Membuat Daftar Turun Bawah

Menu tarik-turun memberi sel sebuah panah kecil yang menampilkan menu berisi pilihan yang diizinkan. Pengguna tinggal memilih, bukan mengetik.

Inilah bentuk validasi data yang paling mudah digunakan:

• Tidak ada salah ketik — pilihan telah disetujui sebelumnya.
• Ejaan konsisten di seluruh kolom.
• Entri data lebih cepat untuk nilai yang berulang, seperti status atau wilayah.

Pada dasarnya, menu tarik-turun hanyalah aturan validasi berjenis Daftar.

Menu tarik-turun paling sederhana menggunakan nilai yang diketik langsung ke dalam aturan. Dalam dialog Validasi Data Excel, pilih Izinkan: Daftar dan ketikkan hal berikut pada kotak Sumber:

Yes,No,Maybe

Pisahkan setiap item dengan koma. Di Google Sheets, pilih Menu tarik-turun dan masukkan setiap pilihan.

• Sangat cocok untuk daftar kecil yang jarang berubah.
• Kekurangannya: untuk mengedit daftar, Anda harus membuka kembali aturan.

Untuk daftar yang lebih panjang atau sering berubah, arahkan Sumber ke suatu rentang sel. Ketikkan pilihan Anda ke bawah dalam sebuah kolom, misalnya F2:F6, lalu atur Sumber validasi menjadi:

=$F$2:$F$6

Sekarang, mengedit sel dalam kolom F akan langsung memperbarui menu tarik-turun.

• Gunakan referensi absolut agar sumber tetap tetap.
• Simpan sel pilihan pada tab pencarian yang rapi jika Anda menginginkannya.

Di sinilah rentang bernama dan validasi berpadu dengan baik. Beri nama rentang pilihan Anda RegionList, lalu cukup atur Sumber validasi menjadi:

=RegionList

Menu tarik-turun kini mudah dipahami dan dipelihara. Siapa pun yang meninjau aturan akan melihat nama yang bermakna, bukan alamat yang sulit dipahami.

• Dapat digunakan dengan cara yang sama di Excel dan Google Sheets.
• Nama dan menu tarik-turun akan tetap tersinkron.

Bayangkan sebuah pelacak tugas. Pada tab bantuan, cantumkan status di A1:A4: Terbuka, Sedang Berlangsung, Diblokir, Selesai. Beri nama rentang tersebut StatusList.

Pilih kolom Status Anda, buka Validasi Data, pilih Daftar, lalu atur Sumber menjadi =StatusList.

Sekarang setiap sel status menawarkan empat pilihan yang sama dan rapi. Laporan dan formula COUNTIF yang menghitung setiap status tidak akan pernah melewatkan entri yang salah eja.

Jika Anda menambahkan pilihan baru ke daftar sumber, rentang tetap seperti =$F$2:$F$6 tidak akan menyertakannya. Dua cara berikut dapat membuat menu tarik-turun terus bertambah:

• Ubah sumber menjadi Tabel Excel dan beri nama kolomnya — tabel akan meluas secara otomatis.
• Atau tentukan rentang bernama dinamis menggunakan fungsi luapan seperti =A2# pada Excel versi terbaru.

Di Google Sheets, menunjuk sumber ke seluruh kolom seperti F2:F akan mencakup penambahan di masa mendatang.

Menu tarik-turun bergantung menampilkan pilihan yang berbeda berdasarkan sel lain. Pilih negara di satu sel, dan menu tarik-turun kota hanya akan menampilkan kota di negara tersebut.

Trik klasik Excel adalah memberi nama setiap subdaftar sesuai kategorinya, lalu menggunakan INDIRECT sebagai sumber:

=INDIRECT(A2)

Jika A2 berisi France dan rentang bernama France berisi daftar kotanya, menu tarik-turun akan menyesuaikan diri. Fitur ini canggih, tetapi sangat bermanfaat.

Secara bawaan, aturan Daftar tetap memungkinkan pengguna mengetikkan nilai secara manual. Anda dapat mengaturnya:

• Di Excel, Peringatan Kesalahan yang diatur ke Berhenti akan menolak apa pun yang tidak terdapat dalam daftar.
• Jika Anda mengizinkan Peringatan, pengguna dapat mengabaikan menu tarik-turun.
• Di Google Sheets, pilih Tolak masukan untuk memberlakukan daftar secara ketat.

Untuk laporan yang rapi, pilih opsi ketat agar hanya nilai yang tercantum yang dapat dimasukkan.

Panah kecil hanya muncul saat sel dipilih, dan hanya jika Menu tarik-turun dalam sel dicentang (Excel) atau gaya menu tarik-turun diaktifkan (Sheets).

• Jika tidak melihat panah, buka kembali aturan dan aktifkan opsi menu tarik-turun dalam sel.
• Sheets memungkinkan Anda memilih antara lencana panah dan validasi biasa.

Pengaturan ini hanya mengatur tampilan; aturan nilai yang diizinkan tetap sama dalam kedua pilihan.

Karena menu tarik-turun digerakkan oleh =RegionList, pemeliharaannya mudah:

• Tambahkan atau hapus wilayah pada sel rentang bernama.
• Jika ukuran rentang berubah, perbarui rentang bernama di Pengelola Nama (atau gunakan tabel agar tidak perlu melakukannya).
• Sel yang sudah ada akan tetap mempertahankan nilainya meskipun Anda kemudian mengedit daftar.

Satu sumber bernama menyediakan data bagi setiap menu tarik-turun yang merujuknya — ubah sekali, perbarui di mana-mana.

Menu tarik-turun menjadi lebih bermanfaat jika dipasangkan dengan formula pencarian. Pilih wilayah dari menu tarik-turun di A2, lalu cari data penjualannya:

=XLOOKUP(A2,RegionList,SalesList)

Karena menu tarik-turun menjamin bahwa A2 selalu berisi wilayah yang valid, pencarian tidak akan gagal karena salah ketik.

• Menu tarik-turun mengendalikan masukan.
• Pencarian merespons pilihan tersebut.

Gabungan inilah inti laporan interaktif berbasis formula.

Anda telah membuat rentang bernama RegionList untuk pilihan Anda. Apa yang harus menjadi Sumber Daftar validasi data agar menu tarik-turun dibuat dari rentang tersebut?

Anda telah mempelajari cara membuat menu tarik-turun yang menjaga kebersihan data:

• Gunakan aturan validasi Daftar dengan pilihan yang diketik, rentang sel, atau rentang bernama.
• Gunakan =RegionList sebagai sumber menu tarik-turun agar mudah dibaca dan dipelihara.
• Buat daftar bertambah dengan tabel atau sumber berupa seluruh kolom.
• Gunakan peringatan kesalahan Berhenti untuk memberlakukan hanya nilai yang tercantum.

Anda telah menyelesaikan materi Rentang Bernama dan Validasi Data — formula yang lebih jelas serta masukan yang terkendali dan andal.