IF Function कैसे सोचता है

कल्पना कीजिए कि क्विज़ के अंक सेल A2 में हैं। आप उन्हें उत्तीर्ण या अनुत्तीर्ण के रूप में दिखाना चाहते हैं। उत्तीर्ण अंक 60 या उससे अधिक होते हैं।

परीक्षण A2 >= 60 है। यदि यह TRUE है, तो "उत्तीर्ण" दिखाइए; यदि FALSE है, तो "अनुत्तीर्ण" दिखाइए।

ध्यान दें कि पाठ वाले परिणाम दोहरे उद्धरण चिह्नों में लिखे गए हैं, ताकि स्प्रेडशीट उन्हें सूत्रों के बजाय शब्द माने।

जब आप एंटर दबाते हैं, तो स्प्रेडशीट यह काम क्रम से करती है:

• A2 में मौजूद मान को देखती है
• प्रश्न A2 >= 60 की जाँच करती है और TRUE या FALSE प्राप्त करती है
• यदि TRUE हो, तो पहला परिणाम लौटाती है; यदि FALSE हो, तो दूसरा परिणाम लौटाती है

यदि A2 में 72 है, तो उत्तर उत्तीर्ण है। यदि इसमें 45 है, तो उत्तर अनुत्तीर्ण है।

IF का पहला तर्क अंततः केवल दो संभावनाओं में बदलना चाहिए: TRUE या FALSE। इनके बीच कुछ नहीं।

"क्या यह संख्या 100 से बड़ी है?" या "क्या इस सेल का मान हाँ के बराबर है?" जैसे प्रश्न बिल्कुल सही काम करते हैं। "यह कितना बड़ा है?" जैसा अस्पष्ट अनुरोध काम नहीं करता, क्योंकि उसका एक स्पष्ट हाँ या नहीं वाला उत्तर नहीं है।

दोनों परिणामों का पाठ होना ज़रूरी नहीं है। वे संख्याएँ, रिक्त मान या यहाँ तक कि अन्य सूत्र भी हो सकते हैं।

मान लीजिए, 100 इकाइयों से अधिक वाले ऑर्डरों पर 50 का बोनस मिलता है और छोटे ऑर्डरों पर 0। ऑर्डर का आकार A2 में रखें:

संख्याएँ उद्धरण चिह्नों में नहीं लिखी जातीं। केवल पाठ को उद्धरण चिह्नों की आवश्यकता होती है।

अपने सूत्र पर भरोसा करने से पहले उसे वाक्य की तरह पढ़ना एक बहुत अच्छी आदत है।

सूत्र =IF(A2 >= 60, "Pass", "Fail") का अर्थ है: यदि A2 का मान कम-से-कम 60 है, तो उत्तीर्ण दिखाइए, अन्यथा अनुत्तीर्ण दिखाइए।

यदि वाक्य ज़ोर से पढ़ने पर समझ में आता है, तो सूत्र आम तौर पर सही काम करता है। यदि यह उलझा हुआ लगता है, तो संभवतः तर्क को ठीक करने की आवश्यकता है।

एक दुकान कॉलम B में बची हुई इकाइयों की संख्या दर्ज करती है। वह कॉलम C में एक स्पष्ट संकेत दिखाना चाहती है।

नियम: 10 या उससे कम इकाइयाँ बची हों, तो पुनः ऑर्डर करें; अन्यथा OK। पंक्ति 2 के लिए:

इसे नीचे तक खींचिए और हर उत्पाद को तुरंत ऐसी स्थिति मिल जाएगी, जो स्टॉक की संख्या बदलते ही अपडेट हो जाएगी।

IF की खासियत यह है कि यह गतिशील होता है। परिणाम हाथ से नहीं लिखा जाता; इसकी गणना होती है।

यदि आप B2 में स्टॉक की संख्या 8 से बदलकर 25 कर देते हैं, तो स्थिति अपने-आप "पुनः ऑर्डर करें" से "OK" हो जाती है। आपको संकेत को कभी स्वयं संपादित नहीं करना पड़ता।

इसीलिए सूत्र हाथ से उत्तर लिखने से बेहतर होता है: डेटा बदलने पर भी यह आपकी शीट को सही रखता है।

परीक्षण केवल किसी निश्चित संख्या से ही नहीं, बल्कि एक सेल की तुलना दूसरे सेल से भी कर सकता है।

मान लीजिए, A2 में वास्तविक बिक्री और B2 में लक्ष्य है। यह देखने के लिए कि लक्ष्य पूरा हुआ या नहीं:

यहाँ प्रश्न है, "क्या A2 का मान B2 जितना या उससे अधिक है?" और इसी उत्तर के आधार पर संकेत दिखाया जाता है।

अच्छी खबर है: IF माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और गूगल शीट्स में एक जैसा काम करता है। एक में लिखा गया वही सूत्र दूसरे में बिना किसी बदलाव के चलेगा।

संरचना कभी नहीं बदलती: एक परीक्षण, एक TRUE परिणाम और एक FALSE परिणाम, जो अल्पविराम से अलग होते हैं और =IF के बाद कोष्ठकों में रखे जाते हैं।

आपने तार्किक सूत्रों का मूल सीखा:

• IF किसी परीक्षण के आधार पर दो परिणामों में से एक चुनता है
• इसके हमेशा तीन भाग होते हैं: test, value_if_true, value_if_false
• परीक्षण ऐसा हाँ/नहीं वाला प्रश्न होना चाहिए जिसका परिणाम TRUE या FALSE हो
• पाठ वाले परिणामों को उद्धरण चिह्न चाहिए; संख्याओं को नहीं
• आपके डेटा के बदलते ही परिणाम अपने-आप अपडेट होते हैं

आगे आप उन तुलनाओं को और बेहतर समझेंगे, जो स्वयं परीक्षण को शक्ति देती हैं।