Importare dati con IMPORTRANGE

A volte i dati necessari si trovano in un file di Google Sheets diverso: un elenco principale gestito da qualcun altro o il report del mese scorso. IMPORTRANGE importa questi dati nel foglio corrente e li mantiene aggiornati.

Quando la fonte viene aggiornata, si aggiorna anche il Suo foglio. È la base dei dashboard composti da più file in Google Sheets e, come QUERY, è disponibile solo in Sheets.

IMPORTRANGE richiede due elementi:

• spreadsheet_url il link o la chiave del file di origine, tra virgolette
• range_string il foglio e l'intervallo da importare, come 'Sheet1'!A1:D10, anch'essi tra virgolette

Entrambi gli argomenti sono stringhe di testo, quindi devono essere racchiusi tra virgolette doppie.

Invece dell'URL completo, può usare solo la chiave, ovvero il lungo ID al centro del link. I due metodi funzionano allo stesso modo.

La chiave è la parte compresa tra /d/ e la barra successiva nell'URL di Sheets. Usare la chiave rende le formule più brevi e ordinate.

La prima volta che fa riferimento a un nuovo file, IMPORTRANGE mostra un errore #REF! con il messaggio È necessario collegare questi fogli.

Passi il cursore sulla cella e faccia clic su Consenti l'accesso. Questa autorizzazione concessa una sola volta collega i due file. Dopo l'approvazione, i dati vengono importati. È una funzione di sicurezza, non un errore.

IMPORTRANGE restituisce un array, quindi si espande su più celle a partire dal punto in cui viene inserito. Lo posizioni in un'area vuota con spazio sufficiente per espandersi.

Se le celle sottostanti o a destra sono occupate, si verificherà un errore di espansione o un errore #REF!. Lasci spazio sufficiente, ad esempio in un angolo libero della scheda.

Non è necessario importare un'intera tabella. Restringa la stringa dell'intervallo per importare esattamente ciò che Le serve, ad esempio una sola colonna.

In questo modo importa solo i nomi della colonna A della fonte. Importazioni più piccole mantengono il foglio veloce e focalizzato.

IMPORTRANGE importa tutti i dati dell'intervallo, ma può racchiuderlo in QUERY per applicare contemporaneamente un filtro. L'array importato diventa l'argomento data di QUERY.

All'interno di QUERY, però, deve fare riferimento alle colonne importate come Col1, Col2 e così via, non usando le lettere.

Questa è l'insidia principale quando si combinano le due funzioni. Poiché i dati provengono da una formula e non da un intervallo reale, QUERY non riconosce le lettere del foglio.

Quindi A diventa Col1 e B diventa Col2, contando dalla prima colonna importata. Se lo ricorda, la combinazione funzionerà senza problemi.

I dati importati si aggiornano automaticamente, all'incirca ogni ora oppure quando il file viene aperto o modificato. Sono aggiornati, ma non istantaneamente al secondo.

Molte chiamate IMPORTRANGE di grandi dimensioni possono rallentare un foglio. Importi solo gli intervalli necessari e valuti di usare una sola importazione per alimentare diverse formule, invece di molte importazioni separate.

Presti attenzione a questi casi:

• #REF! con collega i fogli significa che deve ancora fare clic su Consenti l'accesso
• #REF! dovuto all'espansione significa che l'area di destinazione non è vuota
• #ERROR! spesso significa che la stringa dell'intervallo contiene virgolette errate o un nome di foglio sbagliato

Controlli che il nome del foglio corrisponda esattamente a quello della scheda di origine.

Una configurazione comune prevede una scheda con una sola formula IMPORTRANGE che mantiene una copia aggiornata di una tabella di origine. Le altre schede e formule fanno quindi riferimento a questa copia locale, non direttamente all'importazione.

In questo modo le autorizzazioni vengono gestite in un unico punto, le prestazioni migliorano e le formule possono usare intervalli semplici come Import!A:D invece di URL molto lunghi.

Verifichi la Sua conoscenza di IMPORTRANGE.

Ora sa importare dati tra file diversi:

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string) importa dati aggiornati
• Al primo utilizzo è necessario fare clic una volta su Consenti l'accesso
• I risultati si espandono, quindi lasci loro spazio libero
• Racchiuda la formula in QUERY per filtrare i dati, usando i nomi Col1, Col2
• Importi solo ciò che Le serve e ne mantenga una sola copia locale per migliorare le prestazioni

Con questo si completa il kit di strumenti QUERY e ARRAYFORMULA di Google Sheets.