Dropdown-Listen erstellen

Eine Dropdown-Liste zeigt in einer Zelle einen kleinen Pfeil an, über den ein Menü mit zulässigen Auswahlmöglichkeiten geöffnet wird. Nutzerinnen und Nutzer wählen eine Option aus, statt sie einzugeben.

Das ist die benutzerfreundlichste Form der Datenvalidierung:

• Keine Tippfehler — die Auswahlmöglichkeiten sind bereits genehmigt.
• Einheitliche Schreibweise in der gesamten Spalte.
• Schnellere Dateneingabe bei wiederkehrenden Werten wie Statusangaben oder Regionen.

Im Hintergrund ist ein Dropdown-Menü einfach eine Validierungsregel vom Typ Liste.

Die einfachste Dropdown-Liste verwendet Werte, die direkt in die Regel eingegeben werden. Wählen Sie im Dialogfeld Datenvalidierung von Excel Zulassen: Liste und geben Sie im Feld Quelle Folgendes ein:

Yes,No,Maybe

Trennen Sie die Elemente durch Kommas. Wählen Sie in Google Sheets Dropdown und geben Sie jede Option einzeln ein.

• Ideal für kleine Listen, die sich selten ändern.
• Nachteil: Um die Liste zu bearbeiten, müssen Sie die Regel erneut öffnen.

Bei längeren oder veränderlichen Listen können Sie die Quelle auf einen Zellbereich verweisen lassen. Geben Sie Ihre Optionen untereinander in eine Spalte ein, etwa in F2:F6, und legen Sie als Quelle der Validierung Folgendes fest:

=$F$2:$F$6

Wenn Sie nun die Zellen in Spalte F bearbeiten, wird das Dropdown-Menü sofort aktualisiert.

• Verwenden Sie absolute Bezüge, damit die Quelle unverändert bleibt.
• Wenn Sie möchten, können Sie die Optionszellen auf einer übersichtlichen Nachschlageregisterkarte aufbewahren.

Hier verbinden sich benannte Bereiche und Datenvalidierung auf besonders elegante Weise. Benennen Sie Ihren Optionsbereich RegionList und legen Sie anschließend als Quelle der Validierung einfach Folgendes fest:

=RegionList

Das Dropdown-Menü ist nun übersichtlich lesbar und leicht zu verwalten. Wer die Regel überprüft, sieht einen aussagekräftigen Namen statt einer kryptischen Zelladresse.

• Funktioniert in Excel und Google Sheets auf die gleiche Weise.
• Der Name und das Dropdown-Menü bleiben synchron.

Stellen Sie sich eine Aufgabenübersicht vor. Führen Sie auf einer Hilfsregisterkarte in A1:A4 die Statuswerte Offen, In Bearbeitung, Blockiert und Erledigt auf. Benennen Sie diesen Bereich StatusList.

Wählen Sie Ihre Statusspalte aus, öffnen Sie die Datenvalidierung, wählen Sie Liste und legen Sie als Quelle =StatusList fest.

Jede Statuszelle bietet nun dieselben vier eindeutigen Auswahlmöglichkeiten. Berichte und COUNTIF-Formeln, die jeden Status zählen, übersehen dadurch nie einen falsch geschriebenen Eintrag.

Wenn Sie Ihrer Quellliste eine neue Option hinzufügen, wird sie von einem festen Bereich wie =$F$2:$F$6 nicht erfasst. Zwei Lösungen sorgen dafür, dass das Dropdown-Menü mitwächst:

• Wandeln Sie die Quelle in eine Excel-Tabelle um und benennen Sie die Spalte — Tabellen werden automatisch erweitert.
• Oder definieren Sie mithilfe einer Überlauffunktion wie =A2# in neueren Excel-Versionen einen dynamischen benannten Bereich.

In Google Sheets erfasst eine Quelle, die auf eine vollständige Spalte wie F2:F verweist, auch zukünftige Ergänzungen.

Eine abhängige Dropdown-Liste zeigt je nach Inhalt einer anderen Zelle unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten an. Wählen Sie in einer Zelle ein Land aus, und das Dropdown-Menü für die Städte zeigt nur die Städte dieses Landes.

