Einen Kriterienbereich einrichten

Excel verfügt über eine Gruppe von Datenbankfunktionen, deren Namen alle mit dem Buchstaben D beginnen: DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET und weitere.

Sie arbeiten mit einer Tabelle, die wie eine kleine Datenbank aufgebaut ist: Oben steht eine Zeile mit Spaltenüberschriften, darunter folgen die Datensätze. Anstatt Bedingungen in die Formel einzugeben, verweisen Sie bei jeder D-Funktion auf einen separaten Kriterienbereich im Tabellenblatt, der festlegt, wonach gesucht werden soll.

In dieser Lektion geht es darum, diesen Kriterienbereich korrekt aufzubauen, denn jede D-Funktion ist davon abhängig.

Alle D-Funktionen verwenden dieselben drei Argumente:

• database – die gesamte Tabelle einschließlich ihrer Überschriftenzeile.
• field – die Spalte, auf die die Funktion angewendet wird (ein in Anführungszeichen gesetzter Überschriftenname oder eine Spaltennummer).
• criteria – der Bereich, der Ihre Suchregeln enthält.

Die Form lautet daher immer DSUM(database, field, criteria). Das Kriterienargument bereitet Anfängern am häufigsten Schwierigkeiten, deshalb beginnen wir damit.

Ein Kriterienbereich ist einfach ein kleiner Zellblock mit mindestens zwei Zeilen:

• Die oberste Zeile enthält Spaltenüberschriften, die genau mit den Überschriften der Datenbank übereinstimmen.
• Die darunterliegenden Zeilen enthalten die Bedingungen.

Stellen Sie sich Verkaufsdaten mit den Überschriften Region, Rep, Amount vor. Um nur die Region East zu berücksichtigen, besteht Ihr Kriterienbereich aus zwei übereinander angeordneten Zellen: oben Region, darunter East.

Die Überschrift in Ihrem Kriterienbereich muss genau gleich geschrieben sein wie die Datenbanküberschrift. Wenn Ihre Datenspalte Amount heißt, im Kriterium aber Amounts oder amt steht, findet die D-Funktion die Spalte nicht und gibt möglicherweise einen Fehler oder null zurück.

Am sichersten ist es, die Überschrift direkt aus der Tabelle zu kopieren und in den Kriterienbereich einzufügen. So stellen Sie eine exakt übereinstimmende Schreibweise einschließlich möglicher nachgestellter Leerzeichen sicher.

Angenommen, A1:C13 enthält Ihre Tabelle mit den Überschriften Region, Rep, Amount. Geben Sie in Zelle E1 Region und in E2 East ein. Dieser aus zwei Zellen bestehende Block, E1:E2, ist Ihr Kriterienbereich.

Nun summiert DSUM nur die Zeilen für East. Die Funktion liest die Überschrift in E1, erkennt ihre Übereinstimmung mit der Spalte Region und berücksichtigt anschließend nur Zeilen, in denen Region gleich East ist.

Standardmäßig entspricht eine Textbedingung wie East Werten, die mit diesem Text beginnen. East würde also auch Eastern entsprechen.

Für eine exakte Übereinstimmung schließen Sie den Text in einen Vergleich im Formelstil ein: Geben Sie ="=East" in die Kriterienzelle ein. Sie können auch Platzhalter verwenden: E* entspricht allem, was mit E beginnt, und ?at entspricht Cat, Bat oder Hat.

Kriterien sind nicht auf Text beschränkt. Für Zahlen können Sie Vergleichsoperatoren verwenden:

• >1000 entspricht Beträgen über 1000.
• <=50 entspricht Werten von höchstens 50.
• <>0 entspricht allen Werten außer null.

Setzen Sie die Überschrift, zum Beispiel Amount, nach oben und den Vergleichstext darunter. Die D-Funktion vergleicht den Wert jedes Datensatzes mit dieser Regel.

Bedingungen, die in derselben Zeile nebeneinander stehen, werden mit AND verknüpft – alle müssen erfüllt sein.

Um die Region East mit einem Betrag über 1000 zu finden, erstellen Sie einen zweispaltigen Kriterienbereich: Die Überschriften Region und Amount stehen in der obersten Zeile, darunter folgen East und >1000. Ein Datensatz wird nur berücksichtigt, wenn die Region East ist und der Betrag über 1000 liegt.

Bedingungen, die in separaten Zeilen stehen, werden mit OR verknüpft – jede passende Zeile reicht aus.

Um East oder West zu finden, setzen Sie die Überschrift Region nach oben, East in die nächste Zeile und West in die darauffolgende. Der Kriterienbereich umfasst nun drei Zeilen, und ein Datensatz wird berücksichtigt, wenn er einem der beiden Werte entspricht.

Denken Sie daran, all diese Zeilen im Kriterienargument einzuschließen.

Sie können beide Anordnungen kombinieren. Angenommen, Sie möchten (East AND >1000) OR (West AND >500).

Verwenden Sie zwei Spalten, Region und Amount. Setzen Sie East zusammen mit >1000 in eine Zeile und anschließend West zusammen mit >500 in die nächste. Jede Zeile bildet eine AND-Gruppe; die getrennten Zeilen fungieren als OR. Mit diesem Raster können D-Funktionen komplexe Logik ausdrücken, ohne Funktionen zu verschachteln.

Achten Sie auf diese typischen Fehler:

• Die Überschriftenzeile vergessen – ein Kriterienbereich benötigt Überschriften, nicht nur Bedingungen.
• Eine leere Zeile innerhalb des Kriterienbereichs auswählen – eine leere Bedingungszeile entspricht jedem Datensatz und gibt alles zurück.
• Tippfehler in Überschriften, sodass diese nicht mehr mit der Tabelle übereinstimmen.
• Den Kriterienblock direkt an die Datentabelle angrenzen lassen, sodass sich beide Bereiche überschneiden.

Bewahren Sie den Kriterienbereich in einem eigenen, übersichtlichen Bereich des Tabellenblatts auf.

Wie werden in einem Kriterienbereich für eine D-Funktion zwei Bedingungen kombiniert, die in derselben Zeile stehen?

Ein Kriterienbereich ist das Herzstück jeder D-Funktion. Die wichtigsten Punkte:

• Er benötigt eine Überschriftenzeile, deren Namen genau mit denen der Tabelle übereinstimmen.
• Die Bedingungen stehen in den darunterliegenden Zeilen – als Text, Platzhalter oder Vergleiche wie >1000.
• Dieselbe Zeile = AND, getrennte Zeilen = OR.
• Vermeiden Sie leere Bedingungszeilen, da diese allem entsprechen.

Mit einem sauber vorbereiteten Kriterienbereich können Sie ihn in den folgenden Lektionen an DSUM, DCOUNT, DAVERAGE und DGET übergeben.