Interroger des données avec QUERY

Google Sheets propose une fonction qui ressemble à un petit langage de base de données : QUERY. Elle vous permet de sélectionner, filtrer et résumer des données à l’aide d’une syntaxe très proche de SQL.

Au lieu d’empiler FILTER, SORT et SUMIF, vous écrivez une seule instruction lisible. Par exemple, afficher uniquement les lignes de la région Est, triées par ventes devient une seule formule.

QUERY est propre à Google Sheets. Excel ne propose pas cette fonction, cette leçon concerne donc uniquement Sheets.

QUERY accepte trois éléments :

• données la plage à lire, par exemple A1:D100
• requête une chaîne de texte contenant des instructions, entre guillemets
• en-têtes un nombre facultatif indiquant combien de lignes d’en-tête sont présentes

C’est dans la chaîne de requête que tout se joue. Elle se place toujours entre guillemets doubles.

La clause SELECT choisit les colonnes à renvoyer. Dans QUERY, vous faites référence aux colonnes à l’aide de leurs lettres dans la feuille (A, B, C), et non de leurs noms d’en-tête.

Utilisez SELECT * pour renvoyer toutes les colonnes, ou indiquez uniquement celles dont vous avez besoin. Leur ordre dans la liste détermine leur ordre dans le résultat.

Imaginez une feuille de ventes dans A1:D7, avec les en-têtes Région, Commercial, Produit, Ventes :

• A : Région (Est, Ouest)
• B : Commercial (Ann, Bo, Cy)
• C : Produit (Stylos, Papier)
• D : Ventes (nombres)

Nous utiliserons ce jeu de données pour la suite de la leçon. Gardez-le à l’esprit chaque fois que vous voyez une formule QUERY ci-dessous.

La clause WHERE conserve uniquement les lignes qui satisfont un test. Comparez une colonne à une valeur à l’aide d’opérateurs tels que =, >, < et >=.

Les valeurs textuelles se placent entre guillemets simples dans la chaîne de requête, car la requête entière est déjà entourée de guillemets doubles.

Les filtres numériques n’ont pas besoin de guillemets. Pour afficher uniquement les ventes élevées, comparez directement la colonne D à un nombre.

Cette formule renvoie uniquement les lignes où Sales est supérieur à 500, afin de concentrer votre rapport sur les ventes importantes.

Utilisez AND et OR pour combiner des tests, comme en SQL.

• AND exige que les deux conditions soient vraies
• OR exige qu’au moins une condition soit vraie

Cet exemple conserve les lignes de la région Est dont les ventes dépassent également 300.

Ajoutez LIMIT pour plafonner le nombre de lignes renvoyées. Cette clause est pratique pour afficher un aperçu des premiers résultats ou pour garder un tableau de bord ordonné.

Ici, nous demandons uniquement les 3 premières lignes correspondantes. Combinez cette clause avec un tri plus loin dans la leçon pour créer une véritable liste des 3 premiers résultats.

C’est une difficulté qui pose problème à tout le monde au début. La requête entière est une seule chaîne de texte Sheets : elle utilise donc des guillemets doubles. Tout texte auquel vous la comparez doit par conséquent utiliser des guillemets simples à l’intérieur.

Écrire WHERE A = "East" fait échouer la formule, car le guillemet double intérieur termine prématurément la chaîne. Utilisez toujours WHERE A = 'East'.

Vous pouvez rendre une requête interactive en récupérant une valeur dans une cellule. Comme la valeur de la cellule se trouve à l’extérieur des guillemets, vous devez la concaténer à l’aide de l’opérateur &.

Si la cellule F1 contient un nom de région, cette formule filtre selon ce que l’utilisateur y a saisi.

Le troisième argument indique à QUERY combien de lignes d’en-tête contiennent vos données. Transmettez 1 lorsque la première ligne contient des libellés tels que Région et Ventes.

Si vous omettez cet argument, QUERY fait une estimation, qui peut parfois être incorrecte : un en-tête peut être mélangé à vos résultats ou des nombres peuvent être traités comme du texte. Indiquer explicitement 1 rend les résultats prévisibles.

Vérifiez votre compréhension des notions de base de QUERY.

Vous avez appris les éléments essentiels de QUERY dans Google Sheets :

• QUERY(data, query, headers) est la structure
• SELECT sélectionne les colonnes par lettre ; * signifie toutes les colonnes
• WHERE filtre les lignes, avec AND et OR
• Le texte utilise des guillemets simples ; les nombres n’utilisent aucun guillemet
• & insère des valeurs de cellules pour créer des filtres interactifs

Vous allez maintenant trier et regrouper ces résultats pour créer des synthèses.