Zagnieżdżanie IF dla wielu wyników

Pojedyncza funkcja IF może wybrać tylko między dwoma wynikami: test jest prawdziwy albo fałszywy. Jednak rzeczywiste dane często mają więcej niż dwie kategorie. Mogą to być na przykład oceny literowe A, B, C, D, F albo poziomy dostawy, takie jak Standard, Express i Priority.

Aby obsłużyć trzy lub więcej wyników, należy umieścić jedną funkcję IF wewnątrz drugiej. Nazywa się to zagnieżdżaniem. Gałąź fałszywa pierwszej funkcji IF staje się kolejną decyzją i tak dalej, aż wszystkie przypadki zostaną uwzględnione.

Każda funkcja IF ma postać IF(test, value_if_true, value_if_false). Aby ją zagnieździć, wystarczy umieścić kolejną funkcję IF w miejscu przeznaczonym na value_if_false.

Należy czytać ten zapis od lewej do prawej: jeśli pierwszy test zostanie spełniony, zwracany jest jego wynik; w przeciwnym razie wykonywane jest kolejne sprawdzenie. Łańcuch kolejnych warunków zawęża możliwości, aż jeden z testów zostanie spełniony.

Załóżmy, że wynik znajduje się w komórce A2 i należy na jego podstawie określić ocenę literową. Najpierw sprawdzany jest najwyższy próg, a następnie kolejne niższe. Ostatnia wartość jest używana jako wartość domyślna, gdy żaden wcześniejszy warunek nie został spełniony.

Kolejność ma znaczenie: ponieważ 90 jest również większe niż 80, najpierw należy sprawdzić największą liczbę. W przeciwnym razie każdy wysoki wynik trafiłby do niewłaściwej gałęzi.

Zagnieżdżone funkcje IF kończą działanie przy pierwszym prawdziwym teście. Jeśli najpierw sprawdzony zostałby warunek A2>=70, wynik 95 również byłby w tym miejscu prawdziwy i przez pomyłkę zwróciłby C.

Zasada praktyczna: podczas porównywania za pomocą operatora większe niż należy sprawdzać progi od najwyższego do najniższego. Przy użyciu operatora mniejsze niż należy sprawdzać je od najniższego do najwyższego. Wygrywa pierwsze dopasowanie, dlatego najbardziej szczegółowy warunek powinien znajdować się na początku.

Świetnym sposobem na zrozumienie dowolnej zagnieżdżonej funkcji IF jest odczytanie jej jak zdania:

• Jeśli wynik wynosi co najmniej 90, ocena to A,
• w przeciwnym razie, jeśli wynosi co najmniej 80, ocena to B,
• w przeciwnym razie, jeśli wynosi co najmniej 70, ocena to C,
• w przeciwnym razie ocena to F.

Każde IF( oznacza „w przeciwnym razie, jeśli”, a końcowa wartość oznacza zwykłe „w przeciwnym razie”.

Najczęstszym źródłem błędów w zagnieżdżonych funkcjach IF są niezrównoważone nawiasy. Każdy IF( musi mieć odpowiadający mu zamykający ) na samym końcu.

Jeśli zagnieżdżone są trzy funkcje IF, na końcu znajdą się trzy zamykające nawiasy obok siebie: ))). Większość arkuszy kalkulacyjnych wyróżnia pasujące pary kolorami podczas wpisywania, dlatego warto użyć tej funkcji, aby sprawdzić liczbę nawiasów przed naciśnięciem klawisza Enter.

Zagnieżdżone funkcje IF działają również z tekstem, nie tylko z liczbami. Załóżmy, że w komórce B2 znajduje się kod regionu, a należy na jego podstawie uzyskać pełną nazwę regionu. Komórka jest porównywana kolejno z każdym kodem.

Należy zauważyć, że porównania tekstu wymagają cudzysłowów zarówno wokół sprawdzanej wartości, jak i wokół zwracanego wyniku.

Wynikiem dowolnej gałęzi może być formuła, a nie tylko stała etykieta. W ten sposób działają rabaty progowe. W tym przykładzie kwota sprzedaży w komórce A2 zapewnia większy rabat wraz ze wzrostem wartości.

Każda gałąź mnoży kwotę przez inną stawkę, dzięki czemu jedna formuła obsługuje całą tabelę cenową.

Sklasyfikujmy wydatki klienta w komórce A2 według poziomów lojalności. Testowanie odbywa się od najwyższego poziomu w dół, dzięki czemu zwycięża najwyższy poziom, którego wymagania są spełnione:

• 5000 lub więcej oznacza poziom Platinum
• 2000 lub więcej oznacza poziom Gold
• 500 lub więcej oznacza poziom Silver
• każda inna wartość oznacza poziom Bronze

Cztery wyniki wymagają trzech zagnieżdżonych funkcji IF.

Excel pozwala na użycie maksymalnie 64 zagnieżdżonych funkcji IF, ale wszystko powyżej trzech lub czterech poziomów staje się trudne do odczytania i łatwe do zepsucia. Długie łańcuchy są sygnałem ostrzegawczym.

Gdy konieczne staje się układanie wielu funkcji IF jedna w drugiej, zwykle jest to dobry moment na przejście do czytelniejszego narzędzia, takiego jak IFS, SWITCH lub tabela wyszukiwania. Funkcja SWITCH zostanie przedstawiona w następnej lekcji.

Aby zagnieżdżone funkcje IF działały niezawodnie, należy stosować następujące zasady:

• Zawsze należy sprawdzać progi w jednym kierunku (od wysokiego do niskiego albo od niskiego do wysokiego).
• Należy podać końcową wartość domyślną, aby żaden przypadek nie pozostał pusty.
• Wartości tekstowe i wyniki należy umieszczać w cudzysłowach.
• Przed naciśnięciem klawisza Enter należy policzyć zamykające nawiasy.

Dzięki tym zasadom nawet funkcja IF zagnieżdżona na trzech poziomach pozostaje niezawodna.

Sprawdź swoją wiedzę na temat kolejności zagnieżdżonych funkcji IF.

Nauczyłeś się obsługiwać więcej niż dwa wyniki przez zagnieżdżanie jednej funkcji IF w fałszywej gałęzi innej funkcji. Najważniejsze informacje:

• Wzorzec ma postać IF(test, result, IF(test, result, fallback)).
• Progi należy sprawdzać w jednym kierunku, aby pierwsze dopasowanie było prawidłowe.
• Zawsze należy uwzględnić końcową wartość domyślną i prawidłowo zrównoważyć nawiasy.
• Po przekroczeniu trzech lub czterech poziomów warto użyć zamiast tego czytelniejszego narzędzia.