Configurando um intervalo de critérios

O Excel tem uma família de funções de banco de dados cujos nomes começam todos com a letra D: DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET e outras.

Elas trabalham com uma tabela organizada como um pequeno banco de dados: uma linha de cabeçalhos de coluna na parte superior, com registros abaixo. Em vez de digitar as condições dentro da fórmula, você aponta cada função D para um intervalo de critérios separado na planilha que descreve o que deve ser correspondido.

Esta lição trata inteiramente de criar esse intervalo de critérios corretamente, pois cada função D depende dele.

Toda função D compartilha os mesmos três argumentos:

• banco de dados - a tabela inteira, incluindo sua linha de cabeçalho.
• campo - a coluna na qual operar (um nome de cabeçalho entre aspas ou um número de coluna).
• critérios - o intervalo que contém suas regras de correspondência.

Portanto, o formato é sempre DSUM(database, field, criteria). O argumento de critérios é a parte em que os iniciantes mais erram, então vamos nos concentrar nele primeiro.

Um intervalo de critérios é apenas um pequeno bloco de células com pelo menos duas linhas:

• A linha superior contém cabeçalhos de coluna que correspondem exatamente aos cabeçalhos do banco de dados.
• As linhas abaixo contêm as condições.

Imagine dados de vendas com os cabeçalhos Region, Rep, Amount. Para corresponder apenas à região East, seu intervalo de critérios consiste em duas células empilhadas: Region na parte superior e East abaixo.

O cabeçalho do seu intervalo de critérios deve ter a mesma grafia do cabeçalho do banco de dados. Se sua coluna de dados se chamar Amount, mas seu critério disser Amounts ou amt, a função D não encontrará a coluna e poderá gerar um erro ou retornar zero.

O hábito mais seguro é copiar a célula de cabeçalho da tabela e colá-la no intervalo de critérios. Isso garante uma correspondência exata de texto, incluindo quaisquer espaços no final.

Suponha que A1:C13 contenha sua tabela com os cabeçalhos Region, Rep, Amount. Na célula E1, digite Region e, em E2, digite East. Esse bloco de duas células, E1:E2, é seu intervalo de critérios.

Agora DSUM totaliza apenas as linhas East. A função lê o cabeçalho em E1, verifica que ele corresponde à coluna Region e mantém apenas as linhas em que Region é igual a East.

Por padrão, uma condição de texto como East corresponde a valores que começam com esse texto. Portanto, East também corresponderia a Eastern.

Para forçar uma correspondência exata, envolva-a com uma comparação no estilo de fórmula: ="=East" digitada na célula de critérios. Você também pode usar caracteres curinga: E* corresponde a qualquer coisa que comece com E, e ?at corresponde a Cat, Bat ou Hat.

Os critérios não se limitam a texto. Você pode usar operadores de comparação para números:

• >1000 corresponde a valores acima de 1000.
• <=50 corresponde a valores iguais ou inferiores a 50.
• <>0 corresponde a qualquer valor diferente de zero.

Coloque o cabeçalho (por exemplo, Amount) no topo e o texto da comparação abaixo dele. A função D avalia o valor de cada registro em relação a essa regra.

Condições colocadas lado a lado na mesma linha são combinadas com AND - todas devem ser verdadeiras.

Para corresponder à região East com Amount acima de 1000, crie um intervalo de critérios com duas colunas: os cabeçalhos Region e Amount na linha superior, seguidos de East e >1000 na linha abaixo. Um registro só passa se estiver em East e acima de 1000.

Condições colocadas em linhas separadas são combinadas com OR - qualquer linha correspondente é aceita.

Para corresponder a East ou West, coloque o cabeçalho Region no topo, depois East na linha seguinte e West na linha posterior. O intervalo de critérios agora abrange três linhas, e um registro passa se corresponder a qualquer um dos valores.

Lembre-se de incluir todas essas linhas no argumento de critérios.

Você pode combinar os dois formatos. Suponha que queira (East AND >1000) OR (West AND >500).

Use duas colunas, Region e Amount. Coloque East com >1000 em uma linha e, na linha seguinte, West com >500. Cada linha é um grupo AND; as linhas separadas funcionam como OR. Esse formato de grade é como as funções D expressam uma lógica complexa sem aninhar funções.

Fique atento a estas armadilhas:

• Esquecer a linha de cabeçalho - um intervalo de critérios precisa de cabeçalhos, não apenas de condições.
• Selecionar uma linha em branco dentro do intervalo de critérios - uma linha de condição vazia corresponde a todos os registros, retornando tudo.
• Erros de digitação nos cabeçalhos, fazendo com que deixem de corresponder à tabela.
• Deixar o bloco de critérios encostado na tabela de dados, fazendo com que se sobreponham.

Mantenha o intervalo de critérios em uma área própria e livre da planilha.

Em um intervalo de critérios de uma função D, como duas condições escritas na mesma linha são combinadas?

Um intervalo de critérios é o núcleo de toda função D. Pontos principais:

• Ele precisa de uma linha de cabeçalho cujos nomes correspondam exatamente aos da tabela.
• As condições ficam nas linhas abaixo - texto, caracteres curinga ou comparações como >1000.
• Mesma linha = AND, linhas separadas = OR.
• Evite linhas de condição vazias, que correspondem a tudo.

Com um intervalo de critérios organizado, você já pode passá-lo para DSUM, DCOUNT, DAVERAGE e DGET nas próximas lições.