Consultar datos con QUERY

Google Sheets tiene una función que parece un pequeño lenguaje de bases de datos: QUERY. Le permite seleccionar, filtrar y resumir datos mediante una sintaxis muy similar a SQL.

En lugar de combinar FILTER, SORT y SUMIF, puede escribir una sola instrucción legible. Por ejemplo, mostrarme solo las filas de la región East, ordenadas por ventas se convierte en una sola fórmula.

QUERY es exclusiva de Google Sheets. Excel no la tiene, así que toda esta lección se centra únicamente en Sheets.

QUERY recibe tres partes:

• data el rango que se va a leer, como A1:D100
• query una cadena de texto con instrucciones, entre comillas
• headers un número opcional que indica cuántas filas de encabezado hay

La cadena de consulta es donde ocurre la magia. Siempre debe ir entre comillas dobles.

La cláusula SELECT elige qué columnas devolver. Dentro de QUERY, se hace referencia a las columnas mediante sus letras de la hoja (A, B, C), no mediante los nombres de los encabezados.

Utilice SELECT * para devolver todas las columnas, o indique columnas específicas para conservar solo lo necesario. El orden en que las enumere será el orden en que aparecerán en el resultado.

Imagine una hoja de ventas en A1:D7 con los encabezados Region, Rep, Product, Sales:

• A: Region (East, West)
• B: Rep (Ann, Bo, Cy)
• C: Product (Pens, Paper)
• D: Sales (números)

Usaremos este conjunto de datos durante el resto de la lección. Téngalo presente cada vez que vea una fórmula QUERY a continuación.

La cláusula WHERE conserva únicamente las filas que cumplen una condición. Compare una columna con un valor mediante operadores como =, >, < y >=.

Los valores de texto deben ir entre comillas simples dentro de la cadena de consulta, porque toda la consulta ya está entre comillas dobles.

Los filtros numéricos no necesitan comillas. Para ver solo las ventas de mayor importe, compare directamente la columna D con un número.

Esto devuelve únicamente las filas en las que Sales es mayor que 500, para que el informe se concentre en las operaciones importantes.

Utilice AND y OR para combinar condiciones, igual que en SQL.

• AND exige que ambas condiciones sean verdaderas
• OR necesita que al menos una sea verdadera

Este ejemplo conserva las filas de la región East que además superaron 300 en ventas.

Añada LIMIT para establecer un máximo de filas devueltas. Esto resulta útil para vistas previas de los primeros N resultados o para mantener ordenado un panel.

Aquí solicitamos únicamente las primeras 3 filas coincidentes. Más adelante puede combinarlo con una ordenación para crear una lista real de los 3 primeros.

Al principio, esto suele confundir a todo el mundo. La consulta completa es una sola cadena de texto de Sheets, por lo que utiliza comillas dobles. Por tanto, cualquier texto con el que compare debe usar comillas simples en su interior.

Escribir WHERE A = "East" rompe la fórmula porque la comilla doble interna termina la cadena antes de tiempo. Utilice siempre WHERE A = 'East'.

Puede hacer que una consulta sea interactiva tomando un valor de una celda. Como el valor de la celda está fuera de las comillas, debe concatenarlo mediante el operador &.

Si la celda F1 contiene un nombre de región, esta fórmula filtra según lo que el usuario haya escrito allí.

El tercer argumento indica a QUERY cuántas filas de encabezado tienen los datos. Pase 1 cuando la primera fila contenga etiquetas como Region y Sales.

Si lo omite, QUERY hace una estimación, y a veces se equivoca: puede mezclar un encabezado con los resultados o tratar los números como texto. Indicar 1 explícitamente mantiene los resultados predecibles.

Compruebe cuánto entiende de los conceptos básicos de QUERY.

Ha aprendido los fundamentos de Google Sheets QUERY:

• QUERY(data, query, headers) es la estructura
• SELECT selecciona columnas por letra; * significa todas
• WHERE filtra filas, combinado con AND y OR
• El texto utiliza comillas simples; los números no llevan comillas
• & inserta valores de celdas para crear filtros interactivos

A continuación ordenará y agrupará esos resultados para crear resúmenes.