IF-Funktionen für mehrere Ergebnisse verschachteln

Eine einzelne IF kann nur zwischen zwei Ergebnissen wählen: Der Test ist wahr oder falsch. Echte Daten haben jedoch oft mehr als zwei Kategorien. Denken Sie an Buchstabennoten wie A, B, C, D und F oder an Versandstufen wie Standard, Express und Priority.

Um drei oder mehr Ergebnisse zu verarbeiten, setzen Sie eine IF in eine andere ein. Das nennt man Verschachtelung. Der falsche Zweig der ersten IF wird zur nächsten Entscheidung und so weiter, bis jeder Fall abgedeckt ist.

Jede IF folgt dem Muster IF(test, value_if_true, value_if_false). Zum Verschachteln setzen Sie einfach eine weitere IF an die Stelle von value_if_false.

Lesen Sie den Ausdruck von links nach rechts: Wenn der erste Test erfüllt ist, geben Sie sein Ergebnis zurück. Andernfalls fahren Sie fort und stellen die nächste Frage. Die Kette grenzt die Möglichkeiten immer weiter ein, bis schließlich ein Test zutrifft.

Angenommen, eine Punktzahl steht in der Zelle A2 und Sie möchten eine Buchstabennote ermitteln. Prüfen Sie zuerst den höchsten Schwellenwert und arbeiten Sie sich dann nach unten vor. Der letzte Wert dient als Standardwert, wenn nichts anderes zutrifft.

Die Reihenfolge ist entscheidend: Da 90 ebenfalls größer als 80 ist, müssen Sie zuerst die größte Zahl prüfen. Andernfalls würde jede hohe Punktzahl im falschen Zweig enden.

Verschachtelte IFs halten beim ersten Test an, der wahr ist. Wenn Sie zuerst A2>=70 prüfen würden, wäre diese Bedingung bei einer Punktzahl von 95 bereits erfüllt und würde fälschlicherweise C zurückgeben.

Faustregel: Wenn Sie mit „größer als“ vergleichen, prüfen Sie die Schwellenwerte vom höchsten zum niedrigsten. Bei „kleiner als“ prüfen Sie vom niedrigsten zum höchsten. Der erste Treffer gewinnt, daher gehört die spezifischste Bedingung an die erste Stelle.

Ein guter Trick zum Verständnis jeder verschachtelten IF besteht darin, sie als Satz zu lesen:

• Wenn die Punktzahl mindestens 90 beträgt, ist die Note A,
• andernfalls, wenn sie mindestens 80 beträgt, ist die Note B,
• andernfalls, wenn sie mindestens 70 beträgt, ist die Note C,
• andernfalls ist die Note F.

Jedes IF( steht für ein „andernfalls, wenn“, und der letzte Wert steht für das einfache „andernfalls“.

Die häufigste Fehlerquelle bei verschachtelten IFs sind unausgeglichene Klammern. Jede IF( benötigt ganz am Ende eine passende schließende Klammer ).

Wenn Sie drei IFs verschachteln, stehen am Ende drei schließende Klammern direkt hintereinander: ))). Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme markieren zusammengehörige Klammern während der Eingabe farblich. Nutzen Sie diese Markierung, um die Anzahl vor dem Drücken der Eingabetaste zu überprüfen.

Verschachtelte IFs funktionieren auch mit Text und nicht nur mit Zahlen. Stellen Sie sich vor, in B2 steht ein Regionscode und Sie möchten den vollständigen Regionsnamen zurückgeben. Vergleichen Sie die Zelle nacheinander mit jedem Code.

Beachten Sie, dass Textvergleiche sowohl um den Vergleichswert als auch um das zurückzugebende Ergebnis Anführungszeichen benötigen.

Das Ergebnis eines beliebigen Zweigs kann eine Formel statt einer festen Bezeichnung sein. So funktionieren gestaffelte Rabatte. In diesem Beispiel erhält ein Verkaufsbetrag in A2 mit zunehmender Höhe einen größeren Rabatt.

Jeder Zweig multipliziert den Betrag mit einem anderen Satz, sodass eine Formel die gesamte Preistabelle abdeckt.

Ordnen wir die Kundenausgaben in A2 Loyalitätsstufen zu. Wir prüfen von oben nach unten, damit die höchste erfüllte Stufe gewinnt:

• 5000 oder mehr wird zu Platinum
• 2000 oder mehr wird zu Gold
• 500 oder mehr wird zu Silver
• alles andere wird zu Bronze

Vier Ergebnisse erfordern drei verschachtelte IFs.

Excel erlaubt bis zu 64 verschachtelte IFs. Mehr als drei oder vier Ebenen sind jedoch schwer zu lesen und leicht zu beschädigen. Lange Ketten sind ein Warnsignal.

Wenn Sie viele IFs aneinanderreihen, ist es normalerweise Zeit für ein übersichtlicheres Werkzeug wie IFS, SWITCH oder eine Nachschlagetabelle. SWITCH lernen Sie in der nächsten Lektion kennen.

Mit den folgenden Gewohnheiten bleiben verschachtelte IFs zuverlässig:

• Prüfen Sie Schwellenwerte immer in einer einheitlichen Richtung (von hoch nach niedrig oder von niedrig nach hoch).
• Geben Sie einen abschließenden Standardwert an, damit kein Fall leer bleibt.
• Setzen Sie Textwerte und Ergebnisse in Anführungszeichen.
• Zählen Sie die schließenden Klammern, bevor Sie die Eingabetaste drücken.

Wenn Sie diese Regeln befolgen, bleibt selbst eine dreistufige IF zuverlässig.

Testen Sie Ihr Verständnis der Reihenfolge bei verschachtelten IFs.

Sie haben gelernt, mehr als zwei Ergebnisse zu verarbeiten, indem Sie eine IF in den falschen Zweig einer anderen IF verschachteln. Die wichtigsten Punkte:

• Das Muster lautet IF(test, result, IF(test, result, fallback)).
• Prüfen Sie Schwellenwerte in einer einheitlichen Richtung, damit der erste Treffer korrekt ist.
• Geben Sie immer einen abschließenden Standardwert an und achten Sie auf ausgeglichene Klammern.
• Ab drei oder vier Ebenen sollten Sie stattdessen ein übersichtlicheres Werkzeug verwenden.