Creare elenchi a discesa

Un elenco a discesa aggiunge a una cella una piccola freccia che mostra un menu con le scelte consentite. Gli utenti scelgono invece di digitare.

È la forma più intuitiva di convalida dei dati:

• Niente errori di digitazione — le scelte sono già approvate.
• Ortografia coerente in tutta la colonna.
• Inserimento più rapido di valori ricorrenti, come stati o aree geografiche.

In pratica, un elenco a discesa è semplicemente una regola di convalida di tipo Elenco.

Il menu a discesa più semplice usa valori digitati direttamente nella regola. Nella finestra Convalida dei dati di Excel, scelga Consenti: Elenco e digiti nella casella Origine:

Yes,No,Maybe

Separi gli elementi con le virgole. In Google Sheets, scelga Elenco a discesa e inserisca ogni opzione.

• È ideale per elenchi molto brevi e modificati raramente.
• Svantaggio: per modificare l'elenco è necessario riaprire la regola.

Per gli elenchi più lunghi o soggetti a modifiche, indichi come Origine un intervallo di celle. Inserisca le opzioni in una colonna, ad esempio F2:F6, quindi imposti l'Origine della convalida su:

=$F$2:$F$6

Ora la modifica delle celle nella colonna F aggiorna immediatamente il menu a discesa.

• Usi riferimenti assoluti per mantenere fissa l'origine.
• Se preferisce, tenga le celle delle opzioni in una scheda di ricerca ordinata.

È qui che gli intervalli denominati e la convalida si combinano alla perfezione. Assegni all'intervallo delle opzioni il nome RegionList, quindi imposti l'Origine della convalida semplicemente su:

=RegionList

Il menu a discesa è ora chiaro e facile da gestire. Chiunque esamini la regola vede un nome significativo invece di un indirizzo criptico.

• Funziona allo stesso modo in Excel e Google Sheets.
• Il nome e il menu a discesa rimangono sincronizzati.

Immagini un registro delle attività. In una scheda di supporto, elenchi gli stati nell'intervallo A1:A4: Aperto, In corso, Bloccato, Completato. Assegni a tale intervallo il nome StatusList.

Selezioni la colonna Stato, apra Convalida dei dati, scelga Elenco e imposti l'Origine su =StatusList.

Ora ogni cella dello stato offre le stesse quattro scelte ordinate. I report e le formule COUNTIF che contano ogni stato non perderanno mai un valore scritto in modo errato.

Se aggiunge una nuova opzione all'elenco di origine, un intervallo fisso come =$F$2:$F$6 non la includerà. Due soluzioni consentono di mantenere l'elenco a discesa aggiornato:

• Converta l'origine in una Tabella di Excel e assegni un nome alla colonna: le tabelle si espandono automaticamente.
• In alternativa, definisca un intervallo denominato dinamico usando una funzione di espansione come =A2# nelle versioni recenti di Excel.

In Google Sheets, se indica come origine un'intera colonna, ad esempio F2:F, verranno incluse anche le aggiunte future.

Un elenco a discesa dipendente mostra scelte diverse in base al contenuto di un'altra cella. Selezioni un paese in una cella e il menu a discesa delle città mostrerà solo quelle di quel paese.

Il metodo classico in Excel assegna a ogni sottoelenco un nome corrispondente alla categoria, quindi usa INDIRECT nell'origine:

=INDIRECT(A2)

Se A2 contiene France e un intervallo denominato France contiene l'elenco delle sue città, il menu a discesa si adatta automaticamente. È una tecnica avanzata, ma potente.

Per impostazione predefinita, una regola Elenco consente comunque agli utenti di digitare manualmente dei valori. È possibile controllare questo comportamento:

• In Excel, se imposta l'Avviso di errore su Arresta, vengono rifiutati tutti i valori non presenti nell'elenco.
• Se consente l'Avviso, gli utenti possono ignorare il menu a discesa.
• In Google Sheets, scelga Rifiuta l'inserimento per applicare rigorosamente l'elenco.

Per ottenere report puliti, scelga l'opzione rigorosa, in modo che possano essere inseriti solo i valori elencati.

La piccola freccia compare solo quando la cella è selezionata e solo se l'opzione Elenco a discesa nella cella è selezionata (Excel) o lo stile del menu a discesa è attivo (Sheets).

• Se non vede alcuna freccia, riapra la regola e abiliti l'opzione relativa all'elenco a discesa nella cella.
• Sheets consente di scegliere tra un chip a forma di freccia e una convalida semplice.

Questa impostazione controlla solo la presentazione; la regola dei valori consentiti sottostante rimane invariata.

Poiché il menu a discesa usa =RegionList, la gestione è semplice:

• Aggiunga o rimuova le aree geografiche nelle celle dell'intervallo denominato.
• Se la dimensione dell'intervallo è cambiata, aggiorni l'intervallo denominato in Gestione nomi (oppure usi una tabella per evitare questo passaggio).
• Le celle esistenti conservano i propri valori anche se in seguito modifica l'elenco.

Un'unica origine denominata alimenta ogni menu a discesa che vi fa riferimento — una sola modifica aggiorna tutto.

I menu a discesa diventano ancora più utili se abbinati alle formule di ricerca. Scelga un'area geografica dal menu a discesa in A2, quindi cerchi le vendite corrispondenti:

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

Poiché il menu a discesa garantisce che A2 contenga sempre un'area valida, la ricerca non fallisce mai a causa di un errore di digitazione.

• Il menu a discesa controlla i dati inseriti.
• La ricerca reagisce alla scelta.

Questa combinazione è il cuore dei report interattivi basati sulle formule.

Ha imparato a creare elenchi a discesa che mantengono puliti i dati:

• Usi una regola di convalida Elenco con elementi digitati, un intervallo di celle o un intervallo denominato.
• Gestisca un menu a discesa con =RegionList per una maggiore chiarezza e una gestione più semplice.
• Faccia crescere gli elenchi con tabelle o origini che usano intere colonne.
• Usi gli avvisi di errore Arresta per consentire solo i valori elencati.

Ha completato il percorso Intervalli denominati e convalida dei dati: formule più chiare e dati inseriti in modo controllato e affidabile.