Açılır Listeler Oluşturma

Bir açılır liste, hücreye izin verilen seçenekler menüsünü gösteren küçük bir ok ekler. Kullanıcılar yazmak yerine seçim yapar.

Bu, veri doğrulamanın en kullanıcı dostu biçimidir:

• Yazım hatası yok — seçenekler önceden onaylanmıştır.
• Sütunun tamamında tutarlı yazım.
• Durumlar veya bölgeler gibi tekrarlanan değerler için daha hızlı veri girişi.

Arka planda açılır liste, yalnızca Liste türündeki bir doğrulama kuralıdır.

En basit açılır listede değerler doğrudan kurala yazılır. Excel'in Veri Doğrulama iletişim kutusunda İzin ver: Liste'yi seçin ve Kaynak kutusuna şunu yazın:

Yes,No,Maybe

Öğeleri virgüllerle ayırın. Google Sheets'te Açılır liste'yi seçin ve her seçeneği girin.

• Küçük ve nadiren değişen listeler için idealdir.
• Dezavantajı: Listeyi düzenlemek için kuralı yeniden açmanız gerekir.

Daha uzun veya değişen listeler için Kaynak alanını bir hücre aralığına yönlendirin. Seçenekleri, örneğin F2:F6 gibi bir sütuna alt alta yazın, ardından doğrulamanın Kaynak alanını şu şekilde ayarlayın:

=$F$2:$F$6

Artık F sütunundaki hücreleri düzenlemek açılır listeyi anında günceller.

• Kaynağın sabit kalması için mutlak başvurular kullanın.
• İsterseniz seçenek hücrelerini düzenli bir arama sekmesinde tutun.

Adlandırılmış aralıklar ile doğrulamanın mükemmel biçimde birleştiği nokta burasıdır. Seçenek aralığınızı RegionList olarak adlandırın, ardından doğrulamanın Kaynak alanını yalnızca şu şekilde ayarlayın:

=RegionList

Açılır liste artık anlaşılır görünür ve bakımı kolaydır. Kuralı inceleyen herkes karmaşık bir adres yerine anlamlı bir ad görür.

• Excel ve Google Sheets'te aynı şekilde çalışır.
• Ad ile açılır liste eşzamanlı kalır.

Bir görev takip tablosu düşünün. Yardımcı bir sekmede A1:A4 aralığına durumları yazın: Açık, Devam Ediyor, Engellendi, Tamamlandı. Bu aralığı StatusList olarak adlandırın.

Durum sütununuzu seçin, Veri Doğrulama'yı açın, Liste'yi seçin ve Kaynak'ı =StatusList olarak ayarlayın.

Artık her durum hücresi aynı dört düzenli seçeneği sunar. Her durumu sayan raporlar ve COUNTIF formülleri, yanlış yazılmış bir girdiyi hiçbir zaman gözden kaçırmaz.

Kaynak listenize yeni bir seçenek eklerseniz, =$F$2:$F$6 gibi sabit bir aralık onu kapsamaz. İki çözüm, açılır listenin büyümeye devam etmesini sağlar:

• Kaynağı bir Excel Tablosuna dönüştürün ve sütunu adlandırın — tablolar otomatik olarak genişler.
• Ya da yeni Excel sürümlerindeki =A2# gibi bir taşma işlevini kullanarak dinamik bir adlandırılmış aralık tanımlayın.

Google Sheets'te kaynağı F2:F gibi tam bir sütuna yönlendirmek, gelecekte eklenecek seçenekleri de kapsar.

Bir bağımlı açılır liste, başka bir hücreye göre farklı seçenekler gösterir. Bir hücrede ülke seçtiğinizde, şehir açılır listesinde yalnızca o ülkenin şehirleri gösterilir.

Klasik Excel yöntemi, her alt listeyi bir kategoriyle eşleşecek şekilde adlandırır ve ardından kaynakta INDIRECT kullanır:

=INDIRECT(A2)

A2 hücresinde France bulunuyor ve France adlı bir aralık şehirlerini listeliyorsa, açılır liste buna göre uyarlanır. Bu yöntem gelişmiştir ancak güçlüdür.

Varsayılan olarak Liste kuralı, kullanıcıların değerleri elle yazmasına yine izin verir. Bunu siz denetlersiniz:

• Excel'de Hata Uyarısı seçeneğini Durdur olarak ayarlamak, listede olmayan her şeyi reddeder.
• Uyarı'ya izin verirseniz kullanıcılar açılır listeyi geçersiz kılabilir.
• Google Sheets'te listeyi kesin olarak uygulamak için Girdiyi reddet'i seçin.

Düzenli raporlama için yalnızca listelenen değerlerin girilebilmesini sağlayan katı seçeneği belirleyin.

Küçük ok yalnızca hücre seçiliyken ve Excel'de Hücre içi açılır liste seçiliyse veya Sheets'te açılır liste stili etkinse görünür.

• Ok görünmüyorsa kuralı yeniden açın ve hücre içi açılır liste seçeneğini etkinleştirin.
• Sheets, ok rozeti ile yalın doğrulama arasında seçim yapmanıza izin verir.

Bu ayar yalnızca görünümü denetler; temel izin verilen değerler kuralı her iki durumda da aynı kalır.

Açılır liste =RegionList tarafından yönlendirildiği için bakımı kolaydır:

• Adlandırılmış aralığın hücrelerine bölgeler ekleyin veya çıkarın.
• Aralık boyutu değiştiyse Ad Yöneticisi'nde adlandırılmış aralığı güncelleyin (veya bunu önlemek için tablo kullanın).
• Listeyi daha sonra düzenleseniz bile mevcut hücreler değerlerini korur.

Tek bir adlandırılmış kaynak, ona başvuran tüm açılır listeleri besler — bir kez değiştirerek her yerde güncelleyin.

Açılır listeler, arama formülleriyle birlikte kullanıldığında daha da işlevsel olur. A2 hücresindeki açılır listeden bir bölge seçin, ardından satışlarını arayın:

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

Açılır liste, A2 hücresinin her zaman geçerli bir bölge içermesini garanti ettiği için arama, yazım hatası nedeniyle asla başarısız olmaz.

• Açılır liste girdiyi denetler.
• Arama seçime tepki verir.

Bu ikili, etkileşimli ve formül tabanlı raporların temelidir.

Seçenekleriniz için RegionList adlı bir aralık oluşturdunuz. Buradan bir açılır liste oluşturmak için veri doğrulamadaki Liste kaynağı ne olmalıdır?

Verileri temiz tutan açılır listeler oluşturmayı öğrendiniz:

• Yazılan öğeler, bir hücre aralığı veya adlandırılmış aralık içeren bir Liste doğrulama kuralı kullanın.
• Okunabilirlik ve kolay bakım için açılır listeyi =RegionList ile yönlendirin.
• Listeleri tablolarla veya tam sütun kaynaklarıyla büyütün.
• Yalnızca listelenen değerleri zorunlu kılmak için Durdur hata uyarılarını kullanın.

Adlandırılmış Aralıklar ve Veri Doğrulama konusunu tamamladınız — artık formülleriniz daha anlaşılır, girdileriniz denetimli ve güvenilirdir.