Impostare un intervallo di criteri

Excel offre una famiglia di funzioni di database i cui nomi iniziano tutti con la lettera D: DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET e altre.

Queste funzioni operano su una tabella strutturata come un piccolo database: una riga di intestazioni di colonna in alto e i record sotto. Invece di inserire le condizioni nella formula, si indica a ciascuna funzione D un intervallo criteri separato nel foglio, che descrive cosa cercare.

Questa lezione è dedicata alla creazione corretta dell'intervallo criteri, perché ogni funzione D dipende da esso.

Ogni funzione D condivide gli stessi tre argomenti:

• database - l'intera tabella, inclusa la riga delle intestazioni.
• field - la colonna su cui operare (un nome di intestazione tra virgolette o un numero di colonna).
• criteria - l'intervallo che contiene le regole di corrispondenza.

La struttura è quindi sempre DSUM(database, field, criteria). L'argomento criteria è quello che crea più difficoltà ai principianti, quindi lo analizzeremo per primo.

Un intervallo criteri è semplicemente un piccolo blocco di celle con almeno due righe:

• La riga superiore contiene intestazioni di colonna che corrispondono esattamente alle intestazioni del database.
• Le righe sottostanti contengono le condizioni.

Immagini di avere dati sulle vendite con le intestazioni Region, Rep, Amount. Per includere solo la regione East, l'intervallo criteri è composto da due celle sovrapposte: Region in alto e East sotto.

L'intestazione dell'intervallo criteri deve avere esattamente la stessa grafia dell'intestazione del database. Se la colonna dei dati si chiama Amount ma nei criteri inserisce Amounts o amt, la funzione D non troverà la colonna e potrebbe restituire un errore o zero.

La pratica più sicura consiste nel copiare la cella dell'intestazione dalla tabella e incollarla nell'intervallo criteri. In questo modo garantisce una corrispondenza testuale esatta, inclusi eventuali spazi finali.

Supponga che A1:C13 contenga la tabella con le intestazioni Region, Rep, Amount. Nella cella E1 inserisca Region e nella cella E2 inserisca East. Questo blocco di due celle, E1:E2, è l'intervallo criteri.

A questo punto DSUM somma solo le righe della regione East. La funzione legge l'intestazione in E1, verifica che corrisponda alla colonna Region e mantiene solo le righe in cui Region è uguale a East.

Per impostazione predefinita, una condizione testuale come East corrisponde ai valori che iniziano con quel testo. Quindi East corrisponderebbe anche a Eastern.

Per imporre una corrispondenza esatta, racchiuda il criterio in un confronto in stile formula: ="=East" inserito nella cella dei criteri. Può anche usare i caratteri jolly: E* corrisponde a qualsiasi valore che inizi con E, mentre ?at corrisponde a Cat, Bat o Hat.

I criteri non sono limitati al testo. Per i numeri può usare gli operatori di confronto:

• >1000 corrisponde agli importi superiori a 1000.
• <=50 corrisponde ai valori minori o uguali a 50.
• <>0 corrisponde a qualsiasi valore diverso da zero.

Inserisca l'intestazione, ad esempio Amount, in alto e il testo del confronto sotto di essa. La funzione D valuta il valore di ogni record in base a questa regola.

Le condizioni disposte affiancate sulla stessa riga vengono unite con AND: devono essere tutte vere.

Per trovare la regione East con Amount superiore a 1000, crei un intervallo criteri di due colonne: inserisca le intestazioni Region e Amount nella riga superiore, quindi East e >1000 nella riga sottostante. Un record è incluso solo se appartiene alla regione East e supera 1000.

Le condizioni disposte su righe separate vengono unite con OR: è sufficiente che una riga corrisponda.

Per trovare East o West, inserisca l'intestazione Region in alto, quindi East nella riga successiva e West in quella seguente. L'intervallo criteri si estende ora su tre righe e un record è incluso se corrisponde a uno dei due valori.

Ricordi di includere tutte queste righe nell'argomento criteria.

Può combinare entrambe le strutture. Supponga di voler ottenere (East AND >1000) OR (West AND >500).

Usi due colonne, Region e Amount. Inserisca East insieme a >1000 in una riga, quindi West insieme a >500 nella riga successiva. Ogni riga rappresenta un gruppo AND, mentre le righe separate agiscono come OR. Questa struttura a griglia consente alle funzioni D di esprimere logiche articolate senza annidare le funzioni.

Presti attenzione a questi errori frequenti:

• Dimenticare la riga delle intestazioni: un intervallo criteri richiede le intestazioni, non solo le condizioni.
• Selezionare una riga vuota all'interno dell'intervallo criteri: una riga di condizioni vuota corrisponde a ogni record e restituisce tutto.
• Refusi nelle intestazioni, che impediscono la corrispondenza con la tabella.
• Lasciare il blocco dei criteri a contatto con la tabella dei dati, causando una sovrapposizione.

Mantenga l'intervallo criteri in un'area separata e libera del foglio.

In un intervallo criteri di una funzione D, come vengono combinate due condizioni scritte sulla stessa riga?

L'intervallo criteri è il cuore di ogni funzione D. Punti chiave:

• Richiede una riga delle intestazioni con nomi che corrispondano esattamente a quelli della tabella.
• Le condizioni vanno inserite nelle righe sottostanti: testo, caratteri jolly o confronti come >1000.
• Stessa riga = AND, righe separate = OR.
• Eviti le righe di condizioni vuote, che corrispondono a tutto.

Con un intervallo criteri ordinato e pronto, può ora passarlo a DSUM, DCOUNT, DAVERAGE e DGET nelle lezioni successive.