Extraer datos con IMPORTRANGE

A veces, los datos que necesita se encuentran en un archivo de Google Sheets diferente: una lista maestra que mantiene otra persona o el informe del mes pasado. IMPORTRANGE incorpora esos datos a su hoja actual y los mantiene actualizados.

Cuando se actualiza el origen, su hoja también se actualiza. Es la base de los paneles que usan varios archivos en Google Sheets y, al igual que QUERY, solo está disponible en Sheets.

IMPORTRANGE necesita dos elementos:

• spreadsheet_url el enlace o la clave del archivo de origen, entre comillas
• range_string la hoja y el rango que se deben importar, como 'Sheet1'!A1:D10, también entre comillas

Ambos argumentos son cadenas de texto, por lo que deben ir entre comillas dobles.

En lugar de la URL completa, puede usar solo la clave, el identificador largo que aparece en el centro del enlace. Ambas opciones funcionan exactamente igual.

La clave es la parte que se encuentra entre /d/ y la siguiente barra en una URL de Sheets. Usar la clave hace que las fórmulas sean más cortas y ordenadas.

La primera vez que haga referencia a un archivo nuevo, IMPORTRANGE muestra un error #REF! con el mensaje Debe conectar estas hojas.

Pase el cursor sobre la celda y haga clic en Permitir acceso. Esta autorización única vincula los dos archivos. Después de aprobarla, los datos se incorporan. Es una función de seguridad, no un error.

IMPORTRANGE devuelve una matriz, por lo que se expande por varias celdas a partir del lugar donde la coloque. Sitúela en un área vacía con espacio suficiente para expandirse.

Si las celdas de debajo o de la derecha están ocupadas, obtendrá un error de expansión o #REF!. Déjele espacio, como una esquina libre de una pestaña.

No tiene que importar una tabla completa. Reduzca el rango para incorporar exactamente lo que necesita, como una sola columna.

Esto importa únicamente los nombres de la columna A del origen. Las importaciones más pequeñas mantienen su hoja rápida y enfocada.

IMPORTRANGE importa todo lo que se encuentra en el rango, pero puede incluirlo en QUERY para filtrar los datos al mismo tiempo. La matriz importada se convierte en el argumento de datos de QUERY.

Tenga en cuenta que dentro de QUERY debe hacer referencia a las columnas importadas como Col1, Col2, etc., no mediante letras.

Este es el detalle clave que debe tener en cuenta al combinar ambas funciones. Como los datos proceden de una fórmula y no de un rango real, QUERY no puede ver las letras de las hojas.

Por eso, A se convierte en Col1 y B en Col2, contando desde la primera columna importada. Recuérdelo y la combinación funcionará sin problemas.

Los datos importados se actualizan automáticamente, aproximadamente cada hora o cuando se abre o edita el archivo. Están actualizados, pero no al instante.

Muchas llamadas grandes a IMPORTRANGE pueden ralentizar una hoja. Importe solo los rangos que necesita y considere usar una única importación como fuente para varias fórmulas en lugar de realizar muchas importaciones independientes.

Preste atención a estos errores:

• #REF! con el mensaje conectar hojas significa que todavía debe hacer clic en Permitir acceso
• #REF! debido a una expansión significa que el área de destino no está vacía
• #ERROR! suele indicar que el rango tiene comillas incorrectas o un nombre de hoja equivocado

Compruebe que el nombre de la hoja coincida exactamente con el de la pestaña de origen.

Una configuración habitual consiste en tener una pestaña con una única función IMPORTRANGE que refleja una tabla de origen. Las demás pestañas y fórmulas hacen referencia a esa copia local, no directamente a la importación.

Así, los permisos quedan centralizados, el rendimiento mejora y las fórmulas pueden hacer referencia a rangos sencillos como Import!A:D en lugar de URL largas.

Compruebe cuánto ha entendido sobre IMPORTRANGE.

Ahora puede importar datos entre archivos:

• IMPORTRANGE(url_or_key, range_string) importa datos actualizados
• La primera vez debe hacer clic una vez en Permitir acceso
• Los resultados se expanden, así que debe dejarles espacio vacío
• Incluya la fórmula en QUERY para filtrar, usando los nombres Col1, Col2
• Importe solo lo que necesita y cree una copia local una sola vez para mejorar el rendimiento

Con esto completa el conjunto de herramientas de Google Sheets para QUERY y ARRAYFORMULA.