Syötteen rajoittaminen tietojen kelpoisuuden tarkistuksella

Yleinen sääntö rajoittaa solun lukuihin. Excelin valintaikkunassa valitkaa Kokonaisluku tai Desimaaliluku ja määrittäkää ehdoksi esimerkiksi välillä 1–100.

Jos joku kirjoittaa nyt abc tai 150, merkintä hylätään.

• Käyttäkää Kokonaisluku-asetusta lukumäärille ja määrille.
• Käyttäkää Desimaaliluku-asetusta hinnoille tai prosenteille.
• Vertailuoperaattoreita ovat esimerkiksi välillä, suurempi kuin ja yhtä suuri kuin.

Voitte myös rajoittaa solun tietylle aikavälille osuviin kelvollisiin päivämääriin. Valitkaa Päivämäärä-sääntö ja määrittäkää esimerkiksi, että päivämäärän on oltava tämän päivän ja vuoden lopun välillä.

Tämä sopii erinomaisesti varauslomakkeisiin tai määräaikoihin, joissa menneisyyteen sijoittuvilla päivämäärillä ei ole järkeä.

• Hylätkää päivämäärät ennen arvoa =TODAY(), jotta päivämäärien merkitseminen jälkikäteen estetään.
• Yhdistäkää aloitus- ja päättymispäivä projektin aikavälin valvomiseksi.

Taulukko tarkistaa jokaisen merkinnän automaattisesti sääntöä vasten.

Kelpoisuuden tarkistaminen voi koskea myös tekstiä. Excelissä on Tekstin pituus -sääntö, joka sopii esimerkiksi kaksikirjaimiselle maatunnukselle tai tietyn pituiselle tunnisteelle.

• Vaatikaa aluekoodeilta pituudeksi yhtä suuri kuin 2.
• Vaatikaa lyhyiltä muistiinpanoilta pituudeksi pienempi tai yhtä suuri kuin 50.

Rajan ylittävät arvot hylätään, jolloin sarakkeet pysyvät yhdenmukaisina ja myöhempien kaavojen toiminta ennakoitavana.

Jos sisäänrakennetut säännöt eivät riitä, käyttäkää Mukautettu-sääntöä (Excelissä) tai Mukautettu kaava on -sääntöä (Sheetsissä). Kirjoittamanne kaavan on palautettava arvoksi TRUE, jotta merkintä hyväksytään.

Jos haluatte pakottaa solun A2 tekstin suuraakkosiksi, käyttäkää seuraavaa kaavaa:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Jos kirjoitettu arvo ei ole kokonaan suuraakkosilla, kaava palauttaa arvon FALSE ja merkintä estetään.

Suosittu mukautettu sääntö estää kaksoiskappaleet sarakkeessa. Valitkaa alue A2:A100 ja käyttäkää mukautettua kaavaa:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Tämä tarkoittaa, että juuri kirjoitettu arvo saa esiintyä alueella vain kerran. Jos arvo on jo olemassa, lukumäärä on 2 ja sääntö epäonnistuu.

• Sopii erinomaisesti yksilöllisille tunnisteille, sähköpostiosoitteille tai laskunumeroille.
• Huomioikaa absoluuttinen alue ja suhteellinen A2.

Excelissä voitte näyttää Syöttöviestin — pienen työkaluvihjeen, joka näkyy, kun solu valitaan ennen kirjoittamista.

Käyttäkää sitä säännön selittämiseen selkeästi, esimerkiksi muodossa Kirjoittakaa kokonaisluku väliltä 1–100.

• Ohjaa käyttäjiä ennakoivasti.
• Vähentää hylättyjä merkintöjä ja turhautumista.

Google Sheets näyttää vastaavan ohjeen säännön ohjetekstin avulla.

Kun tiedot rikkovat sääntöä, Excelin Virhehälytys-välilehdellä määritetään, kuinka tiukka tarkistus on:

• Pysäytä — hylkää merkinnän kokonaan.
• Varoitus — ilmoittaa ongelmasta, mutta antaa käyttäjän jatkaa.
• Tiedot — ilmoittaa asiasta käyttäjälle.

Google Sheets tarjoaa vastaavan valinnan: Hylkää syöte tai Näytä varoitus. Valitkaa Pysäytä, kun virheellisiä tietoja ei voida hyväksyä, ja Varoitus, kun käyttäjä voi käyttää harkintaa.

Sääntöjä voi tarkastella tai poistaa milloin tahansa.

• Valitkaa Excelissä solut ja avatkaa Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen uudelleen. Poistakaa sääntö napsauttamalla Tyhjennä kaikki.
• Excelin Ympyröi virheelliset tiedot -työkalu korostaa olemassa olevat arvot, jotka rikkovat juuri lisättyä sääntöä.
• Avatkaa Sheetsissä Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen ja poistakaa sääntö paneelista.

Muistakaa, että tarkistus koskee vain uusia merkintöjä, ellette tarkista vanhoja tietoja erikseen.

Yksi sääntötyyppi ansaitsee vielä maininnan, koska se johdattaa seuraavaan oppituntiin: Luettelo-sääntö.

Sen sijaan että Luettelo-sääntö hyväksyisi minkä tahansa luvun tai päivämäärän, se rajoittaa solun tiettyihin vaihtoehtoihin, kuten Open, Closed tai Pending.

• Se muodostaa avattavan valikon perustan.
• Voitte kirjoittaa vaihtoehdot itse tai viitata solualueeseen.

Muodostatte tästä seuraavassa oppitunnissa viimeistellyn avattavan luettelon.

Opitte hallitsemaan syötettä tietojen kelpoisuuden tarkistamisen avulla:

• Avatkaa toiminto Tiedot-välilehdeltä (Excel) tai valitsemalla Tiedot > Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (Sheets).
• Rajoittakaa syöte kokonaislukuihin, desimaalilukuihin, päivämääriin tai tiettyyn tekstipituuteen.
• Kirjoittakaa edistyneitä sääntöjä varten mukautettuja kaavoja, kuten =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1.
• Lisätkää syöttöviestejä ja valitkaa virhetilanteissa Pysäytä tai Varoitus.

Seuraavaksi rakennatte käyttäjäystävällisiä avattavia luetteloita, joiden lähteenä on nimetty alue.