Veri Doğrulamayla Girdiyi Sınırlama

Veri doğrulama bir hücrenin neleri kabul edeceğine ilişkin kurallar belirler. İnsanların doğru şeyi yazacağına güvenmek yerine, elektronik tablo bu kuralları uygular.

Bir hücrenin yalnızca tam sayıları, bir aralıktaki tarihleri veya onaylanmış bir listedeki değerleri kabul etmesini sağlayabilirsiniz.

• Yazım hatalarını verilerinizi bozmadan önce yakalar.
• İpuçları ve uyarı iletileriyle kullanıcılara yol gösterir.
• Hem Excel'de hem Google Sheets'te çalışır.

Özellik, her programda biraz farklı bir yerde bulunur.

• Excel: Hücreleri seçin, Veri sekmesine gidin ve Veri Doğrulama'ya tıklayın.
• Google Sheets: Hücreleri seçin, ardından Veri > Veri doğrulama'yı seçin ve Kural ekle'ye tıklayın.

Her ikisi de kural türünü seçtiğiniz, sınırlarını belirlediğiniz ve biri geçersiz veri girdiğinde ne olacağına karar verdiğiniz bir panel açar.

Yaygın bir kural, bir hücreyi sayılarla sınırlar. Excel'in iletişim kutusunda Tam sayı veya Ondalık'ı seçin, ardından 1 ile 100 arasında olma gibi koşullar belirleyin.

Artık biri abc veya 150 yazarsa giriş reddedilir.

• Sayımlar ve miktarlar için Tam sayı'yı kullanın.
• Fiyatlar veya yüzdeler için Ondalık'ı kullanın.
• İşleçler arasında arasında, büyüktür ve eşittir bulunur.

Bir hücreyi belirli bir tarih aralığındaki geçerli tarihlerle de sınırlayabilirsiniz. Tarih kuralını seçin ve örneğin bugün ile yıl sonu arasındaki tarihleri ayarlayın.

Bu, geçmiş tarihlerin anlamlı olmadığı rezervasyon tabloları veya son tarihler için idealdir.

• Geçmiş tarihli girişleri engellemek için =TODAY() tarihinden önceki tarihleri reddedin.
• Bir proje aralığını zorunlu kılmak için başlangıç ve bitiş tarihini birlikte kullanın.

Elektronik tablo, her girişi otomatik olarak kuralla karşılaştırır.

Doğrulama metinleri de denetleyebilir. Excel, iki harfli ülke kodu veya sabit uzunlukta bir ID gibi alanlar için kullanışlı bir Metin uzunluğu kuralı sunar.

• Eyalet kodları için uzunluğun 2'ye eşit olmasını zorunlu kılın.
• Kısa notlar için uzunluğun 50'den küçük veya eşit olmasını zorunlu kılın.

Sınırın dışında kalan her şey reddedilir; böylece sütunlarınız tutarlı, sonraki aşamalarda kullanılan formülleriniz öngörülebilir kalır.

Yerleşik kuralların ifade edemediği durumlar için Özel kuralı (Excel) veya Özel formül (Sheets) seçeneğini kullanın. Girdinin kabul edilebilmesi için TRUE olarak sonuçlanması gereken bir formül yazarsınız.

Örneğin, A2 hücresindeki metni büyük harfe zorlamak için:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Yazılan değer tamamen büyük harflerden oluşmuyorsa formül FALSE döndürür ve giriş engellenir.

Yaygın bir özel kural, bir sütundaki yinelenen girişleri engeller. A2:A100 aralığını seçin ve şu özel formülü kullanın:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Bu şu anlama gelir: yeni yazılan değer aralıkta yalnızca bir kez görünmelidir. Değer zaten varsa, sayı 2 olur ve kural başarısız olur.

• Benzersiz ID'ler, e-posta adresleri veya fatura numaraları için idealdir.
• Mutlak aralığa ve göreli A2'ye dikkat edin.

Excel, biri yazmaya başlamadan önce hücre seçildiğinde görünen küçük bir araç ipucu olan bir Girdi İletisi göstermenize olanak tanır.

Kuralı yalın bir dille açıklamak için bunu kullanın; örneğin 1 ile 100 arasında bir tam sayı girin.

• Kullanıcılara önceden yol gösterir.
• Reddedilen girişleri ve hayal kırıklığını azaltır.

Google Sheets, kuraldaki doğrulama yardım metni aracılığıyla benzer bir yönlendirme sunar.

Veri bir kuralı ihlal ettiğinde, Excel'in Hata Uyarısı sekmesi ne kadar katı olunacağını belirler:

• Durdur — girişi tamamen reddeder.
• Uyarı — girişi işaretler ancak kullanıcının devam etmesine izin verir.
• Bilgi — yalnızca kullanıcıyı bilgilendirir.

Google Sheets de benzer bir seçenek sunar: Girdiyi reddet veya Uyarı göster. Hatalı verinin kabul edilemeyeceği durumlarda Durdur'u, değerlendirme yapılmasına izin verilen durumlarda Uyarı'yı seçin.

Kurallar istendiği zaman incelenebilir veya temizlenebilir.

• Excel'de hücreleri seçin ve Veri Doğrulama'yı yeniden açın; kuralı kaldırmak için Tümünü Temizle'ye tıklayın.
• Excel'in Geçersiz Verileri Daire İçine Al aracı, yeni eklenen bir kuralı ihlal eden mevcut değerleri vurgular.
• Sheets'te Veri doğrulama'yı açın ve kuralı panelden silin.

Eski girdileri denetlemediğiniz sürece doğrulamanın yalnızca yeni girdileri kontrol ettiğini unutmayın.

Bir kural türünden daha söz etmek gerekir; çünkü bu tür bir sonraki derse geçiş sağlar: Liste kuralı.

Herhangi bir sayı veya tarihi kabul etmek yerine, Liste kuralı bir hücreyi Open, Closed veya Pending gibi belirli seçeneklerden oluşan bir kümeyle sınırlar.

• Açılır menünün temelini oluşturur.
• Seçenekleri yazabilir veya bir hücre aralığına başvurabilirsiniz.

Bir sonraki derste bunu özenli bir açılır listeye dönüştüreceksiniz.

Bir sütunun, sütunda başka bir yerde zaten bulunan bir değeri reddetmesini istiyorsunuz. A2 hücresi için A2:A100 aralığında bunu yapan özel doğrulama formülü hangisidir?

Veri doğrulamayla girdiyi denetlemeyi öğrendiniz:

• Excel'de Veri sekmesi veya Sheets'te Veri > Veri doğrulama aracılığıyla açın.
• Tam sayılar, ondalık sayılar, tarihler veya metin uzunluğuyla sınırlandırın.
• Gelişmiş kurallar için =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 gibi özel formüller yazın.
• Girdi iletileri ekleyin ve hatalar için Durdur veya Uyarı seçeneklerinden birini belirleyin.

Sırada, adlandırılmış bir aralık tarafından desteklenen kullanıcı dostu açılır listeler oluşturacaksınız.