Adlandırılmış Aralıklar Oluşturma ve Kullanma

Bir adlandırılmış aralık, bir hücreye veya hücre bloğuna anlaşılır bir etiket vermenizi sağlar. Satış rakamlarınızın B2:B13 aralığında bulunduğunu hatırlamak yerine, bu alanı kısaca Sales olarak adlandırabilirsiniz.

Bir aralığın adı olduktan sonra, hücre adresini normalde nereye yazıyorsanız orada bu adı kullanabilirsiniz. Formülleriniz sade bir dille yazılmış gibi okunur ve verileri taşıdığınızda bozulmaz.

• =SUM(B2:B13) ifadesi =SUM(Sales) olur
• Adlar hem Excel'de hem de Google E-Tablolar'da çalışır

Adlandırılmış aralıklar günlük hayattaki üç sorunu çözer:

• Okunabilirlik — =Revenue-Costs, =C2-C3 ifadesinden çok daha anlaşılırdır.
• Güvenilirlik — ad verilerin peşinden gider; bu nedenle üst tarafa satır eklediğinizde formül yanlış hücreleri göstermez.
• Yeniden kullanım — uzun bir adresi tekrar tekrar yazmak yerine birçok formülde tek bir ad kullanabilirsiniz.

Bir hücrede saklanan vergi oranı için TaxRate gibi bir ad kullanmak, her formülün ne yaptığını açıkça gösterir.

Excel'de en hızlı yöntem, formül çubuğunun solunda bulunan ve normalde etkin hücrenin adresini gösteren küçük kutu olan Ad Kutusu'nu kullanmaktır.

• Adlandırmak istediğiniz hücreleri seçin; örneğin B2:B13.
• Ad Kutusu'nun içine tıklayın.
• Sales gibi bir ad yazın ve Enter'a basın.

Hepsi bu kadar. Aralığa artık ad verilmiştir ve çalışma kitabının tamamındaki her formülde kullanıma hazırdır.

Google E-Tablolar, Ad Kutusu yerine bir menü kullanır.

• B2:B13 gibi hücrelerinizi seçin.
• Veri menüsünü açın ve Adlandırılmış aralıklar'ı seçin.
• Yan panelde bir ad yazın ve Bitti'ye tıklayın.

Panelde oluşturduğunuz tüm adlar da listelenir; böylece bunları daha sonra düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Sonuç Excel'dekiyle aynıdır: artık =SUM(Sales) yazabilirsiniz.

Hem Excel hem de Google E-Tablolar birkaç adlandırma kuralını zorunlu kılar. Hataları önlemek için şunları aklınızda bulundurun:

• Bir harf veya alt çizgiyle başlayın; hiçbir zaman sayıyla başlamayın.
• Boşluk kullanmayın — Unit Price yerine Unit_Price veya UnitPrice kullanın.
• Bir ad hücre adresine benzeyemez; bu nedenle Q1 reddedilir, ancak Quarter1 çalışır.
• Adlar büyük-küçük harfe duyarlı değildir: sales ve Sales aynı aralığı gösterir.

B sütununun aylık satışları içerdiği ve B2:B13 aralığını Sales olarak adlandırdığınız bir sayfa düşünün.

Artık toplamları ve ortalamaları hesaplamak zahmetsiz ve okunaklıdır:

• Toplam satış: =SUM(Sales)
• Aylık ortalama: =AVERAGE(Sales)
• En iyi ay: =MAX(Sales)

Dosyayı açan herkes, altta yatan adresleri görmeden bile bu formülleri bir bakışta anlayabilir.

Adlandırılmış bir aralık genellikle çalışma kitabı kapsamına sahiptir; yani herhangi bir sekmeden çalışır. Verileriniz Data adlı bir sayfadaysa, sayfa adını yazmadan Summary sekmesinde bir formül yazabilirsiniz.

İki yaklaşımı karşılaştırın:

• Ad olmadan: =SUM(Data!B2:B13)
• Adla: =SUM(Sales)

Ad, sayfa başvurusunu gizler; böylece özet formülleriniz kısa ve düzenli kalır.

Formüller uzadığında adlandırılmış aralıklar özellikle kullanışlıdır. Revenue ve Costs değer aralıklarını gösteriyor olsun. Kâr marjı formülü bir cümle gibi okunur:

=(SUM(Revenue)-SUM(Costs))/SUM(Revenue)

Adları, bölgeye göre satışları toplamak gibi koşullu işlevlerle de kullanabilirsiniz:

• =SUMIF(Region,"East",Sales)

Burada Region ve Sales, uzunlukları eşit olan iki adlandırılmış aralıktır.

Adlar kalıcı değildir. Excel'de bir aralığın adını değiştirmek, kapsadığı hücreleri değiştirmek veya aralığı tamamen silmek için Formüller sekmesinden Ad Yöneticisi'ni açın.

Google E-Tablolar'da aynı denetimler, Veri menüsünün altındaki Adlandırılmış aralıklar yan panelinde bulunur.

• Hücreleri değiştirdiğinizde, adı kullanan tüm formüller güncellenir.
• Bir adı silmek, onu kullanan formülleri #NAME? hatalarına dönüştürür; bu nedenle önce formülleri güncelleyin.

Bir hücrede #NAME? görüyorsanız, elektronik tablo yazdığınız adı tanımıyordur. Yaygın nedenler şunlardır:

• Bir yazım hatası — Sale yazmışsınızdır, ancak aralığın adı Sales'tir.
• Ad silinmiştir veya hiç oluşturulmamıştır.
• Araya bir boşluk girmiştir; örneğin =SUM( Sales ) yanlış yazılmıştır.

Ad Yöneticisi'ni açarak yazımın tam biçimini kontrol edin, ardından formülü düzeltin. Ad çözümlenir çözülmez hata ortadan kalkar.

Birkaç alışkanlık, adlandırılmış aralıkların kafa karıştırıcı olmak yerine yararlı kalmasını sağlar:

• Range1 yerine QuarterlySales gibi açıklayıcı adlar kullanın.
• Her yerde PascalCase kullanmak gibi tutarlı bir adlandırma biçimi benimseyin.
• Her hücreyi değil, sık sık yeniden kullandığınız aralıkları adlandırın.
• Ekip arkadaşlarınızın anlayabilmesi için adlarınızı Ad Yöneticisi'nde belgeleyin.

İyi seçilmiş adlar, anlaşılması güç bir çalışma kitabını neredeyse kendi kendini açıklayan bir çalışma kitabına dönüştürür.

Bir adlandırılmış aralığın, formüllerin anlaşılır olmasını ve düzen değişikliklerinden etkilenmemesini sağlamak için bir veya daha fazla hücreye etiket verdiğini öğrendiniz.

• Adları Ad Kutusu (Excel) veya Veri > Adlandırılmış aralıklar (Google E-Tablolar) ile oluşturun.
• Kurallara uyun: harfle başlayın, boşluk kullanmayın ve hücre adresine benzeyen adlar kullanmayın.
• Adları, sayfalar arasında bile, normalde adres yazacağınız her yerde kullanın.
• Adları Ad Yöneticisi'nde yönetin; #NAME? yazım hatalarına dikkat edin.

Sırada sabit değerleri ve yeniden kullanılabilir formülleri adlandıracaksınız.