Restringindo entradas com validação de dados

Validação de dados define regras para o que uma célula aceitará. Em vez de confiar que as pessoas digitarão o valor correto, a planilha aplica a regra.

Você pode exigir que uma célula contenha apenas números inteiros, apenas datas dentro de um intervalo ou apenas valores de uma lista aprovada.

• Detecta erros de digitação antes que contaminem seus dados.
• Orienta os usuários com dicas e mensagens de aviso.
• Funciona tanto no Excel quanto no Google Sheets.

O recurso fica em locais um pouco diferentes em cada programa.

• Excel: selecione as células, acesse a guia Dados e clique em Validação de dados.
• Google Sheets: selecione as células, escolha Dados > Validação de dados e clique em Adicionar regra.

Ambos abrem um painel onde você escolhe o tipo de regra, define seus limites e decide o que acontece quando alguém insere dados inválidos.

Uma regra comum restringe uma célula a números. Na caixa de diálogo do Excel, escolha Número inteiro ou Decimal e defina condições como entre 1 e 100.

Agora, se alguém digitar abc ou 150, a entrada será rejeitada.

• Use Número inteiro para contagens e quantidades.
• Use Decimal para preços ou porcentagens.
• Os operadores incluem entre, maior que e igual a.

Você também pode limitar uma célula a datas válidas dentro de um período. Escolha a regra Data e defina, por exemplo, datas entre hoje e o fim do ano.

Isso é ideal para planilhas de reservas ou prazos em que datas passadas não fazem sentido.

• Rejeite datas anteriores a =TODAY() para impedir registros retroativos.
• Combine uma data inicial e uma data final para impor o período de um projeto.

A planilha verifica automaticamente cada entrada em relação à regra.

A validação também pode proteger textos. O Excel oferece uma regra de Comprimento do texto, útil para campos como um código de país com duas letras ou um ID de comprimento fixo.

• Exija um comprimento igual a 2 para códigos de estado.
• Exija um comprimento menor ou igual a 50 para observações curtas.

Qualquer valor fora do limite é recusado, mantendo suas colunas uniformes e suas fórmulas posteriores previsíveis.

Para qualquer condição que as regras integradas não consigam expressar, use uma regra Personalizada (Excel) ou A fórmula personalizada é (Sheets). Você escreve uma fórmula que deve resultar em TRUE para que a entrada seja permitida.

Por exemplo, para exigir texto em maiúsculas na célula A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Se o valor digitado não estiver todo em maiúsculas, a fórmula retornará FALSE e a entrada será bloqueada.

Uma regra personalizada bastante útil impede entradas duplicadas em uma coluna. Selecione A2:A100 e use uma fórmula personalizada:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Isso significa que o valor recém-digitado deve aparecer apenas uma vez no intervalo. Se ele já existir, a contagem será 2 e a regra falhará.

• É ideal para IDs exclusivos, e-mails ou números de faturas.
• Observe o intervalo absoluto e a referência relativa A2.

O Excel permite exibir uma Mensagem de entrada — uma pequena dica de ferramenta que aparece quando a célula é selecionada, antes que alguém digite.

Use-a para explicar a regra em linguagem simples, como Insira um número inteiro de 1 a 100.

• Orienta os usuários de forma proativa.
• Reduz entradas rejeitadas e frustrações.

O Google Sheets oferece uma orientação semelhante por meio do texto de ajuda da validação na regra.

Quando os dados violam uma regra, a guia Alerta de erro do Excel decide o nível de rigor:

• Parar — rejeita completamente a entrada.
• Aviso — sinaliza o problema, mas permite que o usuário prossiga.
• Informação — apenas notifica o usuário.

O Google Sheets oferece uma opção semelhante: Rejeitar a entrada ou Mostrar um aviso. Escolha Parar quando dados incorretos forem inaceitáveis e Aviso quando for permitido decidir caso a caso.

As regras podem ser revisadas ou limpas a qualquer momento.

• No Excel, selecione as células e reabra Validação de dados; clique em Limpar tudo para remover a regra.
• A ferramenta Circular dados inválidos do Excel destaca valores existentes que violam uma regra recém-adicionada.
• Nas Planilhas, abra Validação de dados e exclua a regra no painel.

Lembre-se de que a validação só verifica entradas novas, a menos que você audite as antigas.

Vale mencionar mais um tipo de regra, pois ele introduz a próxima lição: a regra Lista.

Em vez de aceitar qualquer número ou data, uma regra de lista limita uma célula a um conjunto de opções específicas, como Open, Closed ou Pending.

• Ela é a base de um menu suspenso.
• Você pode digitar as opções ou indicar um intervalo de células.

Na próxima lição, você transformará isso em um menu suspenso bem elaborado.

Você quer que uma coluna recuse um valor que já exista em outro local da própria coluna. Qual fórmula personalizada de validação faz isso para a célula A2 no intervalo A2:A100?

Você aprendeu a controlar as entradas com a validação de dados:

• Abra-a pela guia Dados (Excel) ou por Dados > Validação de dados (Sheets).
• Restrinja os valores a números inteiros, decimais, datas ou comprimentos de texto.
• Escreva fórmulas personalizadas, como =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1, para regras avançadas.
• Adicione mensagens de entrada e escolha Parar ou Aviso para erros.

Em seguida, você criará listas suspensas fáceis de usar, alimentadas por um intervalo nomeado.