Configurar un rango de criterios

Excel cuenta con una familia de funciones de base de datos cuyos nombres comienzan con la letra D: DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DGET, entre otras.

Funcionan con una tabla organizada como una pequeña base de datos: una fila de encabezados de columna en la parte superior y los registros debajo. En lugar de escribir las condiciones dentro de la fórmula, cada función D utiliza un rango de criterios independiente de la hoja que describe qué debe coincidir.

Esta lección se centra en crear correctamente ese rango de criterios, ya que todas las funciones D dependen de él.

Todas las funciones D comparten los mismos tres argumentos:

• database: toda la tabla, incluida la fila de encabezados.
• field: la columna sobre la que se operará (un nombre de encabezado entre comillas o un número de columna).
• criteria: el rango que contiene las reglas de coincidencia.

Por tanto, la estructura siempre es DSUM(database, field, criteria). El argumento criteria es la parte que más errores causa a los principiantes, así que nos centraremos primero en él.

Un rango de criterios es simplemente un pequeño bloque de celdas con al menos dos filas:

• La fila superior contiene encabezados de columna que coinciden exactamente con los encabezados de la base de datos.
• Las filas inferiores contienen las condiciones.

Imagine datos de ventas con los encabezados Region, Rep y Amount. Para coincidir únicamente con la región East, el rango de criterios consta de dos celdas apiladas: Region arriba y East debajo.

El encabezado del rango de criterios debe escribirse exactamente igual que el encabezado de la base de datos. Si la columna de datos se llama Amount, pero el criterio indica Amounts o amt, la función D no encontrará la columna y puede producir un error o devolver cero.

La práctica más segura es copiar la celda del encabezado de la tabla y pegarla en el rango de criterios. Así se garantiza una coincidencia exacta del texto, incluidos los posibles espacios finales.

Suponga que A1:C13 contiene su tabla con los encabezados Region, Rep y Amount. En la celda E1, escriba Region, y en E2, escriba East. Ese bloque de dos celdas, E1:E2, es su rango de criterios.

Ahora DSUM suma únicamente las filas de East. La función lee el encabezado de E1, comprueba que coincide con la columna Region y conserva solo las filas en las que Region es igual a East.

De forma predeterminada, una condición de texto como East coincide con los valores que comienzan por ese texto. Por tanto, East también coincidiría con Eastern.

Para forzar una coincidencia exacta, incluya una comparación con formato de fórmula: escriba ="=East" en la celda de criterios. También puede usar comodines: E* coincide con cualquier texto que empiece por E y ?at coincide con Cat, Bat o Hat.

Los criterios no se limitan al texto. Puede usar operadores de comparación para los números:

• >1000 coincide con importes superiores a 1000.
• <=50 coincide con valores menores o iguales que 50.
• <>0 coincide con cualquier valor distinto de cero.

Coloque el encabezado (por ejemplo, Amount) arriba y el texto de comparación debajo. La función D evalúa el valor de cada registro según esa regla.

Las condiciones colocadas una junto a otra en la misma fila se combinan con AND: todas deben cumplirse.

Para coincidir con la región East y un importe superior a 1000, cree un rango de criterios de dos columnas: coloque los encabezados Region y Amount en la fila superior y, debajo, East y >1000. Un registro solo cumple si pertenece a East y supera 1000.

Las condiciones colocadas en filas separadas se combinan con OR: cualquier fila coincidente es válida.

Para coincidir con East o West, coloque el encabezado Region arriba, después East en la fila siguiente y West en la posterior. El rango de criterios abarca ahora tres filas y un registro cumple si coincide con cualquiera de los dos valores.

Recuerde incluir todas esas filas en el argumento criteria.

Puede combinar ambas estructuras. Suponga que quiere (East AND >1000) OR (West AND >500).

Use dos columnas, Region y Amount. Coloque East junto con >1000 en una fila y, en la siguiente, West junto con >500. Cada fila es un grupo AND; las filas separadas actúan como OR. Esta disposición en cuadrícula es la forma en que las funciones D expresan una lógica compleja sin anidar funciones.

Preste atención a estas trampas:

• Olvidar la fila de encabezados: un rango de criterios necesita encabezados, no solo condiciones.
• Seleccionar una fila en blanco dentro del rango de criterios: una fila de condiciones vacía coincide con todos los registros y devuelve todo.
• Cometer errores tipográficos en los encabezados, de modo que ya no coincidan con la tabla.
• Dejar el bloque de criterios en contacto con la tabla de datos, de forma que se superpongan.

Mantenga el rango de criterios en una zona independiente y despejada de la hoja.

En el rango de criterios de una función D, ¿cómo se combinan dos condiciones escritas en la misma fila?

El rango de criterios es el elemento central de toda función D. Puntos clave:

• Necesita una fila de encabezados cuyos nombres coincidan exactamente con los de la tabla.
• Las condiciones se colocan en las filas inferiores: texto, comodines o comparaciones como >1000.
• Misma fila = AND; filas separadas = OR.
• Evite las filas de condiciones vacías, ya que coinciden con todo.

Con un rango de criterios limpio y preparado, ya puede utilizarlo con DSUM, DCOUNT, DAVERAGE y DGET en las próximas lecciones.