Autosuma y cálculos rápidos

Ahora sabe cómo escribir SUM y AVERAGE manualmente. Pero las hojas de cálculo ofrecen una forma aún más rápida de realizar la tarea más habitual: AutoSum.

AutoSum es un botón que adivina el rango que desea sumar y escribe la fórmula =SUM(...) por usted. Con un solo clic, suma la columna o la fila.

En esta lección aprenderá a usar AutoSum y otros atajos para realizar cálculos rápidos.

En Microsoft Excel, AutoSum se encuentra en la pestaña Inicio y también en la pestaña Fórmulas. Su icono es la letra griega sigma, que parece una E alargada.

Haga clic en la celda donde desea que aparezca el total y, después, haga clic en AutoSum. Excel resaltará los números situados encima o a la izquierda e insertará una fórmula SUM.

Pulse Enter para aceptarla.

La forma más rápida de usar AutoSum es con el teclado. Haga clic en la celda vacía justo debajo de una columna de números y pulse:

Alt y = a la vez (en Windows), o Cmd, Shift y T en un Mac.

La hoja de cálculo escribirá al instante =SUM(...) con el rango detectado. Pulse Enter para confirmar.

Este atajo se convierte rápidamente en algo natural para sumar datos a diario.

AutoSum examina las celdas situadas justo encima de la celda activa. Si encuentra una columna de números, propone sumarlos.

Si no hay números encima, busca a la izquierda una fila de números.

Su estimación se muestra como un rango resaltado antes de que la confirme. Revise siempre el resaltado, porque la estimación no siempre coincide exactamente con lo que necesita.

A veces AutoSum selecciona demasiadas celdas o no selecciona suficientes. Después de hacer clic en AutoSum, el rango sugerido queda seleccionado y se puede editar.

Antes de pulsar Enter, arrastre sobre las celdas correctas o escriba el rango que desea.

Por ejemplo, si sugirió =SUM(B3:B10), pero también necesita B2, arrastre la selección hacia arriba para incluirla: =SUM(B2:B10).

AutoSum puede rellenar varios totales de una sola vez. Seleccione la fila vacía situada debajo de un bloque de datos, abarcando todas las columnas cuyo total desea calcular.

Después, haga clic una vez en AutoSum. La hoja de cálculo escribirá simultáneamente un SUM independiente debajo de cada columna.

Esto ahorra mucho tiempo en tablas con columnas mensuales o muchas categorías colocadas una junto a otra.

Haga clic en la flecha pequeña situada junto al botón AutoSum para abrir un menú con más funciones rápidas:

• Promedio para calcular la media
• Contar números para contar cuántos números hay
• Máx. para obtener el valor más grande
• Mín. para obtener el valor más pequeño

Cada opción escribe la fórmula correspondiente para el rango detectado, por lo que AutoSum es un atajo para varias funciones, no solo para SUM.

Google Sheets tiene la misma función. Tras seleccionar un rango de números, mire la barra de estado de la esquina inferior derecha, que ya muestra la suma, el promedio, el mínimo, el máximo y el recuento.

Para escribir una fórmula, escriba =SUM( en una celda y Sheets le sugerirá el rango mediante una descripción emergente. Pulse Tab o Entrar para aceptar la sugerencia.

El resultado es la misma fórmula SUM que escribiría manualmente.

Para consultar rápidamente los datos sin escribir ninguna fórmula, solo tiene que seleccionar un rango de números. Excel y Google Sheets muestran resultados actualizados en el borde inferior de la ventana.

Verá que la suma, el promedio y el recuento se actualizan al instante a medida que cambia la selección.

Esto resulta perfecto cuando solo quiere consultar un total y no necesita guardarlo en una celda.

Tiene ventas en B2:B8 y quiere obtener un total en B9. Haga clic en B9, pulse el método abreviado de AutoSum y la hoja de cálculo escribirá =SUM(B2:B8), con B2:B8 resaltado.

El resaltado coincide con sus datos, así que pulse Entrar. El total aparecerá en B9 en cuestión de segundos, sin necesidad de escribir nada.

Si más adelante añade una fila en B9 y desplaza el total hacia abajo, el rango de la fórmula se ajustará automáticamente.

AutoSum es ideal para columnas y filas sencillas y contiguas. Pero, si necesita algo menos habitual, escribir la fórmula resulta más claro:

• Totalizar rangos separados, como =SUM(A2:A5, C2:C5).
• Combinar rangos y celdas individuales.
• Omitir una fila que no quiera incluir.

Use AutoSum para trabajar rápidamente con datos ordenados y escriba su propia fórmula SUM cuando el diseño sea más complejo.

Compruebe cuánto ha entendido sobre AutoSum.

Ha aprendido a totalizar datos con un solo clic:

• AutoSum (el botón sigma) escribe =SUM(...) para el rango detectado.
• El método abreviado es Alt y = en Windows.
• Su menú desplegable también ofrece Promedio, Recuento, Máx. y Mín.
• Al seleccionar cualquier rango, la barra de estado muestra totales actualizados tanto en Excel como en Google Sheets.

Ahora ya domina SUM, AVERAGE, la combinación de rangos y AutoSum. Excelente trabajo con sus primeras funciones integradas.