Restricción de entradas con validación de datos

La validación de datos establece reglas sobre lo que una celda puede aceptar. En lugar de confiar en que las personas escriban el valor correcto, la hoja de cálculo lo impone.

Puede exigir que una celda contenga únicamente números enteros, fechas dentro de un intervalo o valores de una lista aprobada.

• Detecta errores tipográficos antes de que contaminen los datos.
• Guía a los usuarios con sugerencias y mensajes de advertencia.
• Funciona tanto en Excel como en Google Sheets.

La función se encuentra en ubicaciones ligeramente diferentes en cada programa.

• Excel: seleccione las celdas, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.
• Google Sheets: seleccione las celdas, elija Datos > Validación de datos y haga clic en Añadir regla.

Ambos programas abren un panel donde puede elegir el tipo de regla, establecer sus límites y decidir qué ocurre cuando alguien introduce datos no válidos.

Una regla habitual restringe una celda a los números. En el cuadro de diálogo de Excel, elija Número entero o Decimal y, después, establezca condiciones como entre 1 y 100.

Si alguien escribe abc o 150, la entrada se rechaza.

• Use Número entero para recuentos y cantidades.
• Use Decimal para precios o porcentajes.
• Los operadores incluyen entre, mayor que e igual a.

También puede limitar una celda a fechas válidas dentro de un intervalo. Elija la regla Fecha y establezca, por ejemplo, fechas entre hoy y el final del año.

Esto resulta ideal para hojas de reservas o fechas límite en las que las fechas pasadas no tienen sentido.

• Rechace las fechas anteriores a =TODAY() para impedir que se introduzcan fechas anteriores.
• Combine una fecha de inicio y una fecha de finalización para imponer el intervalo de un proyecto.

La hoja de cálculo comprueba automáticamente cada entrada con respecto a la regla.

La validación también puede controlar el texto. Excel ofrece una regla de Longitud del texto, útil para campos como un código de país de dos letras o un identificador de longitud fija.

• Exija una longitud igual a 2 para los códigos de estado.
• Exija una longitud menor o igual que 50 para notas breves.

Cualquier valor que quede fuera del límite se rechaza, lo que mantiene uniformes las columnas y hace que las fórmulas posteriores sean predecibles.

Para cualquier condición que las reglas integradas no puedan expresar, use una regla Personalizada (Excel) o La fórmula personalizada es (Sheets). Escriba una fórmula que se evalúe como TRUE para permitir la entrada.

Por ejemplo, para obligar a usar texto en mayúsculas en la celda A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Si el valor escrito no está completamente en mayúsculas, la fórmula devuelve FALSE y la entrada se bloquea.

Una regla personalizada muy útil evita las entradas duplicadas en una columna. Seleccione A2:A100 y use una fórmula personalizada:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Esto significa que el valor que se acaba de escribir debe aparecer una sola vez en el intervalo. Si ya existe, el recuento es 2 y la regla falla.

• Es ideal para identificadores únicos, correos electrónicos o números de factura.
• Observe el intervalo absoluto y la referencia relativa A2.

Excel permite mostrar un Mensaje de entrada — una pequeña descripción emergente que aparece al seleccionar la celda, antes de que nadie escriba.

Úselo para explicar la regla en un lenguaje sencillo, por ejemplo: Introduzca un número entero del 1 al 100.

• Guía a los usuarios de forma anticipada.
• Reduce las entradas rechazadas y la frustración.

Google Sheets ofrece una orientación similar mediante el texto de ayuda de validación de la regla.

Cuando los datos infringen una regla, la pestaña Alerta de error de Excel determina el nivel de restricción:

• Detener — rechaza la entrada por completo.
• Advertencia — la señala, pero permite al usuario continuar.
• Información — solo informa al usuario.

Google Sheets ofrece una opción similar: Rechazar la entrada o Mostrar una advertencia. Elija Detener cuando los datos incorrectos sean inaceptables y Advertencia cuando se permita decidir al usuario.

Las reglas se pueden revisar o borrar en cualquier momento.

• En Excel, seleccione las celdas y vuelva a abrir Validación de datos; haga clic en Borrar todo para quitar la regla.
• La herramienta Rodear con un círculo los datos no válidos de Excel resalta los valores existentes que infringen una regla recién añadida.
• En Sheets, abra Validación de datos y elimine la regla desde el panel.

Recuerde que la validación solo comprueba las entradas nuevas, a menos que revise también las anteriores.

Conviene mencionar otro tipo de regla porque sirve de introducción a la siguiente lección: la regla Lista.

En lugar de aceptar cualquier número o fecha, una regla de tipo Lista limita una celda a un conjunto de opciones específicas, como Open, Closed o Pending.

• Es la base de un menú desplegable.
• Puede escribir las opciones o indicar un intervalo de celdas.

En la siguiente lección convertirá esto en una lista desplegable bien diseñada.

Quiere que una columna rechace un valor que ya existe en otra celda de esa misma columna. ¿Qué fórmula de validación personalizada lo consigue para la celda A2 en el intervalo A2:A100?

Ha aprendido a controlar la entrada con la validación de datos:

• Ábrala desde la pestaña Datos (Excel) o mediante Datos > Validación de datos (Sheets).
• Restrinja las entradas a números enteros, decimales, fechas o una longitud de texto.
• Escriba fórmulas personalizadas como =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 para reglas avanzadas.
• Añada mensajes de entrada y elija Detener o Advertencia para los errores.

A continuación creará listas desplegables fáciles de usar basadas en un rango con nombre.