IMPORTRANGEでデータを取り込む

必要なデータが、別のGoogle Sheetsファイルに保存されていることがあります。たとえば、他の人が管理しているマスターリストや、先月のレポートなどです。IMPORTRANGEを使うと、そのデータを現在のシートにリアルタイムで取り込めます。

元のファイルが更新されると、シートも更新されます。これはGoogle Sheetsで複数ファイルにまたがるダッシュボードを作るための基盤であり、QUERYと同様にSheets専用の機能です。

IMPORTRANGEには2つの情報が必要です。

• spreadsheet_url元のファイルのリンクまたはキーを、引用符で囲んで指定します
• range_string取り込むシートと範囲を、'Sheet1'!A1:D10のように引用符で囲んで指定します

どちらの引数もテキスト文字列なので、両方とも二重引用符で囲みます。

完全なURLの代わりに、キーだけを使うこともできます。キーはリンクの中央にある長いIDです。どちらを使っても動作は同じです。

キーは、SheetsのURLで/d/と次のスラッシュの間にある部分です。キーを使うと、数式を短く整理できます。

新しいファイルを初めて参照すると、IMPORTRANGEは#REF!エラーとともに、シートを接続する必要がありますというメッセージを表示します。

セルにカーソルを合わせて、アクセスを許可をクリックしてください。この一度だけの許可によって、2つのファイルがリンクされます。許可すると、データが取り込まれます。これはバグではなく、セキュリティ機能です。

IMPORTRANGEは配列を返すため、入力したセルを起点に複数のセルへスピルします。広がるための空きがある場所に配置してください。

下または右のセルにデータが入っていると、スピルエラーまたは#REF!エラーが発生します。シートの新しいタブの隅のように、十分な空きを確保してください。

テーブル全体を取り込む必要はありません。範囲文字列を狭めて、必要なデータだけを取り込めます。たとえば、1列だけを指定できます。

この例では、元のファイルのA列にある名前だけを取り込みます。取り込むデータを小さくすると、シートの動作を速く保ち、必要な情報に集中できます。

IMPORTRANGEは範囲内のすべてのデータを取り込みますが、QUERYで囲むと、同時にフィルタリングできます。取り込んだ配列がQUERYのデータ引数になります。

QUERYの中では、取り込んだ列をアルファベットではなく、Col1、Col2のように参照する点に注意してください。

この点が、2つの関数を組み合わせるときの重要な注意点です。データは実際の範囲ではなく数式から得られるため、QUERYはシートの列記号を認識できません。

そのため、AはCol1に、BはCol2になります。取り込んだ最初の列を起点に数えます。この点を覚えておけば、2つの関数をスムーズに組み合わせられます。

取り込んだデータは自動的に更新されます。おおむね1時間ごと、またはファイルを開いたときや編集したときに更新されます。リアルタイムではありますが、毎秒更新されるわけではありません。

大きなIMPORTRANGEを多数使用すると、シートの動作が遅くなることがあります。必要な範囲だけを取り込み、複数の別々のインポートではなく、1つのインポートを複数の数式で使うことを検討してください。

次の点に注意してください。

• #REF!とともにシートを接続と表示される場合は、まだ「アクセスを許可」をクリックする必要があります
• スピルによる#REF!は、データの展開先が空いていないことを示します
• #ERROR!は、範囲文字列の引用符が正しくないか、シート名が間違っていることを示す場合が多くあります

シート名が元のファイルのタブ名と完全に一致しているか確認してください。

よくある構成は、1つのタブに単一のIMPORTRANGEを置き、元のテーブルをミラーリングする方法です。その後、他のタブや数式では、インポート元を直接参照するのではなく、このローカルのミラーを参照します。

これにより、権限の設定を1か所にまとめ、処理を高速化できます。また、数式で長いURLを使わず、Import!A:Dのような単純な範囲を参照できるようになります。

IMPORTRANGEの理解度を確認しましょう。

ファイル間でデータを取り込めるようになりました。

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string)はデータをリアルタイムで取り込みます
• 初回の使用時には、1度だけアクセスを許可をクリックする必要があります
• 結果はスピルするため、十分な空きを用意します
• QUERYで囲むと、Col1やCol2を使ってフィルタリングできます
• 必要なデータだけを取り込み、1度だけミラーリングすると処理を高速化できます

これで、Google SheetsのQUERYとARRAYFORMULAのツールキットは完了です。