Configurer une plage de critères

Excel possède une famille de fonctions de base de données dont les noms commencent tous par la lettre D : DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET, et bien d’autres.

Elles fonctionnent sur un tableau organisé comme une petite base de données : une ligne d’en-têtes de colonnes en haut, suivie des enregistrements. Au lieu de saisir les conditions dans la formule, vous indiquez à chaque fonction D une plage de critères distincte dans la feuille, qui décrit les éléments à rechercher.

Cette leçon porte entièrement sur la création correcte de cette plage de critères, car chaque fonction D en dépend.

Toutes les fonctions D utilisent les trois mêmes arguments :

• database - l’ensemble du tableau, y compris sa ligne d’en-tête.
• field - la colonne sur laquelle effectuer l’opération (un nom d’en-tête entre guillemets ou un numéro de colonne).
• criteria - la plage contenant vos règles de correspondance.

La structure est donc toujours DSUM(database, field, criteria). L’argument criteria est la partie que les débutants comprennent souvent mal ; nous allons donc commencer par elle.

Une plage de critères est simplement un petit bloc de cellules comportant au moins deux lignes :

• La ligne supérieure contient les en-têtes de colonnes qui correspondent exactement à ceux de la base de données.
• Les lignes suivantes contiennent les conditions.

Imaginez des données de ventes avec les en-têtes Region, Rep et Amount. Pour sélectionner uniquement la région East, votre plage de critères se compose de deux cellules superposées : Region en haut et East en dessous.

L’en-tête de votre plage de critères doit s’écrire exactement comme celui de la base de données. Si votre colonne de données s’appelle Amount mais que votre critère indique Amounts ou amt, la fonction D ne trouvera pas la colonne et pourra renvoyer une erreur ou zéro.

La méthode la plus sûre consiste à copier la cellule d’en-tête du tableau et à la coller dans la plage de critères. Vous garantissez ainsi une correspondance textuelle exacte, y compris les éventuels espaces en fin de texte.

Supposons que A1:C13 contienne votre tableau avec les en-têtes Region, Rep et Amount. Dans la cellule E1, saisissez Region, puis dans E2, saisissez East. Ce bloc de deux cellules, E1:E2, constitue votre plage de critères.

DSUM totalise alors uniquement les lignes de la région East. La fonction lit l’en-tête de E1, constate qu’il correspond à la colonne Region, puis ne conserve que les lignes où Region est égal à East.

Par défaut, une condition textuelle telle que East correspond aux valeurs qui commencent par ce texte. Ainsi, East correspond également à Eastern.

Pour imposer une correspondance exacte, entourez le critère d’une comparaison au format d’une formule : saisissez ="=East" dans la cellule de critères. Vous pouvez également utiliser des caractères génériques : E* correspond à tout ce qui commence par E, et ?at correspond à Cat, Bat ou Hat.

Les critères ne se limitent pas au texte. Vous pouvez utiliser des opérateurs de comparaison pour les nombres :

• >1000 correspond aux montants supérieurs à 1000.
• <=50 correspond aux valeurs inférieures ou égales à 50.
• <>0 correspond à tout ce qui n’est pas égal à zéro.

Placez l’en-tête, par exemple Amount, au-dessus du critère de comparaison. La fonction D compare la valeur de chaque enregistrement à cette règle.

Les conditions placées côte à côte sur la même ligne sont reliées par AND : elles doivent toutes être vraies.

Pour sélectionner la région East avec un montant supérieur à 1000, créez une plage de critères à deux colonnes : placez les en-têtes Region et Amount sur la ligne supérieure, puis East et >1000 sur la ligne suivante. Un enregistrement n’est retenu que s’il concerne East et dépasse 1000.

Les conditions placées sur des lignes distinctes sont reliées par OR : toute ligne correspondante suffit.

Pour sélectionner East ou West, placez l’en-tête Region en haut, puis East sur la ligne suivante et West sur celle d’après. La plage de critères s’étend maintenant sur trois lignes, et un enregistrement est retenu s’il correspond à l’une ou l’autre valeur.

N’oubliez pas d’inclure toutes ces lignes dans l’argument criteria.

Vous pouvez combiner les deux dispositions. Supposons que vous souhaitiez (East AND >1000) OR (West AND >500).

Utilisez deux colonnes, Region et Amount. Placez East avec >1000 sur une ligne, puis West avec >500 sur la ligne suivante. Chaque ligne constitue un groupe AND ; les lignes distinctes jouent le rôle de OR. Cette organisation en grille permet aux fonctions D d’exprimer une logique complexe sans imbriquer de fonctions.

Méfiez-vous des pièges suivants :

• Oublier la ligne d’en-tête : une plage de critères nécessite des en-têtes, pas seulement des conditions.
• Sélectionner une ligne vide dans la plage de critères : une ligne de conditions vide correspond à chaque enregistrement et renvoie tout le contenu.
• Faire des fautes de frappe dans les en-têtes, qui ne correspondent alors plus au tableau.
• Laisser le bloc de critères toucher le tableau de données, de sorte qu’ils se chevauchent.

Conservez la plage de critères dans une zone dégagée distincte de la feuille.

Dans une plage de critères de fonction D, comment deux conditions écrites sur la même ligne sont-elles combinées ?

La plage de critères est au cœur de chaque fonction D. Points essentiels :

• Elle nécessite une ligne d’en-tête dont les noms correspondent exactement à ceux du tableau.
• Les conditions se placent dans les lignes suivantes : texte, caractères génériques ou comparaisons telles que >1000.
• Même ligne = AND, lignes distinctes = OR.
• Évitez les lignes de conditions vides, qui correspondent à tout.

Une plage de critères propre étant prête, vous pourrez l’utiliser avec DSUM, DCOUNT, DAVERAGE et DGET dans les prochaines leçons.