Membatasi Masukan dengan Validasi Data

Validasi data menetapkan aturan tentang hal yang dapat diterima oleh sebuah sel. Alih-alih mengandalkan orang untuk mengetikkan hal yang benar, lembar bentang akan memberlakukannya.

Anda dapat mengharuskan sebuah sel hanya berisi bilangan bulat, tanggal dalam suatu rentang, atau nilai dari daftar yang disetujui.

• Mendeteksi salah ketik sebelum mencemari data Anda.
• Memandu pengguna dengan petunjuk dan pesan peringatan.
• Dapat digunakan di Excel dan Google Sheets.

Fitur ini berada di lokasi yang sedikit berbeda pada setiap program.

• Excel: pilih sel, buka tab Data, lalu klik Validasi Data.
• Google Sheets: pilih sel, lalu pilih Data > Validasi data dan klik Tambahkan aturan.

Keduanya akan membuka panel tempat Anda memilih jenis aturan, menetapkan batasnya, dan menentukan tindakan saat seseorang memasukkan data yang tidak valid.

Aturan yang umum digunakan adalah membatasi sel agar hanya berisi angka. Dalam dialog Excel, pilih Bilangan bulat atau Desimal, lalu tetapkan kondisi seperti di antara 1 dan 100.

Sekarang, jika seseorang mengetik abc atau 150, entri tersebut akan ditolak.

• Gunakan Bilangan bulat untuk hitungan dan kuantitas.
• Gunakan Desimal untuk harga atau persentase.
• Operatornya mencakup di antara, lebih besar dari, dan sama dengan.

Anda juga dapat membatasi sel agar hanya berisi tanggal valid dalam suatu rentang waktu. Pilih aturan Tanggal dan tetapkan, misalnya, tanggal di antara hari ini dan akhir tahun.

Fitur ini sangat cocok untuk lembar pemesanan atau tenggat waktu, saat tanggal yang sudah lewat tidak masuk akal.

• Tolak tanggal sebelum =TODAY() untuk mencegah penggunaan tanggal mundur.
• Gabungkan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk memberlakukan rentang waktu proyek.

Lembar bentang akan memeriksa setiap entri terhadap aturan tersebut secara otomatis.

Validasi juga dapat melindungi teks. Excel menyediakan aturan Panjang teks, yang berguna untuk bidang seperti kode negara dua huruf atau ID dengan panjang tetap.

• Wajibkan panjang sama dengan 2 untuk kode provinsi.
• Wajibkan panjang kurang dari atau sama dengan 50 untuk catatan singkat.

Apa pun yang berada di luar batas akan ditolak, sehingga kolom tetap seragam dan formula lanjutan Anda tetap konsisten.

Untuk hal yang tidak dapat dinyatakan oleh aturan bawaan, gunakan aturan Khusus (Excel) atau Formula khusus adalah (Sheets). Anda menulis formula yang harus menghasilkan TRUE agar entri diizinkan.

Misalnya, untuk memaksa teks dalam sel A2 menggunakan huruf kapital:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Jika nilai yang diketik tidak seluruhnya menggunakan huruf kapital, formula akan menghasilkan FALSE dan entri tersebut diblokir.

Salah satu aturan khusus yang sering digunakan mencegah entri duplikat dalam sebuah kolom. Pilih A2:A100 dan gunakan formula khusus:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Artinya, nilai yang baru diketik harus muncul tepat satu kali dalam rentang tersebut. Jika nilai itu sudah ada, jumlahnya menjadi 2 dan aturan gagal dipenuhi.

• Sangat cocok untuk ID unik, alamat surel, atau nomor faktur.
• Perhatikan rentang absolut dan A2 yang relatif.

Excel memungkinkan Anda menampilkan Pesan Masukan — keterangan singkat yang muncul saat sel dipilih, sebelum siapa pun mengetik.

Gunakan pesan ini untuk menjelaskan aturan dengan bahasa sederhana, misalnya Masukkan bilangan bulat dari 1 hingga 100.

• Memandu pengguna secara proaktif.
• Mengurangi entri yang ditolak dan rasa frustrasi.

Google Sheets menyediakan panduan serupa melalui teks bantuan validasi pada aturan tersebut.

Saat data melanggar aturan, tab Peringatan Kesalahan di Excel menentukan seberapa ketat aturan diterapkan:

• Berhenti — menolak entri sepenuhnya.
• Peringatan — menandainya, tetapi tetap mengizinkan pengguna melanjutkan.
• Informasi — hanya memberi tahu pengguna.

Google Sheets menyediakan pilihan serupa: Tolak masukan atau Tampilkan peringatan. Pilih Berhenti saat data yang salah tidak dapat diterima, dan Peringatan saat pengguna masih boleh menentukan pilihan.

Aturan dapat ditinjau atau dihapus kapan saja.

• Di Excel, pilih sel dan buka kembali Validasi Data; klik Hapus Semua untuk menghapus aturan.
• Alat Lingkari Data Tidak Valid di Excel menyoroti nilai yang sudah ada dan melanggar aturan yang baru ditambahkan.
• Di Sheets, buka Validasi data dan hapus aturan dari panel.

Ingat, validasi hanya memeriksa entri baru, kecuali Anda memeriksa entri lama.

Ada satu jenis aturan lagi yang perlu dibahas karena akan mengantar Anda ke pelajaran berikutnya: aturan Daftar.

Alih-alih menerima angka atau tanggal apa pun, aturan Daftar membatasi sel pada sekumpulan pilihan tertentu, seperti Open, Closed, atau Pending.

• Aturan ini menjadi dasar menu tarik-turun.
• Anda dapat mengetikkan pilihan atau menunjuk ke suatu rentang sel.

Dalam pelajaran berikutnya, Anda akan mengubahnya menjadi menu tarik-turun yang rapi.

Anda ingin sebuah kolom menolak nilai yang sudah ada di tempat lain dalam kolom tersebut. Formula validasi khusus mana yang melakukan hal ini untuk sel A2 pada rentang A2:A100?

Anda telah mempelajari cara mengendalikan masukan dengan validasi data:

• Buka fitur ini melalui tab Data (Excel) atau Data > Validasi data (Sheets).
• Batasi masukan menjadi bilangan bulat, desimal, tanggal, atau panjang teks tertentu.
• Tulis formula khusus seperti =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 untuk aturan lanjutan.
• Tambahkan pesan masukan dan pilih Berhenti atau Peringatan untuk kesalahan.

Berikutnya, Anda akan membuat daftar menu tarik-turun yang mudah digunakan dengan dukungan rentang bernama.