Interrogare i dati con QUERY

Google Sheets dispone di una funzione che sembra un piccolo linguaggio per database: QUERY. Consente di selezionare, filtrare e riepilogare i dati usando una sintassi molto simile a SQL.

Anziché combinare FILTER, SORT e SUMIF, è possibile scrivere un'unica istruzione chiara. Ad esempio, mostrare solo le righe della regione East, ordinate per vendite diventa un'unica formula.

QUERY è una funzione specifica di Google Sheets. Excel non la include, quindi questa lezione riguarda esclusivamente Sheets.

QUERY richiede tre elementi:

• data l'intervallo da leggere, ad esempio A1:D100
• query una stringa di testo contenente le istruzioni, tra virgolette
• headers un numero facoltativo che indica quante righe di intestazione sono presenti

La magia si trova nella stringa della query. Deve essere sempre racchiusa tra virgolette doppie.

La clausola SELECT sceglie quali colonne restituire. All'interno di QUERY, le colonne vengono indicate con le lettere del foglio (A, B, C), non con i nomi delle intestazioni.

Usi SELECT * per restituire tutte le colonne oppure elenchi quelle specifiche per conservare solo i dati necessari. L'ordine in cui le elenca determina l'ordine in cui compaiono nel risultato.

Immagini un foglio delle vendite nell'intervallo A1:D7, con le intestazioni Regione, Addetto, Prodotto, Vendite:

• A: Regione (East, West)
• B: Addetto (Ann, Bo, Cy)
• C: Prodotto (Pens, Paper)
• D: Vendite (numeri)

Useremo questo set di dati per il resto della lezione. Lo tenga presente ogni volta che vede una formula QUERY qui sotto.

La clausola WHERE conserva solo le righe che superano un test. Confronti una colonna con un valore usando operatori come =, >, < e >=.

I valori di testo devono essere racchiusi tra apici singoli all'interno della stringa della query, perché l'intera query è già racchiusa tra virgolette doppie.

I filtri numerici non richiedono virgolette. Per visualizzare solo le vendite di valore elevato, confronti direttamente la colonna D con un numero.

In questo modo vengono restituite solo le righe in cui Sales è maggiore di 500, mantenendo il report concentrato sulle trattative più importanti.

Usi AND e OR per combinare i test, proprio come in SQL.

• AND richiede che entrambe le condizioni siano vere
• OR richiede che almeno una condizione sia vera

Questo esempio conserva le righe della regione East con vendite superiori a 300.

Aggiunga LIMIT per limitare il numero di righe restituite. È utile per le anteprime dei primi N risultati o per mantenere ordinata una dashboard.

Qui vengono richieste solo le prime 3 righe corrispondenti. In seguito potrà combinarlo con l'ordinamento per creare un vero elenco dei primi 3 risultati.

All'inizio questo aspetto crea difficoltà a tutti. L'intera query è un'unica stringa di testo di Sheets, quindi usa le virgolette doppie. Qualsiasi testo con cui la si confronta deve quindi usare gli apici singoli al suo interno.

Scrivere WHERE A = "East" interrompe la formula perché la virgoletta doppia interna chiude la stringa in anticipo. Usi sempre WHERE A = 'East'.

Può rendere una query interattiva recuperando un valore da una cella. Poiché il valore della cella si trova al di fuori delle virgolette, deve concatenarlo usando l'operatore &.

Se la cella F1 contiene il nome di una regione, questa formula filtra in base a ciò che l'utente ha inserito in quella cella.

Il terzo argomento indica a QUERY quante righe di intestazione contiene l'intervallo di dati. Passi 1 quando la prima riga contiene etichette come Region e Sales.

Se lo omette, QUERY prova a determinarlo automaticamente e talvolta sbaglia: può includere un'intestazione nei risultati o interpretare i numeri come testo. Specificare esplicitamente 1 rende i risultati prevedibili.

Verifichi la sua comprensione dei concetti di base di QUERY.

Ha imparato gli elementi fondamentali di Google Sheets QUERY:

• QUERY(data, query, headers) ne è la struttura
• SELECT sceglie le colonne in base alla lettera; * indica tutte le colonne
• WHERE filtra le righe, insieme a AND e OR
• Il testo usa gli apici singoli; i numeri non richiedono virgolette
• & inserisce i valori delle celle per creare filtri interattivi

Ora passerà a ordinare e raggruppare questi risultati per creare riepiloghi.