การสร้างและใช้ช่วงที่ตั้งชื่อ

ช่วงที่มีชื่อช่วยให้คุณกำหนดป้ายกำกับที่เข้าใจง่ายให้กับเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ได้ แทนที่จะต้องจำว่าตัวเลขยอดขายอยู่ใน B2:B13 คุณก็เรียกพื้นที่นั้นง่าย ๆ ว่า Sales ได้

เมื่อช่วงมีชื่อแล้ว คุณสามารถใช้ชื่อนั้นได้ทุกที่ที่ปกติจะพิมพ์ที่อยู่เซลล์ สูตรของคุณจะอ่านเหมือนภาษาทั่วไป และจะไม่เสียหายเมื่อคุณย้ายข้อมูลไปมา

• =SUM(B2:B13) กลายเป็น =SUM(Sales)
• ชื่อใช้งานได้ทั้งในเอ็กเซลและกูเกิล ชีต

ช่วงที่มีชื่อช่วยแก้ปัญหาในชีวิตประจำวันได้สามอย่าง:

• อ่านง่าย — =Revenue-Costs เข้าใจได้ทันทีมากกว่า =C2-C3
• น่าเชื่อถือ — ชื่อจะติดตามข้อมูลไปด้วย ดังนั้นการแทรกแถวด้านบนจะไม่ทำให้สูตรชี้ไปยังเซลล์ผิด
• นำกลับมาใช้ซ้ำ — พิมพ์ชื่อเดียวในหลายสูตร แทนการพิมพ์ที่อยู่ยาว ๆ ซ้ำ

สำหรับอัตราภาษีที่เก็บไว้ในเซลล์เดียว ชื่ออย่าง TaxRate จะทำให้ทุกสูตรอธิบายตัวเองได้

วิธีที่เร็วที่สุดในเอ็กเซลคือใช้ กล่องชื่อ — กล่องเล็ก ๆ ทางซ้ายของแถบสูตร ซึ่งโดยปกติจะแสดงที่อยู่ของเซลล์ที่ใช้งานอยู่

• เลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งชื่อ เช่น B2:B13
• คลิกภายในกล่องชื่อ
• พิมพ์ชื่อ เช่น Sales แล้วกด ยืนยัน

เพียงเท่านี้ ช่วงก็มีชื่อและพร้อมใช้งานในสูตรใด ๆ ทั่วทั้งสมุดงาน

กูเกิล ชีตใช้เมนูแทนกล่องชื่อ

• เลือกเซลล์ เช่น B2:B13
• เปิดเมนู ข้อมูล แล้วเลือก ช่วงที่มีชื่อ
• พิมพ์ชื่อในแผงด้านข้าง แล้วคลิก เสร็จสิ้น

แผงนี้ยังแสดงชื่อทั้งหมดที่คุณสร้างไว้ เพื่อให้คุณแก้ไขหรือลบได้ภายหลัง ผลลัพธ์เหมือนกับในเอ็กเซลทุกประการ: ตอนนี้คุณสามารถเขียน =SUM(Sales) ได้แล้ว

ทั้งเอ็กเซลและชีตกำหนดกฎการตั้งชื่อไว้บางประการ โปรดจำกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด:

• ต้องเริ่มต้นด้วยตัวอักษรหรือขีดล่าง ห้ามเริ่มด้วยตัวเลข
• ห้ามมีช่องว่าง — ใช้ Unit_Price หรือ UnitPrice แทน Unit Price
• ชื่อไม่สามารถมีลักษณะเหมือนที่อยู่เซลล์ได้ ดังนั้น Q1 จะถูกปฏิเสธ แต่ Quarter1 ใช้งานได้
• ชื่อไม่แยกแยะตัวพิมพ์เล็กใหญ่: sales และ Sales จะชี้ไปยังช่วงเดียวกัน

ลองนึกภาพแผ่นงานที่คอลัมน์ B เก็บยอดขายรายเดือน และคุณตั้งชื่อ B2:B13 ว่า Sales

ตอนนี้การหายอดรวมและค่าเฉลี่ยก็ทำได้ง่ายและอ่านเข้าใจได้:

• ยอดขายรวม: =SUM(Sales)
• ค่าเฉลี่ยรายเดือน: =AVERAGE(Sales)
• เดือนที่ดีที่สุด: =MAX(Sales)

ใครก็ตามที่เปิดไฟล์จะเข้าใจสูตรเหล่านี้ได้ทันที แม้จะไม่เห็นที่อยู่เซลล์จริงที่อยู่เบื้องหลัง

ช่วงที่มีชื่อมักมีขอบเขตระดับสมุดงาน หมายความว่าสามารถใช้งานได้จากทุกแท็บ หากข้อมูลของคุณอยู่ในแผ่นงานชื่อ Data คุณก็เขียนสูตรในแท็บ Summary ได้โดยไม่ต้องพิมพ์ชื่อแผ่นงาน

