Importer des données avec IMPORTRANGE

Parfois, les données dont vous avez besoin se trouvent dans un autre fichier Google Sheets : une liste principale gérée par quelqu'un d'autre ou le rapport du mois dernier. IMPORTRANGE importe ces données dans votre feuille actuelle, en temps réel.

Lorsque la source est mise à jour, votre feuille l'est aussi. C'est l'épine dorsale des tableaux de bord répartis sur plusieurs fichiers dans Google Sheets et, comme QUERY, cette fonction est réservée à Sheets.

IMPORTRANGE nécessite deux éléments :

• URL de la feuille de calcul source le lien ou la clé du fichier source, entre guillemets
• chaîne de plage la feuille et la plage à importer, comme 'Sheet1'!A1:D10, également entre guillemets

Les deux arguments sont des chaînes de texte : ils doivent donc tous deux être placés entre guillemets doubles.

Au lieu de l'URL complète, vous pouvez utiliser uniquement la clé, le long ID situé au milieu du lien. Les deux méthodes fonctionnent exactement de la même façon.

La clé est la partie située entre /d/ et la barre oblique suivante dans une URL Sheets. Utiliser la clé permet de garder des formules plus courtes et plus propres.

La première fois que vous faites référence à un nouveau fichier, IMPORTRANGE affiche une erreur #REF! accompagnée du message Vous devez connecter ces feuilles.

Passez la souris sur la cellule et cliquez sur Autoriser l'accès. Cette autorisation unique relie les deux fichiers. Après votre approbation, les données sont importées. Il s'agit d'une fonctionnalité de sécurité, pas d'une défaillance.

IMPORTRANGE renvoie une matrice, qui se déploie sur plusieurs cellules à partir de celle où vous placez la formule. Placez-la dans une zone vide disposant de suffisamment d'espace pour s'étendre.

Si des cellules situées en dessous ou à droite sont déjà occupées, vous obtiendrez une erreur de déploiement ou une erreur #REF!. Laissez-lui de la place, par exemple dans un coin libre d'un onglet.

Vous n'avez pas besoin d'importer un tableau entier. Restreignez la chaîne de plage pour importer exactement ce dont vous avez besoin, par exemple une seule colonne.

Cela importe uniquement les noms de la colonne A de la source. Les importations plus petites permettent de garder votre feuille rapide et ciblée.

IMPORTRANGE importe tout le contenu de la plage, mais vous pouvez l'imbriquer dans QUERY pour filtrer les données en même temps. La matrice importée devient l'argument de données de QUERY.

Notez qu'à l'intérieur de QUERY, vous faites référence aux colonnes importées avec Col1, Col2, etc., et non avec une lettre.

C'est le piège important lorsque vous combinez ces deux fonctions. Comme les données proviennent d'une formule et non d'une plage réelle, QUERY ne peut pas voir les lettres des feuilles.

Ainsi, A devient Col1 et B devient Col2, en comptant à partir de la première colonne importée. Retenez bien ce point et la combinaison fonctionnera sans problème.

Les données importées s'actualisent automatiquement, environ toutes les heures ou lorsque le fichier est ouvert ou modifié. Elles sont actualisées, mais pas à la seconde près.

De nombreux appels IMPORTRANGE volumineux peuvent ralentir une feuille. Importez uniquement les plages dont vous avez besoin et envisagez de faire alimenter plusieurs formules par une seule importation plutôt que d'effectuer de nombreuses importations distinctes.

Surveillez les cas suivants :

• #REF! avec le message connecter les feuilles signifie que vous devez encore cliquer sur Autoriser l'accès
• #REF! dû à un déploiement signifie que la zone de destination n'est pas vide
• #ERROR! signifie souvent que la chaîne de plage contient des guillemets incorrects ou un nom de feuille erroné

Vérifiez attentivement que le nom de la feuille correspond exactement à celui de l'onglet source.

Configuration courante : un onglet contient un seul IMPORTRANGE qui reproduit un tableau source. Les autres onglets et formules font ensuite référence à cette copie locale, plutôt qu'à l'importation directement.

Cela centralise les autorisations, accélère les opérations et permet à vos formules de faire référence à des plages simples comme Import!A:D plutôt qu'à de longues URL.

Vérifiez votre compréhension d'IMPORTRANGE.

Vous pouvez maintenant importer des données d'un fichier à l'autre :

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string) importe des données actualisées
• La première utilisation nécessite de cliquer une fois sur Autoriser l'accès
• Les résultats se déploient : laissez-leur donc une zone vide
• Imbriquez la fonction dans QUERY pour filtrer, en utilisant les noms Col1 et Col2
• Importez uniquement ce dont vous avez besoin et reproduisez-le une seule fois pour gagner en rapidité

Vous disposez maintenant de tous les outils QUERY et ARRAYFORMULA de Google Sheets.