تقييد الإدخال باستخدام التحقق من صحة البيانات

يضع التحقق من صحة البيانات قواعد لما يمكن للخلية قبوله. فبدلاً من الاعتماد على أن يكتب المستخدمون القيمة الصحيحة، يفرض جدول البيانات هذه القواعد.

يمكنك اشتراط أن تحتوي الخلية على أعداد صحيحة فقط، أو تواريخ ضمن نطاق معين، أو قيم من قائمة معتمدة.

• يكتشف الأخطاء المطبعية قبل أن تفسد بياناتك.
• يرشد المستخدمين من خلال التلميحات ورسائل التحذير.
• يعمل في كل من Excel وGoogle Sheets.

توجد هذه الميزة في مواضع مختلفة قليلًا في كل برنامج.

• Excel: حدّد الخلايا، وانتقل إلى علامة التبويب البيانات، ثم انقر على التحقق من صحة البيانات.
• Google Sheets: حدّد الخلايا، ثم اختر البيانات > التحقق من صحة البيانات وانقر على إضافة قاعدة.

يفتح كلا البرنامجين لوحة تختار فيها نوع القاعدة، وتحدّد حدودها، وتقرر ما يحدث عند إدخال بيانات غير صالحة.

تقيّد إحدى القواعد الشائعة الخلية بالأرقام. في مربع حوار Excel، اختر عدد صحيح أو عدد عشري، ثم حدّد شروطًا مثل بين 1 و100.

عندئذٍ، إذا كتب أحدهم abc أو 150، فسيُرفض الإدخال.

• استخدم عدد صحيح للعدّ والكميات.
• استخدم عدد عشري للأسعار أو النسب المئوية.
• تشمل العوامل: بين، وأكبر من، ويساوي.

يمكنك أيضًا قصر الخلية على تواريخ صالحة ضمن فترة زمنية. اختر قاعدة التاريخ وحدّد، على سبيل المثال، تواريخ بين اليوم ونهاية العام.

يُعد ذلك مثاليًا لجداول الحجوزات أو المواعيد النهائية التي لا تكون فيها التواريخ السابقة منطقية.

• ارفض التواريخ السابقة لـ =TODAY() لمنع إدخال تواريخ سابقة.
• اجمع بين تاريخَي البداية والنهاية لفرض فترة زمنية للمشروع.

يتحقق جدول البيانات تلقائيًا من كل إدخال مقارنةً بالقاعدة.

يمكن للتحقق من صحة البيانات حماية النصوص أيضًا. يوفر Excel قاعدة طول النص، وهي مفيدة لحقول مثل رمز بلد مكوّن من حرفين أو معرّف ثابت الطول.

• اشترط أن يكون الطول مساويًا لـ 2 لرموز الولايات.
• اشترط أن يكون الطول أقل من أو مساويًا لـ 50 للملاحظات القصيرة.

يُرفض كل ما يتجاوز الحد، مما يحافظ على اتساق أعمدتك ويجعل الصيغ اللاحقة قابلة للتنبؤ.

استخدم قاعدة مخصص (Excel) أو الصيغة المخصصة هي (Sheets) لأي شيء لا يمكن للقواعد المضمنة التعبير عنه. اكتب صيغة يجب أن تُقيّم إلى TRUE حتى يُسمح بالإدخال.

على سبيل المثال، لفرض كتابة النص بأحرف كبيرة في الخلية A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

إذا لم تكن القيمة المكتوبة بأحرف كبيرة بالكامل، فستُرجع الصيغة FALSE ويُحظر الإدخال.

تمنع إحدى القواعد المخصصة الشائعة إدخال قيم مكررة في عمود. حدّد النطاق A2:A100 واستخدم صيغة مخصصة:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

هذا يعني أن القيمة التي أُدخلت للتو يجب أن تظهر مرة واحدة فقط في النطاق. فإذا كانت موجودة مسبقًا، فسيكون العدد 2 وستفشل القاعدة.

• مفيدة جدًا للمعرّفات الفريدة أو عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الفواتير.
• لاحظ النطاق المطلق والمرجع النسبي A2.

يتيح لك Excel عرض رسالة إدخال — وهي تلميح صغير يظهر عند تحديد الخلية، قبل أن يكتب أحد فيها.

استخدمها لشرح القاعدة بلغة واضحة، مثل أدخل عددًا صحيحًا من 1 إلى 100.

• ترشد المستخدمين مسبقًا.
• تقلل من الإدخالات المرفوضة والإحباط.

يعرض Google Sheets إرشادًا مشابهًا من خلال نص المساعدة الخاص بالتحقق في القاعدة.

عندما تخالف البيانات قاعدةً ما، تحدد علامة تبويب تنبيه الخطأ في Excel مدى صرامة التحقق:

• إيقاف — يرفض الإدخال بالكامل.
• تحذير — يضع علامة عليه، لكنه يتيح للمستخدم المتابعة.
• معلومات — يكتفي بإخطار المستخدم.

يوفر Google Sheets خيارًا مشابهًا: رفض الإدخال أو إظهار تحذير. اختر إيقاف عندما تكون البيانات غير الصالحة غير مقبولة، واختر تحذير عندما يكون اتخاذ القرار متروكًا للمستخدم.

يمكن مراجعة القواعد أو مسحها في أي وقت.

• في Excel، حدّد الخلايا وأعد فتح التحقق من صحة البيانات؛ ثم انقر على مسح الكل لإزالة القاعدة.
• تُبرز أداة وضع دائرة حول البيانات غير الصالحة في Excel القيم الموجودة التي تخالف قاعدةً أُضيفت حديثًا.
• في Sheets، افتح التحقق من صحة البيانات واحذف القاعدة من اللوحة.

تذكّر أن التحقق لا يفحص سوى الإدخالات الجديدة، ما لم تراجع الإدخالات القديمة.

يستحق نوع آخر من القواعد الذكر لأنه يمهّد للدرس التالي: قاعدة القائمة.

بدلاً من قبول أي رقم أو تاريخ، تقصر قاعدة القائمة الخلية على مجموعة من الخيارات المحددة، مثل Open أو Closed أو Pending.

• وهي الأساس لإنشاء قائمة منسدلة.
• يمكنك كتابة الخيارات أو الإشارة إلى نطاق من الخلايا.

ستحوّل هذه القائمة إلى قائمة منسدلة متقنة في الدرس التالي.

تريد أن يرفض عمود قيمة موجودة مسبقًا في مكان آخر من العمود. ما صيغة التحقق المخصصة التي تحقق ذلك للخلية A2 ضمن النطاق A2:A100؟

لقد تعلمت التحكم في الإدخال باستخدام التحقق من صحة البيانات:

• افتحه من خلال علامة تبويب البيانات (Excel) أو البيانات > التحقق من صحة البيانات (Sheets).
• قيّد الإدخال بالأعداد الصحيحة أو العشرية أو التواريخ أو طول النص.
• اكتب صيغًا مخصصة مثل =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 للقواعد المتقدمة.
• أضف رسائل إدخال واختر إيقاف أو تحذير للأخطاء.

بعد ذلك ستنشئ قوائم منسدلة سهلة الاستخدام تعتمد على نطاق مسمى.