Ölçüt Aralığı Oluşturma

Excel'de adları D harfiyle başlayan bir veritabanı işlevleri ailesi vardır: DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET ve daha fazlası.

Bu işlevler, küçük bir veritabanı gibi düzenlenmiş bir tablo üzerinde çalışır: üstte bir sütun başlığı satırı, altında ise kayıtlar bulunur. Koşulları formülün içine yazmak yerine, her D işlevini sayfada neyin eşleştirileceğini açıklayan ayrı bir ölçüt aralığına yönlendirirsiniz.

Bu ders tamamen söz konusu ölçüt aralığını doğru oluşturmakla ilgilidir; çünkü her D işlevi buna bağlıdır.

Her D işlevi aynı üç bağımsız değişkeni kullanır:

• veritabanı - başlık satırı dahil tablonun tamamı.
• alan - üzerinde işlem yapılacak sütun; tırnak içindeki bir başlık adı veya sütun numarası olabilir.
• ölçüt - eşleştirme kurallarını içeren aralık.

Dolayısıyla biçim her zaman DSUM(database, field, criteria) şeklindedir. Yeni başlayanların en çok hata yaptığı kısım ölçüt bağımsız değişkenidir; bu yüzden önce ona odaklanacağız.

Ölçüt aralığı, en az iki satır içeren küçük bir hücre alanıdır:

• Üst satırda, veritabanı başlıklarıyla tam olarak eşleşen sütun başlıkları bulunur.
• Alt satırlarda koşullar bulunur.

Başlıkları Region, Rep, Amount olan satış verilerini düşünün. Yalnızca Doğu bölgesini eşleştirmek için ölçüt aralığınız, üstte Region ve altında East bulunan iki hücreden oluşur.

Ölçüt aralığınızdaki başlık, veritabanı başlığıyla birebir aynı yazılmalıdır. Veri sütununuzun adı Amount iken ölçütünüzde Amounts veya amt yazıyorsa D işlevi sütunu bulamaz ve hata verebilir ya da sıfır döndürebilir.

En güvenli yöntem, tablodaki başlık hücresini kopyalayıp ölçüt aralığına yapıştırmaktır. Böylece sondaki boşluklar da dahil olmak üzere metnin birebir eşleşmesini garanti edersiniz.

A1:C13 aralığında başlıkları Region, Rep, Amount olan bir tablonuz olduğunu düşünün. E1 hücresine Region, E2 hücresine de East yazın. Bu iki hücrelik E1:E2 alanı, ölçüt aralığınızdır.

Artık DSUM yalnızca Doğu satırlarını toplar. İşlev, E1 hücresindeki başlığı okur, bunun Region sütunuyla eşleştiğini görür ve yalnızca Bölge değeri Doğu olan satırları tutar.

Varsayılan olarak East gibi bir metin koşulu, o metinle başlayan değerlerle eşleşir. Bu nedenle East, Eastern ile de eşleşir.

Tam eşleşme zorlamak için metni formül tarzı bir karşılaştırmayla sarın: ölçüt hücresine ="=East" yazın. Ayrıca joker karakterleri de kullanabilirsiniz: E*, E ile başlayan her şeyle; ?at ise kat, sat veya yat gibi sözcüklerle eşleşir.

Ölçütler yalnızca metinle sınırlı değildir. Sayılar için karşılaştırma işleçlerini kullanabilirsiniz:

• >1000, 1000'in üzerindeki tutarlarla eşleşir.
• <=50, 50 veya daha düşük değerlerle eşleşir.
• <>0, sıfır olmayan her şeyle eşleşir.

Başlığı (örneğin Amount) üste, karşılaştırma metnini de altına yerleştirin. D işlevi her kaydın değerini bu kuralla karşılaştırır.

Aynı satırda yan yana bulunan koşullar AND ile birleştirilir; tüm koşullar doğru olmalıdır.

Doğu bölgesinde olup tutarı 1000'in üzerinde olanları eşleştirmek için iki sütunlu bir ölçüt aralığı oluşturun: üst satıra Region ve Amount başlıklarını, alt satıra ise East ve >1000 değerlerini yazın. Bir kayıt ancak Doğu bölgesindeyse ve tutarı 1000'in üzerindeyse koşulu karşılar.

Ayrı satırlarda bulunan koşullar OR ile birleştirilir; eşleşen satırlardan herhangi biri yeterlidir.

Doğu veya Batı bölgelerini eşleştirmek için üstte Region başlığını, sonraki satırda East ve onun altındaki satırda West değerini yazın. Ölçüt aralığı artık üç satıra yayılır ve bir kayıt bu iki değerden biriyle eşleşiyorsa koşulu karşılar.

Ölçüt bağımsız değişkenine tüm bu satırları dahil etmeyi unutmayın.

Her iki düzeni de birleştirebilirsiniz. Diyelim ki (Doğu VE >1000) VEYA (Batı VE >500) koşulunu istiyorsunuz.

Region ve Amount olmak üzere iki sütun kullanın. Bir satıra East ile >1000 değerlerini, sonraki satıra ise West ile >500 değerlerini yazın. Her satır bir AND grubudur; ayrı satırlar OR işlevi görür. D işlevleri, işlevleri iç içe yerleştirmeden karmaşık mantığı ifade etmek için bu ızgara düzenini kullanır.

Şu tuzaklara dikkat edin:

• Başlık satırını unutmak - ölçüt aralığında yalnızca koşullar değil, başlıklar da bulunmalıdır.
• Ölçüt aralığının içinde boş bir satır seçmek - boş bir koşul satırı her kayıtla eşleşir ve her şeyi döndürür.
• Artık tabloyla eşleşmeyen başlık yazım hataları.
• Ölçüt alanını veri tablosuna bitişik bırakmak ve ikisinin çakışmasına neden olmak.

Ölçüt aralığını sayfanın kendine ait, açıkça ayrılmış bir bölümünde tutun.

Bir D işlevinin ölçüt aralığında, aynı satırda yazılan iki koşul nasıl birleştirilir?

Ölçüt aralığı, her D işlevinin merkezinde yer alır. Temel noktalar şunlardır:

• Adları tabloyla birebir eşleşen bir başlık satırına ihtiyaç vardır.
• Koşullar, altındaki satırlara yazılır; bunlar metin, joker karakter veya >1000 gibi karşılaştırmalar olabilir.
• Aynı satır = AND, ayrı satırlar = OR.
• Her şeyle eşleşen boş koşul satırlarından kaçının.

Artık düzenli bir ölçüt aralığı hazırladığınıza göre, ilerleyen derslerde bunu DSUM, DCOUNT, DAVERAGE ve DGET işlevlerine verebilirsiniz.