データの入力規則で入力を制限する

データの入力規則は、セルに入力できる内容のルールを設定します。ユーザーが正しく入力することを期待するのではなく、スプレッドシート側で入力内容を強制できます。

セルに整数のみ、指定した範囲内の日付のみ、または承認済みリストの値のみを入力できるように設定できます。

• 入力ミスをデータに混入する前に検出できます。
• ヒントや警告メッセージでユーザーを案内できます。
• ExcelとGoogle Sheetsの両方で使用できます。

この機能は、プログラムごとに少し異なる場所にあります。

• Excel：セルを選択し、データタブに移動して、データの入力規則をクリックします。
• Google Sheets：セルを選択し、データ > データの入力規則を選択して、ルールを追加をクリックします。

どちらの場合もパネルが開き、ルールの種類、制限値、無効なデータが入力されたときの動作を設定できます。

よく使われるルールの1つは、セルに入力できる値を数値に限定することです。Excelのダイアログで整数または小数を選択し、次の値の間などの条件として1から100までを設定します。

これで、誰かがabcや150と入力すると、その入力は拒否されます。

• 個数や数量には整数を使用します。
• 価格やパーセンテージには小数を使用します。
• 演算子には、次の値の間、より大きい、等しいなどがあります。

セルに入力できる日付を、指定した期間内の有効な日付に限定することもできます。日付ルールを選択し、たとえば今日から年末までの次の値の間の日付を設定します。

これは、過去の日付が意味を持たない予約表や締め切りの管理に最適です。

• =TODAY()より前の日付を拒否して、過去の日付の入力を防ぎます。
• 開始日と終了日を組み合わせて、プロジェクトの期間を強制できます。

スプレッドシートは、すべての入力内容をルールと自動的に照合します。

入力規則はテキストにも適用できます。Excelにはテキストの長さルールがあり、2文字の国コードや固定長のIDなどの項目に便利です。

• 都道府県コードには、長さを次の値に等しい2に設定します。
• 短いメモには、長さを次の値以下50に設定します。

制限の範囲外の値は拒否されるため、列内の形式が統一され、後続の数式も予測どおりに動作します。

組み込みのルールでは表現できない内容には、ユーザー設定ルール（Excel）またはカスタム数式（Sheets）を使用します。入力を許可するにはTRUEと評価されなければならない数式を作成します。

たとえば、セルA2のテキストを大文字に限定するには、次の数式を使用します。

=EXACT(A2,UPPER(A2))

入力された値がすべて大文字でない場合、数式はFALSEを返し、入力はブロックされます。

よく使われるユーザー設定ルールに、列内の重複入力を防ぐものがあります。A2:A100を選択し、次のユーザー設定数式を使用します。

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

これは、入力した値が範囲内に1回だけ出現しなければならないという意味です。すでに存在する場合、件数は2になり、ルールに違反します。

• 一意のID、メールアドレス、請求書番号などに最適です。
• 絶対参照の範囲と相対参照のA2に注目してください。

Excelでは入力メッセージを表示できます。これは、誰かが入力する前にセルを選択すると表示される小さなツールチップです。

1から100までの整数を入力してくださいのように、ルールをわかりやすい言葉で説明するために使用します。

• 事前にユーザーを案内できます。
• 入力の拒否やユーザーの困惑を減らせます。

Google Sheetsでは、ルールの入力規則のヘルプテキストで同様の案内を表示できます。

データがルールに違反したとき、Excelのエラーアラートタブで厳格さを設定できます。

• 停止：入力を完全に拒否します。
• 警告：問題を知らせますが、ユーザーは入力を続行できます。
• 情報：通知するだけです。

Google Sheetsにも同様の選択肢として、入力を拒否または警告を表示があります。不正なデータを許容できない場合は停止、ユーザーの判断を認める場合は警告を選択してください。

ルールはいつでも確認または解除できます。

• Excelでは、セルを選択してデータの入力規則を開き直し、すべてクリアをクリックしてルールを削除します。
• Excelの無効データのマークツールを使うと、新しく追加したルールに違反する既存の値を強調表示できます。
• Sheetsでは、データの入力規則を開き、パネルからルールを削除します。

入力規則で確認されるのは原則として新しい入力だけであり、古い入力を確認するには別途監査が必要です。

次のレッスンにつながるため、もう1つのルールの種類としてリストを取り上げます。

リストルールでは、任意の数値や日付を受け入れる代わりに、セルに入力できる値をOpen、Closed、Pendingなど、特定の選択肢に限定します。

• ドロップダウンメニューの基礎となる機能です。
• 選択肢を直接入力することも、セル範囲を指定することもできます。

次のレッスンでは、これを使って使いやすいドロップダウンを作成します。

列内の別の場所にすでに存在する値を拒否する列を作成したいとします。A2:A100を対象に、セルA2でこの処理を行うユーザー設定の入力規則の数式はどれでしょうか。

データの入力規則を使って入力を制御する方法を学びました。

• データタブ（Excel）またはデータ > データの入力規則（Sheets）から開きます。
• 整数、小数、日付、またはテキストの長さに制限できます。
• =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1のようなユーザー設定の数式で高度なルールを作成できます。
• 入力メッセージを追加し、エラー時に停止または警告を選択できます。

次は、名前付き範囲を使って、ユーザーにとって使いやすいドロップダウンリストを作成します。