Tworzenie i używanie nazwanych zakresów

Nazwany zakres pozwala nadać przyjazną nazwę komórce lub blokowi komórek. Zamiast zapamiętywać, że dane dotyczące sprzedaży znajdują się w komórkach B2:B13, można po prostu nazwać ten obszar Sales.

Po nadaniu zakresowi nazwy można używać jej wszędzie tam, gdzie zwykle wpisuje się adres. Formuły stają się czytelne jak zwykłe zdania i nie przestają działać po przeniesieniu danych.

• =SUM(B2:B13) zmienia się w =SUM(Sales)
• nazwy działają zarówno w Excelu, jak i w Google Sheets

Nazwane zakresy rozwiązują trzy codzienne problemy:

• Czytelność — =Revenue-Costs jest od razu bardziej zrozumiałe niż =C2-C3.
• Niezawodność — nazwa podąża za danymi, więc wstawienie wierszy powyżej nie spowoduje wskazania przez formułę niewłaściwych komórek.
• Ponowne użycie — w wielu formułach można wpisywać jedną nazwę zamiast za każdym razem ponownie wpisywać długi adres.

W przypadku stawki podatku przechowywanej w jednej komórce nazwa taka jak TaxRate sprawia, że każda formuła sama wyjaśnia swoje znaczenie.

Najszybciej w Excelu można to zrobić za pomocą Pola nazwy — małego pola po lewej stronie paska formuły, które zwykle wyświetla adres aktywnej komórki.

• Proszę zaznaczyć komórki, którym chce się nadać nazwę, na przykład B2:B13.
• Proszę kliknąć Pole nazwy.
• Proszę wpisać nazwę, na przykład Sales, i nacisnąć Enter.

To wszystko. Zakres ma teraz nazwę i można go używać w dowolnej formule w całym skoroszycie.

Google Sheets korzysta z menu zamiast z Pola nazwy.

• Proszę zaznaczyć komórki, na przykład B2:B13.
• Proszę otworzyć menu Dane i wybrać Nazwane zakresy.
• Proszę wpisać nazwę w panelu bocznym i kliknąć Gotowe.

Panel zawiera również listę wszystkich utworzonych nazw, więc można je później edytować lub usuwać. Rezultat jest taki sam jak w Excelu: można teraz wpisać =SUM(Sales).

Zarówno Excel, jak i Sheets wymuszają przestrzeganie kilku zasad nadawania nazw. Warto o nich pamiętać, aby uniknąć błędów:

• Nazwa powinna zaczynać się od litery lub podkreślenia, nigdy od cyfry.
• Bez spacji — zamiast Unit Price należy użyć Unit_Price lub UnitPrice.
• Nazwa nie może wyglądać jak adres komórki, dlatego Q1 zostanie odrzucona, ale Quarter1 jest poprawna.
• Wielkość liter w nazwach nie ma znaczenia: sales i Sales wskazują ten sam zakres.

Załóżmy, że w arkuszu kolumna B zawiera miesięczne dane dotyczące sprzedaży, a zakresowi B2:B13 nadano nazwę Sales.

Sumy i średnie można teraz obliczać bez wysiłku, a formuły są łatwe do odczytania:

• Łączna sprzedaż: =SUM(Sales)
• Średnia miesięczna: =AVERAGE(Sales)
• Najlepszy miesiąc: =MAX(Sales)

Każdy, kto otworzy plik, zrozumie te formuły na pierwszy rzut oka, nawet bez znajomości adresów komórek.

Nazwany zakres ma zwykle zasięg skoroszytu, co oznacza, że działa z dowolnej karty. Jeśli dane znajdują się w arkuszu o nazwie Data, można napisać formułę na karcie Summary bez wpisywania nazwy arkusza.

Proszę porównać oba podejścia:

• Bez nazwy: =SUM(Data!B2:B13)
• Z nazwą: =SUM(Sales)

Nazwa ukrywa odwołanie do arkusza, dzięki czemu formuły podsumowania pozostają krótkie i przejrzyste.

Nazwane zakresy pokazują swoją wartość, gdy formuły stają się dłuższe. Załóżmy, że Revenue i Costs wskazują zakresy wartości. Formuła marży zysku wygląda wtedy jak zdanie:

=(SUM(Revenue)-SUM(Costs))/SUM(Revenue)

Nazwy można również łączyć z funkcjami warunkowymi, na przykład aby zsumować sprzedaż dla określonego regionu:

• =SUMIF(Region,"East",Sales)

W tym przypadku Region i Sales są nazwanymi zakresami o tej samej długości.

Nazwy nie są nadawane na zawsze. W Excelu należy otworzyć Menedżera nazw na karcie Formuły, aby zmienić nazwę zakresu, zmienić zakres obejmowanych przez niego komórek lub całkowicie go usunąć.

W Google Sheets te same elementy sterujące znajdują się w panelu bocznym Nazwane zakresy, dostępnym z menu Dane.

• Zmiana komórek aktualizuje każdą formułę korzystającą z danej nazwy.
• Usunięcie nazwy zamienia korzystające z niej formuły w błędy #NAME?, dlatego najpierw należy je zaktualizować.

Jeśli w komórce pojawi się #NAME?, arkusz kalkulacyjny nie rozpoznaje wpisanej nazwy. Typowe przyczyny to:

• Literówka — wpisano Sale, ale zakres nosi nazwę Sales.
• Nazwa została usunięta albo nigdy jej nie utworzono.
• Do formuły wkradła się spacja lub inny błąd, na przykład =SUM( Sales ).

Proszę otworzyć Menedżera nazw, aby sprawdzić dokładną pisownię, a następnie poprawić formułę. Błąd zniknie, gdy tylko nazwa zostanie rozpoznana.

Kilka nawyków sprawia, że nazwane zakresy pozostają pomocne, a nie wprowadzają zamieszania:

• Proszę używać opisowych nazw, takich jak QuarterlySales, zamiast Range1.
• Proszę zachować spójny styl nazewnictwa, na przykład wszędzie stosować PascalCase.
• Proszę nadawać nazwy zakresom używanym często, a nie każdej pojedynczej komórce.
• Proszę dokumentować nazwy w Menedżerze nazw, aby współpracownicy mogli je zrozumieć.

Dobrze dobrane nazwy zmieniają nieczytelny skoroszyt w taki, który niemal sam się objaśnia.

Zakresowi B2:B13 nadano nazwę Sales. Która formuła poprawnie oblicza jego sumę?

Poznali Państwo zasadę, że nazwany zakres nadaje etykietę jednej lub większej liczbie komórek, dzięki czemu formuły są czytelne i działają mimo zmian układu arkusza.

• Nazwy tworzy się za pomocą Pola nazwy (Excel) lub polecenia Dane > Nazwane zakresy (Sheets).
• Należy przestrzegać zasad: nazwa powinna zaczynać się od litery, nie może zawierać spacji ani przypominać adresu komórki.
• Nazw można używać wszędzie tam, gdzie wpisuje się adres, także w odwołaniach między arkuszami.
• Nazwami zarządza się w Menedżerze nazw; należy uważać na literówki powodujące błąd #NAME?.

W następnej części poznają Państwo sposoby nadawania nazw stałym wartościom i formułom wielokrotnego użytku.