Creación y uso de rangos con nombre

Un rango con nombre le permite asignar una etiqueta descriptiva a una celda o a un bloque de celdas. En lugar de recordar que las cifras de ventas se encuentran en B2:B13, puede llamar simplemente Sales a esa área.

Una vez que un rango tiene un nombre, puede usarlo en cualquier lugar donde normalmente escribiría la dirección. Sus fórmulas se leen como lenguaje natural y dejan de fallar cuando mueve los datos.

• =SUM(B2:B13) se convierte en =SUM(Sales)
• Los nombres funcionan tanto en Excel como en Google Sheets

Los rangos con nombre resuelven tres problemas cotidianos:

• Legibilidad — =Revenue-Costs es mucho más claro de inmediato que =C2-C3.
• Fiabilidad — el nombre sigue a los datos, por lo que insertar filas encima no hará que la fórmula apunte a las celdas equivocadas.
• Reutilización — escriba un solo nombre en varias fórmulas en lugar de volver a escribir una dirección larga.

Para una tasa impositiva almacenada en una celda, un nombre como TaxRate hace que cada fórmula se explique por sí sola.

La forma más rápida de hacerlo en Excel es usar el Cuadro de nombres — el pequeño cuadro situado a la izquierda de la barra de fórmulas, que normalmente muestra la dirección de la celda activa.

• Seleccione las celdas a las que desea asignar un nombre, por ejemplo B2:B13.
• Haga clic dentro del Cuadro de nombres.
• Escriba un nombre como Sales y pulse Intro.

Eso es todo. El rango ya tiene un nombre y está listo para usarse en cualquier fórmula del libro.

Google Sheets utiliza un menú en lugar del Cuadro de nombres.

• Seleccione las celdas, como B2:B13.
• Abra el menú Datos y seleccione Rangos con nombre.
• Escriba un nombre en el panel lateral y haga clic en Listo.

El panel también muestra todos los nombres que ha creado, por lo que puede editarlos o eliminarlos más adelante. El resultado es idéntico al de Excel: ahora puede escribir =SUM(Sales).

Tanto Excel como Sheets aplican algunas reglas para los nombres. Téngalas en cuenta para evitar errores:

• Comience con una letra o un guion bajo, nunca con un número.
• No use espacios — use Unit_Price o UnitPrice en lugar de Unit Price.
• Un nombre no puede parecer una dirección de celda, por lo que Q1 se rechaza, pero Quarter1 funciona.
• Los nombres no distinguen entre mayúsculas y minúsculas: sales y Sales apuntan al mismo rango.

Imagine una hoja en la que la columna B contiene las ventas mensuales y ha asignado el nombre Sales al rango B2:B13.

Ahora los totales y los promedios son fáciles de calcular y de leer:

• Ventas totales: =SUM(Sales)
• Promedio mensual: =AVERAGE(Sales)
• Mejor mes: =MAX(Sales)

Cualquiera que abra el archivo entiende estas fórmulas de un vistazo, incluso sin ver las direcciones subyacentes.

Un rango con nombre suele tener un ámbito de libro, lo que significa que funciona desde cualquier pestaña. Si sus datos se encuentran en una hoja llamada Data, puede escribir una fórmula en una pestaña Summary sin escribir el nombre de la hoja.

Compare los dos enfoques:

• Sin nombre: =SUM(Data!B2:B13)
• Con nombre: =SUM(Sales)

El nombre oculta la referencia a la hoja, por lo que las fórmulas de resumen se mantienen breves y limpias.

Los rangos con nombre resultan especialmente útiles cuando las fórmulas se hacen más largas. Suponga que Revenue y Costs apuntan cada uno a un rango de valores. Una fórmula del margen de beneficio se lee como una frase:

=(SUM(Revenue)-SUM(Costs))/SUM(Revenue)

También puede combinar nombres con funciones condicionales, por ejemplo, para totalizar las ventas de una región:

• =SUMIF(Region,"East",Sales)

Aquí, Region y Sales son rangos con nombre de la misma longitud.

Los nombres no son permanentes. En Excel, abra el Administrador de nombres desde la pestaña Fórmulas para cambiar el nombre de un rango, modificar las celdas que abarca o eliminarlo por completo.

En Google Sheets, los mismos controles se encuentran en el panel lateral Rangos con nombre, dentro del menú Datos.

• Al cambiar las celdas, se actualizan todas las fórmulas que usan el nombre.
• Eliminar un nombre convierte sus fórmulas en errores #NAME?, por lo que debe actualizarlas primero.

Si ve #NAME? en una celda, la hoja de cálculo no reconoce el nombre que ha escrito. Estas son algunas causas habituales:

• Un error tipográfico — escribió Sale, pero el rango es Sales.
• El nombre se eliminó o nunca se creó.
• Se introdujo un espacio adicional, como en =SUM( Sales ), y la fórmula quedó escrita incorrectamente.

Abra el Administrador de nombres para comprobar la ortografía exacta y, después, corrija la fórmula. El error desaparece en cuanto se resuelve el nombre.

Algunos hábitos ayudan a que los rangos con nombre sean útiles en lugar de confusos:

• Use nombres descriptivos como QuarterlySales, no Range1.
• Mantenga un estilo de nombres coherente, como PascalCase en todo el libro.
• Asigne nombres a los rangos que reutilice con frecuencia, no a todas las celdas.
• Documente los nombres en el Administrador de nombres para que sus compañeros de equipo los entiendan.

Los nombres bien elegidos convierten un libro críptico en uno que prácticamente se explica por sí solo.

Ha asignado el nombre Sales al rango B2:B13. ¿Qué fórmula lo totaliza correctamente?

Ha aprendido que un rango con nombre asigna una etiqueta a una o más celdas para que las fórmulas sean claras y soporten cambios en la distribución.

• Cree nombres con el Cuadro de nombres (Excel) o mediante Datos > Rangos con nombre (Sheets).
• Siga las reglas: comience con una letra, no use espacios y no utilice un nombre que parezca una celda.
• Use los nombres en cualquier lugar donde escribiría una dirección, incluso entre hojas.
• Administre los nombres en el Administrador de nombres y esté atento a los errores tipográficos #NAME?.

A continuación, asignará nombres a valores fijos y fórmulas reutilizables.