Mengambil Data dengan IMPORTRANGE

Terkadang data yang Anda perlukan berada di berkas Google Spreadsheet yang berbeda: daftar utama yang dikelola orang lain atau laporan bulan lalu. IMPORTRANGE mengambil data tersebut ke lembar kerja Anda saat ini secara langsung.

Saat sumber diperbarui, lembar kerja Anda juga ikut diperbarui. Ini adalah dasar dasbor multi-berkas di Google Spreadsheet, dan seperti QUERY, fungsi ini hanya tersedia di Spreadsheet.

IMPORTRANGE memerlukan dua hal:

• alamat_lembar_kerja tautan atau kunci berkas sumber, diapit tanda kutip
• teks_rentang lembar dan rentang yang akan diambil, seperti 'Sheet1'!A1:D10, juga diapit tanda kutip

Kedua argumen tersebut berupa teks, jadi keduanya harus ditulis dalam tanda kutip ganda.

Selain URL lengkap, Anda dapat menggunakan hanya kunci, yaitu ID panjang di tengah tautan. Keduanya bekerja dengan cara yang sama.

Kunci adalah bagian di antara /d/ dan garis miring berikutnya dalam alamat Google Spreadsheet. Menggunakan kunci membuat rumus lebih singkat dan rapi.

Saat pertama kali merujuk ke berkas baru, IMPORTRANGE menampilkan kesalahan #REF! dengan pesan Anda perlu menghubungkan lembar kerja ini.

Arahkan kursor ke sel tersebut lalu klik Izinkan akses. Pemberian izin satu kali ini menghubungkan kedua berkas. Setelah disetujui, data akan masuk. Ini adalah fitur keamanan, bukan kesalahan.

IMPORTRANGE mengembalikan larik, sehingga hasilnya meluber ke beberapa sel mulai dari tempat Anda menaruhnya. Letakkan rumus ini di area kosong yang memiliki cukup ruang untuk meluas.

Jika sel di bawah atau di sebelah kanan sudah terisi, Anda akan mendapatkan kesalahan luapan atau #REF!. Sediakan ruang yang cukup, seperti sudut kosong di sebuah tab.

Anda tidak harus mengimpor seluruh tabel. Persempit teks rentangnya untuk mengambil tepat data yang Anda perlukan, misalnya satu kolom.

Rumus ini hanya mengambil nama dari kolom A pada sumber. Impor yang lebih kecil membuat lembar kerja Anda tetap cepat dan terfokus.

IMPORTRANGE mengambil semua data dalam rentang, tetapi Anda dapat membungkusnya dengan QUERY untuk memfilter data pada saat yang sama. Larik yang diimpor menjadi argumen data QUERY.

Perhatikan bahwa di dalam QUERY, Anda merujuk kolom yang diimpor sebagai Col1, Col2, dan seterusnya, bukan berdasarkan huruf.

Inilah hal penting saat menggabungkan kedua fungsi tersebut. Karena data berasal dari rumus, bukan rentang nyata, QUERY tidak dapat melihat huruf kolom lembar kerja.

Jadi A menjadi Col1, B menjadi Col2, dihitung mulai dari kolom pertama yang diimpor. Ingat hal ini agar gabungan keduanya dapat bekerja dengan lancar.

Data yang diimpor diperbarui secara otomatis, kira-kira setiap jam atau saat berkas dibuka atau diubah. Data tersebut diperbarui secara langsung, tetapi tidak sampai setiap detik.

Banyak pemanggilan IMPORTRANGE berukuran besar dapat memperlambat lembar kerja. Impor hanya rentang yang Anda perlukan, dan pertimbangkan untuk menggunakan satu impor yang menjadi sumber bagi beberapa rumus, bukan banyak impor terpisah.

Perhatikan hal-hal berikut:

• #REF! dengan pesan hubungkan lembar kerja berarti Anda masih perlu mengeklik Izinkan akses
• #REF! akibat luapan berarti area tujuan belum kosong
• #ERROR! sering berarti teks rentang memiliki tanda kutip yang salah atau nama lembar yang keliru

Periksa kembali apakah nama lembar benar-benar sama dengan nama tab sumber.

Penyiapan yang umum: satu tab berisi satu IMPORTRANGE yang mencerminkan tabel sumber. Tab dan rumus lain kemudian merujuk salinan lokal tersebut, bukan impor secara langsung.

Dengan cara ini, izin dikelola di satu tempat, kinerja menjadi lebih baik, dan rumus Anda dapat merujuk rentang sederhana seperti Import!A:D, bukan URL yang panjang.

Periksa pemahaman Anda tentang IMPORTRANGE.

Sekarang Anda dapat mengambil data dari berbagai berkas:

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string) mengimpor data secara langsung
• Penggunaan pertama memerlukan satu kali klik Izinkan akses
• Hasilnya meluber, jadi sediakan ruang kosong
• Bungkus dengan QUERY untuk memfilter, menggunakan nama Col1, Col2
• Impor hanya data yang Anda perlukan dan buat satu salinan lokal untuk meningkatkan kecepatan

Dengan demikian, perangkat QUERY dan ARRAYFORMULA di Google Spreadsheet telah selesai dipelajari.