使用数据验证限制输入

数据验证会为单元格设置可接受内容的规则。与其依赖用户输入正确内容，不如让电子表格强制执行这些规则。

您可以要求单元格只能包含整数、某个范围内的日期，或只能包含获准列表中的值。

• 在拼写错误污染数据之前将其拦截。
• 通过提示和警告消息引导用户。
• 在 Excel 和 Google Sheets 中都能使用。

此功能在每个程序中的位置略有不同。

• Excel：选择单元格，转到数据选项卡，然后点击数据验证。
• Google Sheets：选择单元格，然后依次选择数据 > 数据验证，再点击添加规则。

两者都会打开一个面板，您可以在其中选择规则类型、设置限制，并决定有人输入无效数据时要发生什么。

一种常见规则是将单元格限制为数字。在 Excel 的对话框中，选择整数或小数，然后设置诸如介于 1 和 100 之间的条件。

现在，如果有人输入 abc 或 150，该输入就会被拒绝。

• 对计数和数量使用整数。
• 对价格或百分比使用小数。
• 运算符包括介于、大于和等于。

您也可以将单元格限制为某个时间范围内的有效日期。选择日期规则，并设置例如从今天到年底之间的日期。

这非常适合预订表或截止日期，因为过去的日期在这些场景中没有意义。

• 拒绝早于 =TODAY() 的日期，以阻止补填过去日期。
• 组合开始日期和结束日期，以强制执行项目时间范围。

电子表格会自动根据规则检查每个输入。

验证也可以约束文本。Excel 提供文本长度规则，适用于两字母国家代码或固定长度 ID 等字段。

• 对州代码要求长度等于 2。
• 对简短备注要求长度小于或等于 50。

超出限制的任何内容都会被拒绝，从而保持列内容统一，并让后续公式的结果更可预测。

对于内置规则无法表达的条件，请使用自定义规则（Excel）或自定义公式为（Sheets）。您需要编写一个公式，该公式的计算结果必须为 TRUE，输入内容才会被允许。

例如，要强制单元格 A2 中的文本使用大写：

=EXACT(A2,UPPER(A2))

如果输入的值没有全部使用大写，公式就会返回 FALSE，输入内容也会被阻止。

一种常用的自定义规则可以防止列中出现重复输入。选择 A2:A100，并使用以下自定义公式：

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

这表示：刚输入的值在该区域中只能出现一次。如果它已经存在，计数就是 2，规则就会失败。

• 非常适合唯一 ID、电子邮件地址或发票编号。
• 注意绝对区域引用和相对引用 A2。

Excel 允许您显示输入消息 — 这是一个小提示框，在用户输入之前选择单元格时出现。

您可以用它以通俗的语言解释规则，例如请输入 1 到 100 之间的整数。

• 主动引导用户。
• 减少被拒绝的输入和由此产生的挫败感。

Google Sheets 会通过规则中的验证帮助文本提供类似的指导。

当数据违反规则时，Excel 的错误警告选项卡会决定限制的严格程度：

• 停止 — 完全拒绝输入。
• 警告 — 标记输入，但允许用户继续。
• 信息 — 仅通知用户。

Google Sheets 提供了类似的选择：拒绝输入或显示警告。当错误数据不可接受时选择停止；允许用户自行判断时选择警告。

您可以随时查看或清除规则。

• 在 Excel 中，选择单元格并重新打开数据验证；点击全部清除即可移除规则。
• Excel 的圈释无效数据工具会突出显示违反新添加规则的现有值。
• 在 Sheets 中，打开数据验证，然后从面板中删除规则。

请记住，验证只会检查新输入，除非您另外检查旧数据。

还有一种规则类型值得一提，因为它会引出下一课：列表规则。

列表规则不会接受任意数字或日期，而是将单元格限制为一组特定选项，例如 Open、Closed 或 Pending。

• 它是下拉菜单的基础。
• 您可以直接输入选项，也可以指定一个单元格区域。

下一课中，您将把它变成一个经过精心设计的下拉列表。

您希望某一列拒绝已经在该列其他位置存在的值。对于单元格 A2，在 A2:A100 范围内，哪个自定义验证公式可以实现这一点？

您学会了使用数据验证控制输入：

• 通过数据选项卡（Excel）或数据 > 数据验证（Sheets）打开它。
• 将输入限制为整数、小数、日期或指定文本长度。
• 编写类似 =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 的自定义公式来实现高级规则。
• 添加输入消息，并针对错误选择停止或警告。

下一步，您将使用命名区域构建易于用户使用的下拉列表。