Daten mit IMPORTRANGE abrufen

Manchmal befinden sich die benötigten Daten in einer anderen Google-Sheets-Datei: etwa in einer Masterliste, die jemand anderes pflegt, oder im Bericht des letzten Monats. IMPORTRANGE holt diese Daten live in Ihr aktuelles Tabellenblatt.

Wenn die Quelle aktualisiert wird, wird auch Ihr Tabellenblatt aktualisiert. Das ist die Grundlage für Dashboards über mehrere Dateien hinweg in Google Sheets. Wie QUERY ist auch diese Funktion nur in Sheets verfügbar.

IMPORTRANGE benötigt zwei Angaben:

• spreadsheet_url den Link oder Schlüssel der Quelldatei, in Anführungszeichen
• range_string das Tabellenblatt und den zu importierenden Bereich, zum Beispiel 'Sheet1'!A1:D10, ebenfalls in Anführungszeichen

Beide Argumente sind Textzeichenfolgen und werden daher in doppelte Anführungszeichen gesetzt.

Statt der vollständigen URL können Sie auch nur den Schlüssel verwenden, also die lange ID in der Mitte des Links. Beides funktioniert auf die gleiche Weise.

Der Schlüssel ist der Abschnitt zwischen /d/ und dem nächsten Schrägstrich in einer Sheets-URL. Mit dem Schlüssel bleiben Formeln kürzer und übersichtlicher.

Wenn Sie zum ersten Mal auf eine neue Datei verweisen, zeigt IMPORTRANGE den Fehler #REF! mit der Meldung Sie müssen diese Tabellen verknüpfen an.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zelle und klicken Sie auf Zugriff erlauben. Durch diese einmalige Freigabe werden die beiden Dateien verknüpft. Danach werden die Daten importiert. Das ist eine Sicherheitsfunktion und kein Fehler.

IMPORTRANGE gibt ein Array zurück, das sich ab der Zelle, in der Sie die Formel eingeben, über mehrere Zellen verteilt. Verwenden Sie dafür einen leeren Bereich mit genügend Platz zur Erweiterung.

Wenn Zellen darunter oder rechts davon belegt sind, erhalten Sie einen Überlauffehler oder den Fehler #REF!. Lassen Sie genügend Platz, etwa in einer freien Ecke eines Tabellenblatts.

Sie müssen nicht eine ganze Tabelle importieren. Grenzen Sie den Bereich in der Bereichszeichenfolge ein, um genau die benötigten Daten zu holen, zum Beispiel eine einzelne Spalte.

Damit werden nur die Namen aus Spalte A der Quelle importiert. Kleinere Importe halten Ihr Tabellenblatt schnell und übersichtlich.

IMPORTRANGE importiert alle Daten im angegebenen Bereich. Sie können die Funktion jedoch mit QUERY umschließen, um die Daten gleichzeitig zu filtern. Das importierte Array wird dabei zum Datenargument von QUERY.

Beachten Sie, dass Sie die importierten Spalten innerhalb von QUERY als Col1, Col2 usw. angeben, nicht mit Buchstaben.

Das ist der wichtigste Stolperstein bei der Kombination der beiden Funktionen. Da die Daten aus einer Formel und nicht aus einem echten Bereich stammen, kann QUERY die Spaltenbuchstaben des Tabellenblatts nicht erkennen.

Deshalb wird A zu Col1 und B zu Col2, ausgehend von der ersten importierten Spalte. Wenn Sie sich das merken, funktioniert die Kombination problemlos.

Importierte Daten werden automatisch aktualisiert, ungefähr einmal pro Stunde oder wenn die Datei geöffnet oder bearbeitet wird. Die Daten sind aktuell, werden aber nicht jede Sekunde synchronisiert.

Viele große IMPORTRANGE-Aufrufe können ein Tabellenblatt verlangsamen. Importieren Sie nur die benötigten Bereiche und erwägen Sie, einen Import für mehrere Formeln zu verwenden, statt viele separate Importe anzulegen.

Achten Sie auf Folgendes:

• #REF! mit dem Hinweis Tabellen verknüpfen bedeutet, dass Sie noch auf Zugriff erlauben klicken müssen
• #REF! aufgrund eines Überlaufs bedeutet, dass der Zielbereich nicht leer ist
• #ERROR! bedeutet häufig, dass die Bereichszeichenfolge falsche Anführungszeichen oder einen falschen Blattnamen enthält

Überprüfen Sie, ob der Blattname exakt mit dem Quelltab übereinstimmt.

Eine häufige Einrichtung sieht so aus: Ein Tabellenblatt enthält einen einzelnen IMPORTRANGE, der eine Quelltabelle spiegelt. Andere Tabellenblätter und Formeln verweisen dann auf diese lokale Kopie und nicht direkt auf den Import.

So bündeln Sie die Berechtigungen an einem Ort, verbessern die Geschwindigkeit und können in Ihren Formeln auf einfache Bereiche wie Import!A:D statt auf lange URLs verweisen.

Sie können jetzt Daten dateiübergreifend importieren:

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string) importiert aktuelle Daten
• Bei der ersten Verwendung müssen Sie einmalig auf Zugriff erlauben klicken
• Die Ergebnisse werden verteilt. Lassen Sie daher genügend leeren Platz
• Umschließen Sie die Funktion mit QUERY, um zu filtern, und verwenden Sie dabei die Namen Col1, Col2
• Importieren Sie nur die benötigten Daten und spiegeln Sie sie aus Geschwindigkeitsgründen einmal lokal

Damit ist das Google-Sheets-Werkzeugset aus QUERY und ARRAYFORMULA vollständig.