조건 범위 설정하기

Excel에는 이름이 모두 D로 시작하는 데이터베이스 함수 모음이 있습니다. DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET 등이 그 예입니다.

이 함수들은 작은 데이터베이스처럼 구성된 표에서 작동합니다. 위쪽에는 열 헤더 행이 있고 그 아래에 레코드가 있습니다. 수식 안에 조건을 직접 입력하는 대신, 각 D-함수가 시트의 별도 조건 범위를 참조하도록 하여 어떤 항목을 일치시킬지 설명합니다.

이 단원에서는 모든 D-함수가 의존하는 조건 범위를 올바르게 만드는 방법을 집중적으로 다룹니다.

모든 D-함수는 다음 세 가지 인수를 공유합니다.

• 데이터베이스 - 헤더 행을 포함한 전체 표입니다.
• 필드 - 작업할 열입니다. 따옴표로 묶은 헤더 이름이나 열 번호를 사용합니다.
• 조건 - 일치 규칙을 담은 범위입니다.

따라서 형식은 항상 DSUM(database, field, criteria)입니다. 초보자가 가장 자주 잘못 입력하는 부분이 조건 인수이므로, 먼저 이 부분에 집중하겠습니다.

조건 범위는 최소 두 행으로 이루어진 작은 셀 영역입니다.

• 맨 위 행에는 데이터베이스 헤더와 정확히 일치하는 열 헤더가 들어갑니다.
• 그 아래 행에는 조건이 들어갑니다.

헤더가 Region, Rep, Amount인 매출 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다. East 지역만 일치시키려면 Region을 위에, East를 그 아래에 배치한 두 셀짜리 조건 범위를 사용합니다.

조건 범위의 헤더는 데이터베이스 헤더와 철자가 완전히 같아야 합니다. 데이터 열 이름이 Amount인데 조건에 Amounts나 amt를 입력하면 D-함수가 해당 열을 찾지 못해 오류를 표시하거나 0을 반환할 수 있습니다.

가장 안전한 방법은 표의 헤더 셀을 복사하여 조건 범위에 붙여 넣는 것입니다. 그러면 뒤에 공백이 있는 경우까지 포함해 텍스트가 정확히 일치합니다.

A1:C13에 Region, Rep, Amount 헤더가 있는 표가 있다고 하겠습니다. E1 셀에 Region을 입력하고 E2 셀에 East를 입력합니다. 이 두 셀 영역인 E1:E2가 조건 범위입니다.

이제 DSUM은 East에 해당하는 행만 합산합니다. 함수는 E1의 헤더를 읽고 이것이 Region 열과 일치하는지 확인한 다음, Region이 East인 행만 남깁니다.

기본적으로 East와 같은 텍스트 조건은 해당 텍스트로 시작하는 값과 일치합니다. 따라서 East는 Eastern과도 일치합니다.

정확히 일치하도록 하려면 수식 형식의 비교로 감싸십시오. 조건 셀에 ="=East"를 입력하면 됩니다. 와일드카드도 사용할 수 있습니다. E*는 E로 시작하는 모든 항목과 일치하고, ?at은 Cat, Bat 또는 Hat과 일치합니다.

조건은 텍스트로만 제한되지 않습니다. 숫자에는 비교 연산자를 사용할 수 있습니다.

• >1000은 1000보다 큰 금액과 일치합니다.
• <=50은 50 이하인 값과 일치합니다.
• <>0은 0이 아닌 모든 값과 일치합니다.

위에 헤더(예: Amount)를 놓고 그 아래에 비교 텍스트를 입력하십시오. D-함수는 각 레코드의 값을 해당 규칙과 비교합니다.

같은 행에 나란히 배치한 조건은 AND로 결합되며, 모든 조건이 참이어야 합니다.

East 지역이면서 Amount가 1000보다 큰 항목을 찾으려면 두 열로 된 조건 범위를 만드십시오. 맨 위 행에 Region과 Amount 헤더를 놓고, 그 아래 행에 East와 >1000을 입력합니다. 레코드는 East이면서 동시에 1000보다 큰 경우에만 조건을 통과합니다.

서로 다른 행에 배치한 조건은 OR로 결합되며, 일치하는 행이 하나라도 있으면 조건을 충족합니다.

East 또는 West를 찾으려면 위에 Region 헤더를 놓고, 다음 행에 East, 그다음 행에 West를 입력하십시오. 이제 조건 범위는 세 행에 걸치며, 레코드는 두 값 중 하나와 일치하면 조건을 통과합니다.

조건 인수에 이 모든 행을 포함해야 한다는 점을 기억하십시오.

두 배치 방식을 함께 사용할 수도 있습니다. 다음 조건을 원한다고 가정해 보겠습니다. (East AND >1000) OR (West AND >500)

두 열 Region과 Amount를 사용하십시오. 한 행에 East와 >1000을 입력하고, 다음 행에 West와 >500을 입력합니다. 각 행은 AND 그룹이며, 서로 다른 행은 OR로 작동합니다. 이러한 표 형태가 함수를 중첩하지 않고도 D-함수에서 복잡한 논리를 표현하는 방법입니다.

다음과 같은 실수에 주의하십시오.

• 헤더 행을 빠뜨리는 경우 - 조건 범위에는 조건만이 아니라 헤더도 필요합니다.
• 조건 범위 안에서 빈 행을 선택하는 경우 - 빈 조건 행은 모든 레코드와 일치하므로 모든 항목이 반환됩니다.
• 표와 더 이상 일치하지 않는 헤더 오타를 입력하는 경우
• 조건 영역을 데이터 표에 맞닿게 배치하여 서로 겹치는 경우

조건 범위는 시트의 분리되고 깔끔한 영역에 두십시오.

D-함수 조건 범위에서 같은 행에 작성한 두 조건은 어떻게 결합될까요?

조건 범위는 모든 D-함수의 핵심입니다. 주요 내용은 다음과 같습니다.

• 표와 이름이 정확히 일치하는 헤더 행이 필요합니다.
• 조건은 그 아래 행에 입력하며, 텍스트, 와일드카드 또는 >1000과 같은 비교식을 사용할 수 있습니다.
• 같은 행 = AND, 서로 다른 행 = OR입니다.
• 모든 항목과 일치하는 빈 조건 행은 피하십시오.

이제 깔끔한 조건 범위를 준비했으므로, 다음 단원에서 DSUM, DCOUNT, DAVERAGE 및 DGET에 이 범위를 입력할 수 있습니다.