Benannte Bereiche erstellen und verwenden

Mit einem benannten Bereich können Sie einer Zelle oder einem Zellbereich eine verständliche Bezeichnung geben. Statt sich zu merken, dass sich Ihre Verkaufszahlen in B2:B13 befinden, können Sie diesen Bereich einfach Sales nennen.

Sobald ein Bereich einen Namen hat, können Sie diesen Namen überall dort verwenden, wo Sie normalerweise die Adresse eingeben würden. Ihre Formeln lesen sich dann wie normale Sprache und bleiben funktionsfähig, wenn Sie die Daten verschieben.

• =SUM(B2:B13) wird zu =SUM(Sales)
• Namen funktionieren sowohl in Excel als auch in Google Sheets

Benannte Bereiche lösen drei alltägliche Probleme:

• Lesbarkeit — =Revenue-Costs ist sofort verständlicher als =C2-C3.
• Zuverlässigkeit — der Name folgt den Daten. Wenn Sie Zeilen darüber einfügen, verweist die Formel daher weiterhin auf die richtigen Zellen.
• Wiederverwendung — geben Sie in vielen Formeln einen Namen ein, statt eine lange Adresse immer wieder neu zu schreiben.

Für einen in einer Zelle gespeicherten Steuersatz macht ein Name wie TaxRate jede Formel selbsterklärend.

Am schnellsten geht das in Excel über das Namensfeld — das kleine Feld links neben der Bearbeitungsleiste, in dem normalerweise die Adresse der aktiven Zelle angezeigt wird.

• Wählen Sie die Zellen aus, die Sie benennen möchten, zum Beispiel B2:B13.
• Klicken Sie in das Namensfeld.
• Geben Sie einen Namen wie Sales ein und drücken Sie Eingabetaste.

Das war schon alles. Der Bereich ist nun benannt und kann in jeder Formel der Arbeitsmappe verwendet werden.

Google Sheets verwendet statt des Namensfelds ein Menü.

• Wählen Sie Ihre Zellen aus, zum Beispiel B2:B13.
• Öffnen Sie das Menü Daten und wählen Sie Benannte Bereiche.
• Geben Sie im Seitenbereich einen Namen ein und klicken Sie auf Fertig.

Im Seitenbereich werden außerdem alle von Ihnen erstellten Namen aufgelistet, sodass Sie sie später bearbeiten oder löschen können. Das Ergebnis ist dasselbe wie in Excel: Sie können nun =SUM(Sales) schreiben.

Excel und Sheets setzen einige Regeln für Namen durch. Beachten Sie diese, um Fehler zu vermeiden:

• Beginnen Sie mit einem Buchstaben oder Unterstrich, niemals mit einer Zahl.
• Keine Leerzeichen — verwenden Sie stattdessen Unit_Price oder UnitPrice und nicht Unit Price.
• Ein Name darf nicht wie eine Zelladresse aussehen. Daher wird Q1 abgelehnt, während Quarter1 funktioniert.
• Bei Namen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden: sales und Sales verweisen auf denselben Bereich.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Spalte B die monatlichen Verkaufszahlen enthält und Sie B2:B13 als Sales benannt haben.

Nun lassen sich Summen und Durchschnittswerte mühelos berechnen und leicht lesen:

• Gesamtumsatz: =SUM(Sales)
• Durchschnittlicher Monat: =AVERAGE(Sales)
• Bester Monat: =MAX(Sales)

Jede Person, die die Datei öffnet, versteht diese Formeln auf Anhieb, auch ohne die zugrunde liegenden Adressen zu sehen.

Ein benannter Bereich hat normalerweise den Gültigkeitsbereich der Arbeitsmappe, das heißt, er funktioniert in jedem Tabellenblatt. Wenn sich Ihre Daten auf einem Blatt namens Data befinden, können Sie eine Formel auf dem Blatt Summary schreiben, ohne den Blattnamen einzugeben.

Vergleichen Sie die beiden Ansätze:

• Ohne Namen: =SUM(Data!B2:B13)
• Mit Namen: =SUM(Sales)

Der Name verbirgt den Verweis auf das Tabellenblatt, sodass Ihre Zusammenfassungsformeln kurz und übersichtlich bleiben.

Die Vorteile benannter Bereiche zeigen sich besonders bei längeren Formeln. Angenommen, Revenue und Costs verweisen jeweils auf einen Wertebereich. Eine Formel für die Gewinnspanne liest sich dann wie ein Satz:

=(SUM(Revenue)-SUM(Costs))/SUM(Revenue)

Sie können Namen auch mit bedingten Funktionen kombinieren, etwa um die Verkäufe für eine Region zu summieren:

• =SUMIF(Region,"East",Sales)

Hier sind Region und Sales beides gleich große benannte Bereiche.

Namen sind nicht dauerhaft festgelegt. Öffnen Sie in Excel im Register Formeln den Namens-Manager, um einen Bereich umzubenennen, seinen Zellbereich zu ändern oder ihn vollständig zu löschen.

In Google Sheets finden Sie dieselben Optionen im Seitenbereich Benannte Bereiche unter dem Menü Daten.

• Wenn Sie die Zellen ändern, werden alle Formeln aktualisiert, die den Namen verwenden.
• Beim Löschen eines Namens werden die zugehörigen Formeln zu #NAME?-Fehlern. Aktualisieren Sie sie daher vorher.

Wenn in einer Zelle #NAME? angezeigt wird, erkennt die Tabellenkalkulation einen von Ihnen eingegebenen Namen nicht. Häufige Ursachen sind:

• Ein Schreibfehler — Sie haben Sale geschrieben, der Bereich heißt aber Sales.
• Der Name wurde gelöscht oder nie erstellt.
• Ein Leerzeichen wurde eingefügt, etwa bei der fehlerhaften Schreibweise =SUM( Sales ).

Öffnen Sie den Namens-Manager, um die genaue Schreibweise zu prüfen, und korrigieren Sie anschließend die Formel. Der Fehler verschwindet, sobald der Name aufgelöst werden kann.

Einige Gewohnheiten sorgen dafür, dass benannte Bereiche hilfreich und nicht verwirrend sind:

• Verwenden Sie aussagekräftige Namen wie QuarterlySales statt Range1.
• Verwenden Sie überall einen einheitlichen Benennungsstil, zum Beispiel PascalCase.
• Benennen Sie Bereiche, die Sie häufig wiederverwenden, nicht jede einzelne Zelle.
• Dokumentieren Sie Ihre Namen im Namens-Manager, damit Teammitglieder sie verstehen.

Gut gewählte Namen verwandeln eine kryptische Arbeitsmappe in eine, die sich beinahe selbst erklärt.

Sie haben den Bereich B2:B13 als Sales benannt. Welche Formel bildet daraus korrekt die Summe?

Sie haben gelernt, dass ein benannter Bereich einer oder mehreren Zellen eine Bezeichnung gibt, sodass Formeln übersichtlich bleiben und Änderungen am Aufbau überstehen.

• Erstellen Sie Namen über das Namensfeld (Excel) oder über Daten > Benannte Bereiche (Sheets).
• Beachten Sie die Regeln: mit einem Buchstaben beginnen, keine Leerzeichen verwenden und keinen zellähnlichen Namen wählen.
• Verwenden Sie Namen überall dort, wo Sie eine Adresse eingeben würden, auch über mehrere Tabellenblätter hinweg.
• Verwalten Sie Namen im Namens-Manager und achten Sie auf #NAME?-Schreibfehler.

Als Nächstes benennen Sie feste Werte und wiederverwendbare Formeln.