Limitare l'input con la convalida dei dati

La convalida dei dati stabilisce quali valori una cella può accettare. Invece di affidarsi al fatto che gli utenti inseriscano il valore corretto, è il foglio di calcolo a far rispettare la regola.

È possibile imporre che una cella contenga solo numeri interi, solo date comprese in un intervallo oppure solo valori appartenenti a un elenco approvato.

• Intercetta gli errori di digitazione prima che contaminino i dati.
• Guida gli utenti con suggerimenti e messaggi di avviso.
• Funziona sia in Excel sia in Google Sheets.

La funzionalità si trova in punti leggermente diversi nei due programmi.

• Excel: selezioni le celle, apra la scheda Dati e faccia clic su Convalida dei dati.
• Google Sheets: selezioni le celle, quindi scelga Dati > Convalida dei dati e faccia clic su Aggiungi regola.

In entrambi i programmi si apre un pannello in cui scegliere il tipo di regola, impostarne i limiti e decidere cosa accade quando viene inserito un dato non valido.

Una regola comune limita il contenuto di una cella ai numeri. Nella finestra di dialogo di Excel, scelga Numero intero o Decimale, quindi imposti condizioni come compreso tra 1 e 100.

Se ora qualcuno digita abc o 150, il valore viene rifiutato.

• Usi Numero intero per conteggi e quantità.
• Usi Decimale per prezzi o percentuali.
• Gli operatori includono compreso tra, maggiore di e uguale a.

È inoltre possibile limitare una cella a date valide comprese in un determinato intervallo. Scelga la regola Data e imposti, ad esempio, date comprese tra oggi e la fine dell'anno.

È la soluzione ideale per fogli di prenotazione o scadenze, per i quali le date passate non hanno senso.

• Rifiuti le date precedenti a =TODAY() per impedire l'inserimento di date retroattive.
• Combini una data iniziale e una finale per imporre l'intervallo di un progetto.

Il foglio di calcolo verifica automaticamente ogni valore inserito rispetto alla regola.

La convalida può controllare anche il testo. Excel offre la regola Lunghezza testo, utile per campi come un codice paese di due lettere o un ID di lunghezza fissa.

• Richieda una lunghezza uguale a 2 per i codici di stato.
• Richieda una lunghezza minore o uguale a 50 per brevi annotazioni.

Qualsiasi valore al di fuori del limite viene rifiutato, mantenendo uniformi le colonne e prevedibili le formule che usano quei dati.

Per tutto ciò che le regole integrate non possono esprimere, usi una regola Personalizzato (Excel) o La formula personalizzata è (Sheets). Scriva una formula che deve restituire TRUE affinché il valore venga accettato.

Ad esempio, per imporre il testo maiuscolo nella cella A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Se il valore digitato non è interamente maiuscolo, la formula restituisce FALSE e il valore viene bloccato.

Una regola personalizzata molto utile impedisce l'inserimento di duplicati in una colonna. Selezioni A2:A100 e usi una formula personalizzata:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Questo significa che il valore appena inserito deve comparire una sola volta nell'intervallo. Se esiste già, il conteggio è 2 e la regola non viene rispettata.

• È ideale per ID univoci, indirizzi email o numeri di fattura.
• Noti l'intervallo assoluto e il riferimento relativo A2.

Excel consente di visualizzare un Messaggio di input — un piccolo suggerimento che compare quando la cella viene selezionata, prima che qualcuno digiti.

Lo usi per spiegare la regola in linguaggio semplice, ad esempio Inserisca un numero intero compreso tra 1 e 100.

• Guida gli utenti in modo proattivo.
• Riduce i valori rifiutati e la frustrazione.

Google Sheets offre indicazioni simili tramite il testo della guida alla convalida della regola.

Quando un dato non rispetta una regola, la scheda Avviso di errore di Excel decide quanto essere rigidi:

• Arresta — rifiuta completamente il valore.
• Avviso — segnala il problema, ma consente all'utente di procedere.
• Informazioni — si limita a informare l'utente.

Google Sheets offre una scelta simile: Rifiuta l'inserimento oppure Mostra un avviso. Scelga Arresta quando i dati errati sono inaccettabili, oppure Avviso quando è possibile lasciare la decisione all'utente.

Le regole possono essere controllate o cancellate in qualsiasi momento.

• In Excel, selezioni le celle e riapra Convalida dei dati; faccia clic su Cancella tutto per rimuovere la regola.
• Lo strumento Cerchia dati non validi di Excel evidenzia i valori esistenti che non rispettano una regola aggiunta di recente.
• In Sheets, apra Convalida dei dati ed elimini la regola dal pannello.

Ricordi che la convalida controlla solo i valori nuovi, a meno che non verifichi anche quelli precedenti.

Vale la pena menzionare un altro tipo di regola, perché introduce la lezione successiva: la regola Elenco.

Invece di accettare qualsiasi numero o data, una regola Elenco limita il contenuto di una cella a una serie di scelte specifiche, come Open, Closed o Pending.

• È la base di un menu a discesa.
• È possibile digitare le scelte oppure indicare un intervallo di celle.

Nella prossima lezione trasformerà questo elenco in un menu a discesa completo e intuitivo.

Desidera che una colonna rifiuti un valore già presente altrove nella colonna. Quale formula di convalida personalizzata consente di farlo per la cella A2 nell'intervallo A2:A100?

Ha imparato a controllare i dati inseriti con la convalida dei dati:

• La apra dalla scheda Dati (Excel) oppure tramite Dati > Convalida dei dati (Sheets).
• Limiti i valori a numeri interi, decimali, date o a una determinata lunghezza del testo.
• Scriva formule personalizzate come =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 per le regole avanzate.
• Aggiunga messaggi di input e scelga Arresta o Avviso per gli errori.

Nella prossima lezione creerà intuitivi elenchi a discesa basati su un intervallo denominato.