Eingaben mit Datenüberprüfung begrenzen

Datenvalidierung legt Regeln dafür fest, was eine Zelle akzeptiert. Statt darauf zu vertrauen, dass Nutzerinnen und Nutzer das Richtige eingeben, erzwingt die Tabellenkalkulation diese Regeln.

Sie können festlegen, dass eine Zelle nur ganze Zahlen, nur Datumswerte innerhalb eines Bereichs oder nur Werte aus einer genehmigten Liste enthalten darf.

• Erkennt Tippfehler, bevor sie Ihre Daten verunreinigen.
• Unterstützt Nutzerinnen und Nutzer mit Hinweisen und Warnmeldungen.
• Funktioniert sowohl in Excel als auch in Google Sheets.

Die Funktion befindet sich in den beiden Programmen an etwas unterschiedlichen Stellen.

• Excel: Wählen Sie die Zellen aus, wechseln Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie auf Datenvalidierung.
• Google Sheets: Wählen Sie die Zellen aus, wählen Sie anschließend Daten > Datenvalidierung und klicken Sie auf Regel hinzufügen.

In beiden Programmen wird ein Bereich geöffnet, in dem Sie den Regeltyp auswählen, seine Grenzen festlegen und bestimmen, was bei der Eingabe ungültiger Daten geschehen soll.

Eine häufig verwendete Regel beschränkt eine Zelle auf Zahlen. Wählen Sie im Dialogfeld von Excel Ganze Zahl oder Dezimal und legen Sie anschließend Bedingungen wie zwischen 1 und 100 fest.

Wenn nun jemand abc oder 150 eingibt, wird die Eingabe abgelehnt.

• Verwenden Sie Ganze Zahl für Zählwerte und Mengen.
• Verwenden Sie Dezimal für Preise oder Prozentsätze.
• Zu den Operatoren gehören zwischen, größer als und gleich.

Sie können eine Zelle auch auf gültige Datumswerte innerhalb eines Zeitraums beschränken. Wählen Sie die Regel Datum und legen Sie beispielsweise fest, dass die Datumswerte zwischen heute und dem Jahresende liegen müssen.

Das ist ideal für Buchungsübersichten oder Fristen, bei denen vergangene Datumswerte keinen Sinn ergeben.

• Lehnen Sie Datumswerte vor =TODAY() ab, um Rückdatierungen zu verhindern.
• Kombinieren Sie ein Anfangs- und ein Enddatum, um einen Projektzeitraum durchzusetzen.

Die Tabellenkalkulation prüft jeden Eintrag automatisch anhand der Regel.

Die Validierung kann auch Texte schützen. Excel bietet die Regel Textlänge, die sich für Felder wie einen zweibuchstabigen Ländercode oder eine ID mit fester Länge eignet.

• Fordern Sie für Bundesstaatenkürzel eine Länge gleich 2.
• Fordern Sie für kurze Notizen eine Länge kleiner oder gleich 50.

Alles außerhalb der festgelegten Grenze wird abgelehnt. So bleiben Ihre Spalten einheitlich und nachgelagerte Formeln vorhersehbar.

Wenn die integrierten Regeln nicht ausreichen, verwenden Sie eine Regel Benutzerdefiniert (Excel) oder Benutzerdefinierte Formel ist (Sheets). Sie schreiben eine Formel, die für eine zulässige Eingabe TRUE ergeben muss.

Um beispielsweise Text in Zelle A2 vollständig in Großbuchstaben zu erzwingen:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Wenn der eingegebene Wert nicht vollständig aus Großbuchstaben besteht, gibt die Formel FALSE zurück und die Eingabe wird blockiert.

Eine beliebte benutzerdefinierte Regel verhindert doppelte Einträge in einer Spalte. Wählen Sie A2:A100 aus und verwenden Sie eine benutzerdefinierte Formel:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Das bedeutet: Der gerade eingegebene Wert darf im Bereich nur einmal vorkommen. Wenn er bereits vorhanden ist, beträgt die Anzahl 2 und die Regel schlägt fehl.

• Ideal für eindeutige IDs, E-Mail-Adressen oder Rechnungsnummern.
• Beachten Sie den absoluten Bereich und den relativen Bezug A2.

In Excel können Sie eine Eingabemeldung — eine kleine QuickInfo anzeigen, die beim Auswählen der Zelle erscheint, bevor jemand eine Eingabe macht.

Verwenden Sie sie, um die Regel in verständlicher Sprache zu erklären, etwa: Geben Sie eine ganze Zahl von 1 bis 100 ein.

• Unterstützt Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig.
• Verringert abgelehnte Eingaben und Frustration.

Google Sheets bietet eine ähnliche Unterstützung über den Hilfetext zur Validierung der Regel.

Wenn Daten gegen eine Regel verstoßen, legt die Registerkarte Fehlermeldung in Excel fest, wie streng vorgegangen wird:

• Stopp — lehnt die Eingabe vollständig ab.
• Warnung — weist darauf hin, lässt die Nutzerin oder den Nutzer aber fortfahren.
• Information — informiert lediglich darüber.

Google Sheets bietet eine ähnliche Auswahl: Eingabe ablehnen oder Warnung anzeigen. Wählen Sie Stopp, wenn fehlerhafte Daten nicht akzeptabel sind, und Warnung, wenn eine eigene Einschätzung zulässig ist.

Regeln können jederzeit überprüft oder gelöscht werden.

• Wählen Sie in Excel die Zellen aus und öffnen Sie erneut Datenvalidierung. Klicken Sie auf Alle löschen, um die Regel zu entfernen.
• Das Excel-Tool Ungültige Daten einkreisen hebt vorhandene Werte hervor, die gegen eine neu hinzugefügte Regel verstoßen.
• Öffnen Sie in Sheets Datenvalidierung und löschen Sie die Regel im Bereich.

Beachten Sie, dass die Validierung nur neue Einträge prüft, sofern Sie ältere Einträge nicht zusätzlich kontrollieren.

Ein weiterer Regeltyp verdient Erwähnung, weil er zur nächsten Lektion führt: die Regel Liste.

Statt beliebige Zahlen oder Datumswerte zu akzeptieren, beschränkt eine Listenregel eine Zelle auf eine bestimmte Auswahl, etwa Open, Closed oder Pending.

• Sie bildet die Grundlage eines Dropdown-Menüs.
• Sie können die Auswahlmöglichkeiten eingeben oder auf einen Zellbereich verweisen.

In der nächsten Lektion erstellen Sie daraus ein ansprechend gestaltetes Dropdown-Menü.

Sie möchten, dass eine Spalte einen Wert ablehnt, der bereits an anderer Stelle in der Spalte vorkommt. Welche benutzerdefinierte Validierungsformel erledigt dies für Zelle A2 im Bereich A2:A100?

Sie haben gelernt, Eingaben mit der Datenvalidierung zu steuern:

• Öffnen Sie sie über die Registerkarte Daten (Excel) oder über Daten > Datenvalidierung (Sheets).
• Beschränken Sie Eingaben auf ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datumswerte oder eine bestimmte Textlänge.
• Schreiben Sie für anspruchsvollere Regeln benutzerdefinierte Formeln wie =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1.
• Fügen Sie Eingabemeldungen hinzu und wählen Sie bei Fehlern Stopp oder Warnung.

Als Nächstes erstellen Sie benutzerfreundliche Dropdown-Listen, die von einem benannten Bereich gespeist werden.