Der klassische Excel-Trick besteht darin, jede Unterliste passend zu einer Kategorie zu benennen und dann INDIRECT als Quelle zu verwenden:

=INDIRECT(A2)

Wenn A2 den Wert France enthält und ein benannter Bereich namens France die Städte dieses Landes auflistet, passt sich das Dropdown-Menü an. Das ist fortgeschritten, aber leistungsstark.

Standardmäßig können Nutzerinnen und Nutzer bei einer Listenregel weiterhin Werte manuell eingeben. Sie legen fest, ob dies zulässig ist:

• In Excel lehnt die auf Stopp gesetzte Fehlermeldung alle Werte ab, die nicht in der Liste enthalten sind.
• Wenn Sie Warnungen zulassen, können Nutzerinnen und Nutzer das Dropdown-Menü umgehen.
• Wählen Sie in Google Sheets Eingabe ablehnen, um die Liste strikt durchzusetzen.

Für übersichtliche Berichte sollten Sie die strenge Option wählen, damit nur aufgelistete Werte eingegeben werden können.

Der kleine Pfeil erscheint nur, wenn die Zelle ausgewählt ist, und nur dann, wenn Dropdown-Liste in der Zelle aktiviert ist (Excel) oder der Dropdown-Stil eingeschaltet ist (Sheets).

• Wenn kein Pfeil angezeigt wird, öffnen Sie die Regel erneut und aktivieren Sie die Option für das Dropdown-Menü in der Zelle.
• In Sheets können Sie zwischen einem Pfeil-Chip und einer einfachen Datenvalidierung wählen.

Diese Einstellung steuert nur die Darstellung. Die zugrunde liegende Regel für zulässige Werte bleibt in beiden Fällen gleich.

Da das Dropdown-Menü von =RegionList gesteuert wird, ist die Pflege einfach:

• Fügen Sie in den Zellen des benannten Bereichs Regionen hinzu oder entfernen Sie sie.
• Wenn sich die Größe des Bereichs geändert hat, aktualisieren Sie den benannten Bereich im Namens-Manager (oder verwenden Sie eine Tabelle, um dies zu vermeiden).
• Bereits vorhandene Zellen behalten ihre Werte, auch wenn Sie die Liste später bearbeiten.

Eine benannte Quelle versorgt jedes Dropdown-Menü, das auf sie verweist — einmal ändern, überall aktualisieren.

Dropdown-Listen werden noch nützlicher, wenn sie mit Nachschlageformeln kombiniert werden. Wählen Sie in A2 eine Region aus dem Dropdown-Menü aus und schlagen Sie anschließend deren Umsatzwerte nach:

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

Da das Dropdown-Menü garantiert, dass A2 immer eine gültige Region enthält, schlägt die Suche wegen eines Tippfehlers nie fehl.

• Das Dropdown-Menü steuert die Eingabe.
• Die Nachschlageformel reagiert auf die Auswahl.

Diese Kombination bildet das Herzstück interaktiver, formelgesteuerter Berichte.

Sie haben für Ihre Optionen den benannten Bereich RegionList erstellt. Wie muss die Quelle der Datenvalidierung vom Typ Liste lauten, um daraus ein Dropdown-Menü zu erstellen?

Sie haben gelernt, Dropdown-Listen zu erstellen, die Ihre Daten sauber halten:

• Verwenden Sie eine Validierungsregel vom Typ Liste mit direkt eingegebenen Elementen, einem Zellbereich oder einem benannten Bereich.
• Steuern Sie ein Dropdown-Menü mit =RegionList, damit es übersichtlich und leicht zu pflegen ist.
• Lassen Sie Listen mithilfe von Tabellen oder Quellen mit vollständigen Spalten wachsen.
• Verwenden Sie Fehlermeldungen vom Typ Stopp, um ausschließlich aufgelistete Werte zuzulassen.

Sie haben den Abschnitt „Benannte Bereiche und Datenvalidierung“ abgeschlossen — mit übersichtlicheren Formeln und kontrollierten, zuverlässigen Eingaben.