Daten mit QUERY abfragen

Google Sheets verfügt über eine Funktion, die sich wie eine kleine Datenbanksprache anfühlt: QUERY. Damit können Sie Daten mit einer Syntax, die SQL sehr ähnlich ist, auswählen, filtern und zusammenfassen.

Statt FILTER, SORT und SUMIF aneinanderzureihen, schreiben Sie eine einzige gut lesbare Anweisung. Zum Beispiel wird aus zeige mir nur die Zeilen der Region East, nach Umsatz sortiert eine einzige Formel.

QUERY gibt es nur in Google Sheets. Excel verfügt nicht über diese Funktion; daher bezieht sich die gesamte Lektion ausschließlich auf Sheets.

QUERY besteht aus drei Teilen:

• data der zu lesende Bereich, etwa A1:D100
• query eine Textzeichenfolge mit Anweisungen in Anführungszeichen
• headers eine optionale Zahl, die QUERY angibt, wie viele Kopfzeilen vorhanden sind

Die Abfragezeichenfolge enthält die eigentliche Magie. Sie steht immer in doppelten Anführungszeichen.

Die SELECT-Klausel legt fest, welche Spalten zurückgegeben werden. Innerhalb von QUERY verweisen Sie auf Spalten anhand ihrer Spaltenbuchstaben des Tabellenblatts (A, B, C), nicht anhand der Namen der Kopfzeilen.

Verwenden Sie SELECT *, um alle Spalten zurückzugeben, oder listen Sie bestimmte Spalten auf, um nur die benötigten Daten zu behalten. Die Reihenfolge, in der Sie sie auflisten, entspricht der Reihenfolge im Ergebnis.

Stellen Sie sich ein Verkaufsblatt im Bereich A1:D7 mit den Kopfzeilen Region, Rep, Product, Sales vor:

• A: Region (East, West)
• B: Rep (Ann, Bo, Cy)
• C: Product (Pens, Paper)
• D: Sales (Zahlen)

Wir verwenden diesen Datensatz für den Rest der Lektion. Stellen Sie ihn sich immer vor, wenn Sie weiter unten eine QUERY-Formel sehen.

Die WHERE-Klausel behält nur Zeilen bei, die eine Prüfung bestehen. Vergleichen Sie eine Spalte mithilfe von Operatoren wie =, >, < und >= mit einem Wert.

Textwerte stehen innerhalb der Abfragezeichenfolge in einfachen Anführungszeichen, da die gesamte Abfrage bereits in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen ist.

Für Zahlenfilter sind keine Anführungszeichen erforderlich. Um nur Verkäufe mit hohem Wert zu sehen, vergleichen Sie Spalte D direkt mit einer Zahl.

Dadurch werden nur die Zeilen zurückgegeben, in denen Sales größer als 500 ist. So bleibt Ihr Bericht auf die wichtigen Abschlüsse konzentriert.

Verwenden Sie AND und OR, um Prüfungen genau wie in SQL zu kombinieren.

• AND erfordert, dass beide Bedingungen wahr sind
• OR benötigt mindestens eine wahre Bedingung

Dieses Beispiel behält Zeilen der Region East bei, die außerdem mehr als 300 Umsatz erzielt haben.

Fügen Sie LIMIT hinzu, um die Anzahl der zurückgegebenen Zeilen zu begrenzen. Das ist praktisch für Vorschauen der besten Ergebnisse oder für ein übersichtliches Dashboard.

Hier fordern wir nur die ersten 3 passenden Zeilen an. Kombinieren Sie dies später mit einer Sortierung, um eine echte Top-3-Liste zu erstellen.

Das sorgt anfangs bei allen für Verwirrung. Die gesamte Abfrage ist eine einzige Textzeichenfolge in Sheets und verwendet daher doppelte Anführungszeichen. Jeder Text, mit dem Sie vergleichen, muss darin folglich in einfachen Anführungszeichen stehen.

WHERE A = "East" führt zu einem Fehler, weil das innere doppelte Anführungszeichen die Zeichenfolge vorzeitig beendet. Verwenden Sie immer WHERE A = 'East'.

Sie können eine Abfrage interaktiv gestalten, indem Sie einen Wert aus einer Zelle übernehmen. Da sich der Zellwert außerhalb der Anführungszeichen befindet, verketten Sie ihn mit dem Operator &.

Wenn Zelle F1 einen Regionsnamen enthält, filtert diese Formel nach dem Wert, den die Benutzerin oder der Benutzer dort eingegeben hat.

Das dritte Argument gibt QUERY an, wie viele Kopfzeilen Ihre Daten enthalten. Übergeben Sie 1, wenn die erste Zeile Bezeichnungen wie Region und Sales enthält.

Wenn Sie das Argument weglassen, schätzt QUERY die Anzahl und liegt dabei manchmal falsch. Dann wird eine Kopfzeile in die Ergebnisse übernommen oder Zahlen werden als Text behandelt. Wenn Sie 1 ausdrücklich angeben, bleiben die Ergebnisse vorhersehbar.

Testen Sie Ihr Verständnis der QUERY-Grundlagen.

Sie haben die Grundlagen von Google Sheets QUERY kennengelernt:

• QUERY(data, query, headers) ist die Struktur
• SELECT wählt Spalten anhand ihres Buchstabens aus; * steht für alle
• WHERE filtert Zeilen und wird mit AND und OR kombiniert
• Text verwendet einfache Anführungszeichen; Zahlen kommen ohne aus
• & fügt Zellwerte für interaktive Filter ein

Als Nächstes sortieren und gruppieren Sie diese Ergebnisse, um Zusammenfassungen zu erstellen.