แยกเงื่อนไขให้สะอาดขึ้นด้วย IFS

IF เดียวจัดการตัวเลือกแบบใช่หรือไม่ใช่ได้ แต่ถ้าคุณมีผลลัพธ์หลายแบบ เช่น การแปลงคะแนนเป็นเกรดตัวอักษรตั้งแต่ A ถึง F ล่ะ คุณจะต้องซ้อน IF ตัวหนึ่งไว้ในอีกตัวหนึ่งซ้ำแล้วซ้ำเล่า

การซ้อนกันแบบนั้นทำให้อ่านยาก แก้ไขพังได้ง่าย และนับวงเล็บปิดได้ยาก ฟังก์ชัน IFS ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ ฟังก์ชันนี้ให้คุณแสดงรายการคู่เงื่อนไขและผลลัพธ์เป็นบรรทัดเดียวที่สะอาดตา

นี่คือตัวอย่างสูตรให้เกรดที่เขียนด้วยฟังก์ชัน IF ซ้อนกัน แต่ละ IF มี IF อีกตัวเป็นแขนงเมื่อเป็นเท็จ

สูตรนี้ทำงานได้ แต่สังเกตว่าวงเล็บกองพะเนินอยู่ท้ายสูตร และอ่านตรรกะได้ยาก ลองจินตนาการว่าต้องดูแลสูตรนี้เมื่อมีแปดแขนงแทนที่จะมีสี่แขนง

ฟังก์ชัน IFS รับอาร์กิวเมนต์เป็นคู่ ๆ ได้แก่ เงื่อนไข แล้วตามด้วยค่าที่จะคืนหากเงื่อนไขนั้นเป็นจริง ฟังก์ชันจะตรวจสอบตามลำดับจากบนลงล่าง

• การตรวจสอบ1, ค่า1 หากการตรวจสอบ1เป็นจริง ให้คืนค่า ค่า1
• การตรวจสอบ2, ค่า2 มิฉะนั้น หากการตรวจสอบ2เป็นจริง ให้คืนค่า ค่า2

ฟังก์ชันจะคืนค่าของเงื่อนไขแรกที่เป็นจริง แล้วหยุดทำงาน คุณสามารถเชื่อมต่อคู่ได้สูงสุด 127 คู่

นี่คือตรรกะการให้เกรดแบบเดิมที่เขียนด้วย IFS แต่ละบรรทัดเป็นคู่เงื่อนไขและผลลัพธ์ที่อ่านง่าย และไม่มีวงเล็บกองพะเนิน

IFS จะตรวจสอบ 90 ก่อน จากนั้น 80 แล้วจึง 70 เงื่อนไขแรกที่เป็นจริงจะเป็นฝ่ายชนะ เมื่อเทียบกับเวอร์ชันที่ซ้อนกัน สูตรนี้ทำงานแบบเดียวกัน แต่มีความชัดเจนในการอ่านมากกว่ามาก

เนื่องจาก IFS คืนผลลัพธ์ของเงื่อนไขแรกที่เป็นจริง ลำดับการตรวจสอบของคุณจึงสำคัญมาก สำหรับช่วงค่า ให้เรียงจากเงื่อนไขที่จำกัดมากที่สุดไปหาเงื่อนไขที่จำกัดน้อยที่สุด

หากคุณสลับลำดับเกรดและตรวจสอบ A2>=60 ก่อน คะแนน 95 จะคืนค่า D อย่างไม่ถูกต้อง เพราะ 95 ก็มากกว่า 60 เช่นกัน และคู่นั้นอยู่ก่อนเสมอ โปรดจัดลำดับช่วงคะแนนอย่างระมัดระวัง โดยเรียงจากสูงไปต่ำหรือต่ำไปสูงให้สอดคล้องกัน

หากไม่มีเงื่อนไขใดเป็นจริง IFS จะส่งคืนข้อผิดพลาด #N/A เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เพิ่มคู่เงื่อนไขครอบคลุมกรณีอื่นทั้งหมดไว้ท้ายสุด โดยมีเงื่อนไขเป็นเพียง TRUE เท่านั้น

เนื่องจาก TRUE เป็นจริงเสมอ จึงทำหน้าที่เหมือนแขนงกรณีอื่นสุดท้ายของ IF ในสูตรด้านล่าง คะแนนใดก็ตามที่ต่ำกว่า 60 จะไปยังคู่สุดท้ายและส่งคืน F

