำแนะนำเครื่องมือ กด Tab หรือ Enter เพื่อยอมรับคำแนะนำ

ผลลัพธ์คือสูตร SUM เดียวกับที่คุณจะพิมพ์เอง

หากต้องการดูอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเขียนสูตร เพียง เลือกช่วง ตัวเลข ทั้ง Excel และ Google ชีตจะแสดงผลลัพธ์ปัจจุบันตามขอบด้านล่างของหน้าต่าง

คุณจะเห็นผลรวม ค่าเฉลี่ย และจำนวนอัปเดตทันทีเมื่อเปลี่ยนช่วงที่เลือก

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเพียงต้องการดูผลรวมอย่างรวดเร็วและไม่จำเป็นต้องบันทึกไว้ในเซลล์

สมมติว่ายอดขายอยู่ใน B2:B8 และคุณต้องการให้ผลรวมอยู่ใน B9 คลิก B9 กดแป้นพิมพ์ลัด AutoSum แล้วสเปรดชีตจะเขียน =SUM(B2:B8) โดยเน้น B2:B8 ไว้

ช่วงที่เน้นตรงกับข้อมูลของคุณ ดังนั้นให้กด Enter ผลรวมจะปรากฏใน B9 ภายในไม่กี่วินาทีโดยไม่ต้องพิมพ์อะไร

หากภายหลังคุณเพิ่มแถวที่ B9 ซึ่งทำให้ผลรวมเลื่อนลง สูตรจะปรับช่วงโดยอัตโนมัติ

AutoSum เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคอลัมน์และแถวที่เรียบง่ายและต่อเนื่องกัน แต่หากมีกรณีพิเศษ การพิมพ์สูตรเองจะชัดเจนกว่า:

• รวมช่วงที่แยกจากกัน เช่น =SUM(A2:A5, C2:C5)
• ผสมช่วงกับเซลล์เดี่ยว
• เว้นแถวที่คุณไม่ต้องการรวม

ใช้ AutoSum เพื่อความรวดเร็วกับข้อมูลที่เป็นระเบียบ และพิมพ์ SUM เองเมื่อรูปแบบการจัดวางซับซ้อนขึ้น

คุณได้เรียนรู้วิธีหาผลรวมข้อมูลด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว:

• AutoSum (ปุ่มซิกมา) จะเขียน =SUM(...) สำหรับช่วงที่ตรวจพบ
• แป้นพิมพ์ลัดคือ Alt และ = บน Windows
• เมนูแบบเลื่อนลงยังมีตัวเลือกค่าเฉลี่ย จำนวน ค่าสูงสุด และค่าต่ำสุด
• การเลือกช่วงใด ๆ จะแสดงผลรวมปัจจุบันในแถบสถานะของทั้ง Excel และ Google ชีต

ตอนนี้คุณใช้ SUM, AVERAGE การผสมช่วง และ AutoSum ได้อย่างคล่องแคล่วแล้ว ทำได้ดีมากสำหรับฟังก์ชันในตัวชุดแรกของคุณ