ลองเปรียบเทียบสองวิธีนี้:

• ไม่มีชื่อ: =SUM(Data!B2:B13)
• มีชื่อ: =SUM(Sales)

ชื่อจะซ่อนการอ้างอิงแผ่นงานไว้ ทำให้สูตรสรุปของคุณสั้นและสะอาดตา

ช่วงที่มีชื่อมีประโยชน์มากเมื่อสูตรยาวขึ้น สมมติว่า Revenue และ Costs ต่างก็ชี้ไปยังช่วงของค่า สูตรคำนวณอัตรากำไรจะอ่านเหมือนประโยค:

=(SUM(Revenue)-SUM(Costs))/SUM(Revenue)

คุณยังสามารถใช้ชื่อร่วมกับฟังก์ชันแบบมีเงื่อนไขได้ เช่น การหายอดขายรวมของภูมิภาคหนึ่ง:

• =SUMIF(Region,"East",Sales)

ในที่นี้ Region และ Sales ต่างก็เป็นช่วงที่มีชื่อและมีความยาวเท่ากัน

ชื่อไม่ได้คงอยู่ถาวร ในเอ็กเซล ให้เปิดตัวจัดการชื่อจากแท็บสูตร เพื่อเปลี่ยนชื่อช่วง เปลี่ยนเซลล์ที่ช่วงครอบคลุม หรือลบช่วงนั้นทั้งหมด

ในกูเกิล ชีต เครื่องมือแบบเดียวกันจะอยู่ในแผงด้านข้างช่วงที่มีชื่อภายใต้เมนูข้อมูล

• การเปลี่ยนเซลล์จะอัปเดตทุกสูตรที่ใช้ชื่อนั้น
• การลบชื่อจะทำให้สูตรที่ใช้ชื่อนั้นกลายเป็นข้อผิดพลาด #NAME? ดังนั้นควรแก้ไขสูตรเหล่านั้นก่อน

หากเห็น #NAME? ในเซลล์ แสดงว่าแผ่นงานไม่รู้จักชื่อที่คุณพิมพ์ สาเหตุที่พบบ่อยมีดังนี้:

• พิมพ์ผิด — คุณเขียน Sale แต่ช่วงนั้นชื่อ Sales
• ชื่อนั้นถูกลบหรือไม่เคยถูกสร้างขึ้น
• มีช่องว่างแทรกเข้ามา เช่น เขียน =SUM( Sales ) ไม่ถูกต้อง

เปิดตัวจัดการชื่อเพื่อตรวจสอบการสะกดที่ถูกต้อง แล้วแก้ไขสูตร ข้อผิดพลาดจะหายไปทันทีเมื่อชื่อได้รับการแก้ไข

นิสัยบางอย่างจะช่วยให้ช่วงที่มีชื่อมีประโยชน์แทนที่จะสร้างความสับสน:

• ใช้ชื่อที่สื่อความหมาย เช่น QuarterlySales แทน Range1
• ใช้รูปแบบการตั้งชื่อให้สม่ำเสมอ เช่น ใช้ PascalCase ทุกแห่ง
• ตั้งชื่อเฉพาะช่วงที่นำกลับมาใช้บ่อย ไม่ใช่ทุกเซลล์
• บันทึกคำอธิบายชื่อไว้ในตัวจัดการชื่อ เพื่อให้เพื่อนร่วมทีมเข้าใจ

ชื่อที่เลือกมาอย่างดีจะเปลี่ยนสมุดงานที่อ่านยากให้กลายเป็นงานที่แทบอธิบายตัวเองได้

คุณตั้งชื่อช่วง B2:B13 ว่า Sales สูตรใดรวมค่าทั้งหมดในช่วงนี้ได้ถูกต้อง

คุณได้เรียนรู้ว่าช่วงที่มีชื่อใช้ป้ายกำกับให้กับเซลล์หนึ่งเซลล์หรือหลายเซลล์ ทำให้สูตรอ่านเข้าใจได้ชัดเจนและยังใช้งานได้เมื่อเปลี่ยนเค้าโครง

• สร้างชื่อด้วยกล่องชื่อ (เอ็กเซล) หรือ ข้อมูล > ช่วงที่มีชื่อ (ชีต)
• ปฏิบัติตามกฎ: ต้องเริ่มด้วยตัวอักษร ห้ามมีช่องว่าง และห้ามมีลักษณะเหมือนชื่อเซลล์
• ใช้ชื่อได้ทุกที่ที่คุณจะพิมพ์ที่อยู่เซลล์ รวมถึงการใช้ข้ามแผ่นงาน
• จัดการชื่อในตัวจัดการชื่อ และระวังการพิมพ์ #NAME? ผิด

ถัดไป คุณจะได้ตั้งชื่อค่าคงที่และสูตรที่นำกลับมาใช้ซ้ำได้