สมมติว่าน้ำหนักคำสั่งซื้อใน A2 เป็นตัวกำหนดป้ายกำกับการจัดส่ง น้ำหนักต่ำกว่า 1 กก. คือ Small ต่ำกว่า 5 กก. คือ Medium ต่ำกว่า 20 กก. คือ Large และน้ำหนักที่มากกว่านั้นคือ Freight

สูตร IFS ด้านล่างแสดงแต่ละระดับตามลำดับ และใช้ TRUE เป็นเงื่อนไขครอบคลุมกรณีอื่นทั้งหมดสำหรับกรณีที่มีน้ำหนักมากที่สุด ระบบจะตรวจสอบน้ำหนักแต่ละค่ากับช่วงต่าง ๆ จนกว่าจะตรงกับช่วงหนึ่ง

แต่ละเงื่อนไขใน IFS จะเป็นการทดสอบเชิงตรรกะใด ๆ ก็ได้ รวมถึง AND หรือ OR ซึ่งช่วยให้คุณสร้างแขนงเงื่อนไขที่มีหลายปัจจัยและซับซ้อนได้

ตัวอย่างด้านล่างกำหนดระดับลูกค้า: Gold หากลูกค้าใช้จ่ายมากกว่า 1000 และ เป็นสมาชิก, Silver หากใช้จ่ายมากกว่า 500 หรือเป็นสมาชิก มิฉะนั้นจะเป็น Standard

IFS ต้องการอาร์กิวเมนต์เป็น คู่: ทุกเงื่อนไขต้องตามด้วยค่าของเงื่อนไขนั้น ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการลืมผลลัพธ์หรือใส่จุลภาคเกินมา ทำให้มีอาร์กิวเมนต์ที่ไม่มีคู่

• ผิด: =IFS(A2>=90, "A", A2>=80) เงื่อนไขสุดท้ายไม่มีค่า
• ถูก: =IFS(A2>=90, "A", A2>=80, "B")

หากพบข้อผิดพลาด ให้ตรวจนับอาร์กิวเมนต์ โดยจำนวนต้องเป็นเลขคู่เสมอ

IFS เหมาะอย่างยิ่งเมื่อแต่ละแขนงเป็น การเปรียบเทียบ เช่น ช่วงค่าหรือการทดสอบที่แตกต่างกัน แต่หากคุณกำลังเปรียบเทียบค่าหนึ่งกับรายการตัวเลือกที่กำหนดไว้ตายตัวและตรงกันแบบพอดี ฟังก์ชัน SWITCH มักจะเขียนได้กระชับกว่า

หลักการง่าย ๆ คือ ใช้ IFS กับช่วงค่าและเงื่อนไขที่หลากหลาย และใช้ SWITCH เมื่อเปรียบเทียบเซลล์เดียวกันกับค่าที่ตรงกันหลายค่า คุณจะได้เรียนรู้ SWITCH ในภายหลังของบทเรียน

ฟังก์ชัน IFS แทนที่คำสั่ง IF ที่ซ้อนกันลึกด้วยรายการคู่เงื่อนไขและผลลัพธ์ที่เรียบง่ายและอ่านเข้าใจได้ เป็นเครื่องมือหลักเมื่อค่าหนึ่งสามารถอยู่ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งจากหลายหมวดหมู่

ขอให้ยึดแนวปฏิบัติเหล่านี้:

• เรียงลำดับเงื่อนไขอย่างรอบคอบ เพราะเงื่อนไขแรกที่เป็นจริงจะถูกเลือก
• เพิ่มเงื่อนไขครอบคลุมกรณีอื่นทั้งหมดด้วย TRUE เพื่อหลีกเลี่ยง #N/A
• จัดอาร์กิวเมนต์ให้เป็นคู่และมีจำนวนเป็นเลขคู่

ตอนนี้ลองทำแบบตรวจสอบสั้น ๆ กัน

คุณได้เรียนรู้ว่า IFS จัดการผลลัพธ์หลายแบบด้วยรายการคู่เงื่อนไขและผลลัพธ์แบบเรียบง่าย แทนที่สูตร IF ที่ซ้อนกันและอ่านเข้าใจได้ยาก

• ไวยากรณ์: =IFS(test1, value1, test2, value2, ...)
• ฟังก์ชันจะส่งคืนเงื่อนไขแรกที่เป็นจริง ดังนั้นลำดับจึงสำคัญ
• ปิดท้ายด้วย TRUE, "default" เพื่อครอบคลุมกรณีอื่นทั้งหมด
• เงื่อนไขสามารถประกอบด้วย AND และ OR

ตอนนี้คุณเชี่ยวชาญการรวมเงื่อนไขด้วย AND, OR, NOT และ IFS แล้ว ทำได้ดีมาก