Invoer beperken met gegevensvalidatie

Een veelgebruikte regel beperkt een cel tot getallen. Kies in het dialoogvenster van Excel Geheel getal of Decimaal en stel vervolgens voorwaarden in, zoals tussen 1 en 100.

Als iemand nu abc of 150 invoert, wordt de invoer geweigerd.

• Gebruik Geheel getal voor aantallen en hoeveelheden.
• Gebruik Decimaal voor prijzen of percentages.
• Operatoren zijn onder andere tussen, groter dan en gelijk aan.

Je kunt een cel ook beperken tot geldige datums binnen een bepaalde periode. Kies de regel Datum en stel bijvoorbeeld in dat datums tussen vandaag en het einde van het jaar moeten liggen.

Dit is ideaal voor reserveringsbladen of deadlines waarbij datums in het verleden niet logisch zijn.

• Wijs datums vóór =TODAY() af om invoer met terugwerkende datum te blokkeren.
• Combineer een begin- en einddatum om een projectperiode af te dwingen.

Het werkblad controleert elke invoer automatisch aan de hand van de regel.

Gegevensvalidatie kan ook tekst bewaken. Excel biedt de regel Tekstlengte, die handig is voor velden zoals een landcode van twee letters of een identificatiecode met een vaste lengte.

• Vereis voor regiocodes een lengte die gelijk is aan 2.
• Vereis voor korte notities een lengte die kleiner dan of gelijk is aan 50.

Alles buiten de limiet wordt geweigerd. Zo blijven je kolommen uniform en blijven je vervolgformules voorspelbaar.

Gebruik voor alles wat de ingebouwde regels niet kunnen uitdrukken een regel Aangepast (Excel) of Aangepaste formule is (Sheets). Je schrijft een formule die de waarde TRUE moet opleveren voordat de invoer wordt toegestaan.

Als je bijvoorbeeld hoofdletters wilt afdwingen in cel A2:

=EXACT(A2,UPPER(A2))

Als de ingevoerde waarde niet volledig uit hoofdletters bestaat, geeft de formule FALSE terug en wordt de invoer geblokkeerd.

Een veelgebruikte aangepaste regel voorkomt dubbele invoer in een kolom. Selecteer A2:A100 en gebruik een aangepaste formule:

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

Dit betekent dat de zojuist ingevoerde waarde maar één keer in het bereik mag voorkomen. Als de waarde al bestaat, is de telling 2 en faalt de regel.

• Ideaal voor unieke identificatiecodes, e-mailadressen of factuurnummers.
• Let op het absolute bereik en de relatieve verwijzing A2.

Met Excel kun je een Invoerbericht tonen — een kleine tip die verschijnt wanneer de cel wordt geselecteerd, voordat iemand iets invoert.

Gebruik dit om de regel in gewone taal uit te leggen, bijvoorbeeld Voer een geheel getal van 1 tot en met 100 in.

• Helpt gebruikers vooraf.
• Vermindert geweigerde invoer en frustratie.

Google Sheets toont vergelijkbare aanwijzingen via de helptekst voor gegevensvalidatie bij de regel.

Wanneer gegevens een regel overtreden, bepaalt het tabblad Foutmelding van Excel hoe strikt de regel is:

• Stoppen — wijst de invoer volledig af.
• Waarschuwing — markeert de invoer, maar laat de gebruiker doorgaan.
• Informatie — brengt de gebruiker alleen op de hoogte.

Google Sheets biedt een vergelijkbare keuze: De invoer weigeren of Een waarschuwing tonen. Kies Stoppen wanneer onjuiste gegevens niet zijn toegestaan en Waarschuwing wanneer de gebruiker zelf mag beslissen.

Je kunt regels altijd bekijken of wissen.

• Selecteer in Excel de cellen en open Gegevensvalidatie opnieuw; klik op Alles wissen om de regel te verwijderen.
• De functie Ongeldige gegevens omcirkelen van Excel markeert bestaande waarden die een nieuw toegevoegde regel overtreden.
• Open in Sheets Gegevensvalidatie en verwijder de regel uit het paneel.

Houd er rekening mee dat gegevensvalidatie alleen nieuwe invoer controleert, tenzij je oude invoer controleert.

Er is nog één type regel dat het vermelden waard is, omdat het naar de volgende les leidt: de regel Lijst.

In plaats van elk getal of elke datum te accepteren, beperkt een lijstregel een cel tot een aantal specifieke keuzes, zoals Open, Closed of Pending.

• Dit vormt de basis van een vervolgkeuzemenu.
• Je kunt de keuzes invoeren of naar een celbereik verwijzen.

In de volgende les maak je hiervan een verzorgde vervolgkeuzelijst.

Je hebt geleerd hoe je invoer beheerst met gegevensvalidatie:

• Open de functie via het tabblad Gegevens (Excel) of Gegevens > Gegevensvalidatie (Sheets).
• Beperk invoer tot gehele getallen, decimalen, datums of een bepaalde tekstlengte.
• Schrijf aangepaste formules zoals =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1 voor geavanceerde regels.
• Voeg invoerberichten toe en kies Stoppen of Waarschuwing voor fouten.

Vervolgens bouw je gebruiksvriendelijke vervolgkeuzelijsten op basis van een benoemd bereik.